Zbiory dokumentów księgowych należy przechowywać przez okres określony w art. 74 ustawy o rachunkowości.

Tabela. Okres przechowywania dokumentów

Okres przechowywania zbiorów dokumentów rozpoczyna się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Jeżeli więc dokumenty pochodzące np. z 1993 r. nie dotyczą list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, ani nie są zatwierdzonymi sprawozdaniami finansowymi – można je zniszczyć. Należy to zrobić w taki sposób, aby dane w nich zawarte nie trafiły w niepowołane ręce. Może to bowiem stanowić zagrożenie np. dla tajemnicy handlowej firmy. Na rynku funkcjonują firmy profesjonalnie wykonujące usługi bezpiecznych zniszczeń dokumentów. Ponadto warto wykonać zniszczenie protokolarnie.

• art. 152 (a) ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 69, poz. 596

• art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 57, poz. 466

• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

Gyöngyvér Takáts

specjalista ds. rachunkowości