| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ABC > Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Faktura VAT stanowi podstawowy dokument księgowy, który uprawnia do odliczenia VAT. Zdarza się, że jej oryginał nie dotrze do podatnika albo po otrzymaniu zaginie. Wówczas firma z reguły występuje do swojego kontrahenta o wystawienie duplikatu faktury. Jakie konsekwencje w VAT wywołuje otrzymanie duplikatu faktury i faktury korygującej?

Duplikat faktury jest dokumentem, który na równi z fakturą VAT uprawnia podatnika do odliczenia kwoty VAT naliczonego w nim zawartego. Zasady wystawiania duplikatu faktury VAT określone są w § 20 rozporządzenia w spawie m.in. wystawiania faktur.

Jeżeli oryginał faktury:

• ulegnie zniszczeniu lub

• zaginie

- sprzedawca na wniosek nabywcy ma obowiązek ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Przepis nie określa, jaka ma być forma tego wniosku. Dlatego można przyjąć, że w sytuacji gdy nabywca zwraca się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury, dopuszczalna jest każda forma wniosku o jego wystawienie, a więc np. wysłanie listem oficjalnego pisma, przesłanie wniosku faksem czy wnioskowanie o dokument podczas rozmowy telefonicznej z kontrahentem.

Ponownie wystawiona faktura musi dodatkowo zawierać:

• wyraz „DUPLIKAT”,

• datę wystawienia.

Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym - podobnie jak w przypadku faktury pierwotnej - oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisy podatkowe nie określają techniki wystawiania duplikatu faktury. Trzeba jednak pamiętać, że za duplikat faktury nie może zostać uznana kserokopia kopii faktury pierwotnej znajdująca się w posiadaniu sprzedawcy. Duplikat jest nowym dokumentem wystawionym przez sprzedawcę, który poza danymi określonymi w utraconej fakturze zawiera dodatkowe, wymienione wcześniej elementy, tj. datę wystawienia duplikatu oraz oznaczenie „DUPLIKAT”.

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia duplikatu faktury

Sprzedawca (wystawca faktury) nie może odmówić wystawienia duplikatu faktury, jeśli nabywca wystąpił z takim wnioskiem. Obowiązek wystawienia faktury VAT, która potwierdza sprzedaż dokonaną przez podatnika VAT, wynika z art. 106 ust. 1 ustawy, przy czym na podstawie upoważnienia zawartego w art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy obowiązek ten dotyczy:

• faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”, o której mowa w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur,

• faktury korygującej, o której mowa w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur,

• duplikatu faktury (lub faktury korygującej), o którym mowa w § 20 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur.

Dlatego co do zasady w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury. Przepisy podatkowe nie przyznają sprzedawcy prawa ani nie nakładają obowiązku weryfikowania zasadności wniosku nabywcy o wystawienie duplikatu. Nie ograniczają również liczby wystawianych duplikatów. Oznacza to, że sprzedawca nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu faktury pierwotnej, nawet jeśli wcześniej był on już wystawiany kilkakrotnie.

WAŻNE!

Sprzedawca nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu faktury pierwotnej.

Sprzedawca może odmówić wystawienia duplikatu jedynie ze względu na upływ terminu przedawnienia VAT wynikającego z faktury pierwotnej. Przepisy ustawy o VAT nie określają okresu, w którym można wystawiać duplikat faktury. Trzeba mieć jednak na uwadze, że sprzedawca nie ma obowiązku przechowywania kopii faktury, na podstawie której może zostać wystawiony jej duplikat, przez okres dłuższy niż pięć lat. Zasadniczo duplikat faktury można więc wystawić do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z art. 70 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzi hurtownię artykułów instalacyjno-sanitarnych. W marcu 2009 r. jeden z klientów zwrócił się do podatnika z prośbą o wystawienie duplikatu faktury pierwotnej z 18 września 2003 r. Ze względu na to, że zobowiązanie podatkowe wynikające z pierwotnie wystawionej faktury VAT uległo przedawnieniu z upływem 2008 r., podatnik może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu.

Duplikat faktury bez wniosku nabywcy, czyli oryginał faktury i jej duplikat u nabywcy

Na podstawie § 20 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur prawo do wnioskowania o wystawienie duplikatu faktury, w przypadku braku faktury pierwotnej, zostało przyznane nabywcy. Może się jednak zdarzyć, że to nie nabywcy zależy na duplikacie faktury, lecz sprzedawcy.

PYTANIE CZYTELNIKA

Prowadzę hurtownię artykułów elektrycznych. Jeden z moich dostawców poprosił mnie o ponowne odebranie i podpisanie faktury VAT oznaczonej jako „duplikat”. Jej pierwotny oryginał został już ujęty w moich księgach rachunkowych. Dostawca uzasadnił prośbę zaginięciem kopii faktury. Czy wystawienie duplikatu faktury było zasadne, skoro o niego nie prosiłem? Jak ująć ten dokument w moich księgach? Czy jeżeli przyjmę ten dokument, to nie wpłynie on na utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury pierwotnej?

ODPOWIEDŹ EKSPERTA

Każdy podatnik VAT powinien mieć dokumenty, na podstawie których rozlicza VAT. Obowiązek ten dotyczy również faktur sprzedaży, na podstawie których podatnik rozliczył w deklaracji VAT należny. Dlatego jeżeli sprzedawca zagubi fakturę sprzedaży, może wystawić jej duplikat na takich samych warunkach jak nabywca, który zagubił fakturę zakupu. Jednak wystawionego duplikatu sprzedawca nie powinien wprowadzać do obrotu prawnego, lecz jedynie zatrzymać dla udokumentowania własnej sprzedaży. Z wprowadzeniem do obrotu tego duplikatu wiąże się bowiem pewne ryzyko podatkowe u nabywcy.

Duplikat bywa w takiej sytuacji dołączany przez nabywcę do dowodów księgowych. Wówczas, ze względu na art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy, w przypadku kontroli podatkowej nabywca może wejść w spór z organami podatkowymi w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury pierwotnej. Zarówno duplikat faktury, jak i jej oryginał uprawniają do odliczenia VAT i istnieje uzasadnione ryzyko, że nabywca na podstawie posiadanych dokumentów dwukrotnie odliczy VAT. Dlatego w celu zapobieżenia takim wypadkom, zgodnie z wymienionym przepisem, pozbawiono nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.

Sądy administracyjne wydają w tym zakresie odmienne wyroki. Zgodnie z wyrokiem WSA w Warszawie z 28 czerwca 2006 r., sygn. akt III SA/Wa 1107/06, podatnik, który ma dwie faktury dokumentujące tę samą transakcję, nie może odliczyć VAT z żadnej z nich. Natomiast NSA w wyroku z 11 marca 2005 r., sygn. akt FSK 1292/04, uznał, że zakaz odliczenia dotyczy tylko faktury powielającej fakturę pierwotną. Właściwą fakturę podatnik może uwzględnić w rozliczeniu. Sąd uznał, że całkowity brak prawa do odliczenia podatku w omawianym przypadku stanowiłby naruszenie zasady neutralności VAT.

Dlatego aby w opisanej sytuacji zapewnić sprzedawcy możliwość uzyskania dokumentu potwierdzającego dokonaną sprzedaż, przy jednoczesnym wyeliminowaniu u nabywcy ryzyka wynikającego z art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy, można zastosować dwa rozwiązania:

1. Sprzedawca, któremu zaginęła kopia pierwotnej faktury, może wystawić jej duplikat, który będzie służył udokumentowaniu dokonanej sprzedaży. Nie powinien jednak wprowadzać duplikatu do obrotu prawnego, lecz jedynie zatrzymać go dla potwierdzenia sprzedaży. Wynika to z faktu, że jeśli nabywca posiada oryginał faktury pierwotnej, którą zaksięgował i z której odliczył VAT, to otrzymanie duplikatu faktury powoduje, że:

• nie ujmie go ani w księgach rachunkowych, ani w ewidencji VAT,

• nie potwierdzi jego odbioru (potwierdzenie to znajduje się na fakturze pierwotnej),

• nie dołączy tego duplikatu do dowodów księgowych związanych z ewidencją VAT ze względu na ryzyko uznania przez organ podatkowy, że posiada dwie faktury dokumentujące tę samą sprzedaż (uprawniające do dwukrotnego odliczenia VAT), w wyniku czego jest narażony na utratę prawa do doliczenia VAT z oryginału faktury pierwotnej.

W takim przypadku wystawiony przez sprzedawcę duplikat faktury może służyć jedynie udokumentowaniu własnej sprzedaży.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Patentowa "LECH"

.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »