| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Obrót gospodarczy > Działalność gospodarcza > Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie

Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie

Może być przypadkowy, chaotyczny albo świadomie zorganizowany i uporządkowany. Ale jedno jest pewne – obieg dokumentów występuje w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, branżę czy strukturę. Warto zadbać, by dzięki niemu procesy w przedsiębiorstwie zachodziły sprawniej.

Żadna organizacja nie zdoła całkowicie uniknąć biurokracji, tym bardziej, że na dokumentację składa się wszystko – nie tylko faktury czy dokumenty księgowe, ale także zamówienia i zapytania klientów czy też oferty od dostawców. Sytuacja komplikuje się tym bardziej, że część dokumentów wpływa w postaci elektronicznej, a część w postaci papierowej.

W firmach zatrudniających więcej niż kilka osób dochodzi jeszcze masa dokumentacji wewnętrznej – pisemne polecenia, zarządzenia, regulaminy itd. Z jednej strony może się wydawać, że zapanowanie nad tym wszystkim graniczy z niemożliwością, z drugiej – porządek w dokumentacji to sprawa niezbędna dla codziennego, sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak więc wybrnąć z tej sytuacji?

Każdy dokument ma swoją ścieżkę

Z pomocą, jak to często bywa, przychodzi nam technologia. W nowoczesnych firmach (nie tylko tych dużych) doskonale sprawdzają się elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Dzięki nim każdy dokument oraz każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie pozostawia po sobie ślad w systemie.

Dokumentom elektronicznym automatycznie przypisuje się odpowiednie miejsca i numery, a papierowe są skanowane, po czym także trafiają na właściwe miejsce wśród wirtualnych „segregatorów”. Zorganizowanie wszystkich dokumentów w spójny system sprawia, że łatwo jest je odnajdować, porównywać i zarządzać firmą w oparciu o nie.

Jak skutecznie zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie

Ale elektroniczny system do zarządzania dokumentami to coś znacznie więcej niż wirtualna kartoteka. Nie mniej ważne jest wyznaczenie ścieżek obiegu dla poszczególnych dokumentów. Dzięki temu system wie, jakie kolejne kroki muszą zostać podjęte w związku z danym dokumentem i do kogo w kolejnych krokach wiadomość powinna dotrzeć.

Przykładowo, faktura nadesłana pocztą trafia do sekretariatu, po zeskanowaniu umieszczana jest w systemie i przypisywana do pracownika, który zamówił usługę w firmie zewnętrznej. Pracownik odbiera fakturę na swoim komputerze, zatwierdza koszt i wtedy dokument automatycznie trafia do księgowości.

Więcej danych do dyspozycji

Gdy elektroniczny obieg zostanie już wprowadzony, pozwala on przeanalizować, na ile sprawnie przebiegają poszczególne procesy, a więc także, gdzie pojawiają się tzw. „wąskie gardła”. Chodzi o zidentyfikowanie miejsc, w których dokumenty utykają na długi czas. Zazwyczaj oznacza to, że pracownicy danego działu otrzymują tak wiele zadań do wykonania, że nie są w stanie na bieżąco ich obsłużyć.

Polecamy produkt: 100 pytań o samochód w firmie + CD

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Paweł Huczko

ekspert podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »