| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Obrót gospodarczy > Działalność gospodarcza > Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Dokument, bez względu na to, czy jest on papierowy, czy elektroniczny, stanowi pierwszorzędny dowód każdej transakcji lub sprawy. Dlatego też prowadząc firmę, musimy pamiętać o tym, aby nasza dokumentacja była prowadzona i przechowywana fachowo. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której istotny dla nas dokument ginie, bądź zostaje uszkodzony. Jak więc przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie, tak aby nasza firma działała sprawnie?

Przechowywanie zgodnie z wymogami

Każda firma musi zadbać o to, aby jej dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami, oraz zapewnić odpowiednie warunki chroniące i zabezpieczające je przed zniszczeniem bądź zgubieniem. Prawidłowe prowadzenie archiwum jest kluczowym elementem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Sumienne obchodzenie się z dokumentacją pozwala uniknąć sytuacji, w której jakiś dokument zostaje utracony bądź uszkodzony. Wszelkie przepisy określające wymogi prowadzenia i przechowywania dokumentacji zawarte są w ustawie Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Organizacja archiwum

Aby w archiwum panował porządek, wszystkie dokumenty – zanim tam trafią – powinny podlegać odpowiedniej klasyfikacji, segregacji, kontroli oraz dekretacji. Powinny być umieszczone w kolejności chronologicznej w opisanych segregatorach bądź teczkach połączonych w lata podatkowe. Aby zachować potrzebne dowody, jak również zaoszczędzić miejsca dla nowych, warto zwrócić uwagę na to, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jeśli chodzi o dokumentację księgową, czyli księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wszelkie dowody księgowe – musi być ona przechowywana do czasu jej przedawnienia.

Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa termin przedawnienia następuje po upływie 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął okres na zapłatę podatku związanego z dokumentacją księgową. Jeśli chodzi o dowody dotyczące operacji związanych z ZUS-em, to okres ich przechowywania również wynosi 5 lat. Najdłużej, bo aż 50 lat, należy przechowywać dokumentację pracowniczą.

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?

reklama

Polecamy artykuły

Ekspert:

SaldeoSMART

SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.

Zdjęcia

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum
Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Koszty podatkowe – wyłączenia i ograniczenia (PDF)14.90 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Krawczyk

Szef Departamentu Korporacyjnego Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy. Jest adwokatem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym, zdobytym w renomowanych kancelariach prawnych w Polsce i za granicą. Jej doświadczenie w zakresie prawa pracy obejmuje doradztwo w zakresie m.in. czasu pracy, zwolnień grupowych, nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy (z zachowaniem okresu wypowiedzenia i w trybie dyscyplinarnym), zakazów konkurencji, nawiązywania stosunku pracy z menedżerami zarządzającymi, obowiązków pracodawcy i pracowników, rodzicielstwa, chorób pracowników oraz sporów przed sądami pracy. Doradza jako ekspert z zakresu prawa pracy w procesach restrukturyzacji spółek i reorganizacji grup kapitałowych. Do jej klientów należą renomowane firmy i grupy kapitałowe z sektorów produkcyjnego, handlu detalicznego, wydawniczego, IT i usługowego. Często wyjaśnia sposób stosowania poszczególnych regulacji z zakresu prawa pracy na łamach prasy i w mediach. Specjalizuje się również w procesach przeprowadzania inwestycji, tworzenia joint venture, w transakcjach fuzji i przejęć oraz reorganizacji spółek. Jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu w Poznaniu, Europeistyki na tym samym wydziale ze specjalizacją prawo Unii Europejskiej oraz Wydziału Prawa i Nauk o Państwie na Uniwersytecie w Bonn, gdzie uzyskała tytuł magistra prawa porównawczego. Odbyła staż w Komisji Europejskiej w Brukseli w Dyrektoriacie Generalnym Rynku Wewnętrznego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK