REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie / Fot. Fotolia
5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firma bez ważnych papierów i dokumentów? To praktycznie niemożliwe. Już od samego początku działalności każde przedsiębiorstwo zaczyna gromadzić faktury, umowy i inne ważne dokumenty. W toku jego rozwoju, kiedy dokumentów (i związanych z nimi decyzji) przybywa, brak ustanowienia sprawnego i efektywnego obiegu tychże powoduje wiele negatywnych konsekwencji. Wielu z nich zaradzić może elektroniczny obieg dokumentów. Jakie są najczęstsze problemy związane z niesprawnym obiegiem dokumentów w firmie?

Autopromocja

Problemy z terminowym wykonywaniem zadań

Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej bolesnymi dla przedsiębiorstwa konsekwencjami, takimi jak kary czy utrata kontraktów.

Dokumentacja pracownicza 2015 - ponad 280 wzorów z komentarzem (z suplementem elektronicznym) (książka)

Wydłużenie czasu pracy i zmniejszenie produktywności

Niesprawny obieg dokumentów to również straty pośrednie, związane z czasem pracy pracowników. Każdy z nich za otrzymywaną pensję wykonuje określoną ilość pracy. Jeśli sporo czasu zajmuje im wprowadzanie do komputera danych z papierowych wersji dokumentów, ich przesłanie bądź przypominanie osobie odpowiadającej za sprawdzenie dokumentu o tym, że powinna zająć się zadaniem, to nie mają wystarczająco dużo czasu na inne aktywności. A to generuje spadek produktywności i odczuwalne dla firmy finansowe straty. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala oszczędzić około 50% czasu związanego z wprowadzaniem dokumentów do systemu, a także poprawić produktywność pracowników dzięki automatycznej procedurze przesyłania plików i ich przypisaniu do określonych osób, które odpowiadają za ich procesowanie.

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Problemy z komunikacją

Kto akceptuje koszty działu marketingu, a kto odpowiada za szkolenia BHP? Do kogo wysłać rachunek za naprawę ekspresu do kawy, a kto jest odpowiedzialny za zaopiniowanie umowy z kurierem? W każdej firmie, która z fazy start-upowej przechodzi do fazy wzrostu, pojawia się moment, w którym szef przestaje być jedynym i niepodzielnym królem na włościach i – by zachować możliwość ekspansji i rozwoju – musi on przekazać kompetencje swoim podwładnym. Wiąże się to również z przekazaniem odpowiedzialności i koniecznością wyznaczenia osób, które będą nadzorować określone procesy w firmie. W tym czasie konieczne jest stworzenie procedur obiegu dokumentów, które pozwolą na sprawne zarządzanie firmą i zachodzącymi w niej procesami. To właśnie na tym etapie dochodzi najczęściej do pierwszych zaburzeń komunikacji w firmie. Pracownicy nie wiedzą, kto za co odpowiada i z jakimi sprawami mają zgłaszać się do poszczególnych osób, rodzi się chaos i związane z tym przestoje i straty finansowe. Sprawny obieg dokumentów to nie tylko ich przekazywanie (czy to drogą elektroniczną, czy fizyczną), ale przede wszystkim odpowiednio sformułowane procedury, które pozwalają jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za procesowanie danej faktury czy innego dokumentu. 

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online


Wyciek poufnych informacji

W momencie, w którym dokument w wersji papierowej przejść musi przez szereg biurek, by mógł zostać ostatecznie zaakceptowany, bardzo często dochodzi do wycieku poufnych informacji. Wynika to zarówno z niefrasobliwości pracowników, jak i tego, że trudno utrzymać kontrolę nad wszystkimi dokumentami w firmie. Nawet wysłana do druku umowa może dostać się w niepowołane ręce, jeśli w momencie jej drukowania inny pracownik będzie przez przypadek stał w pobliżu drukarki. Elektroniczny obieg dokumentów zapobiega wyciekowi poufnych informacji. Dokumenty kierowane są – zgodnie z procedurą – jedynie do wyznaczonych osób i dostępne dla nich z poziomu ich loginów lub skrzynki mailowej. Dzięki temu drukowany jest jedynie ostateczny dokument, co ułatwia zapanowanie nad ich ilością i dostępnością.

Jak być konkurencyjnym na rynku

Zmniejszenie kosztów druku

Z badania KPMG wynika, że przeciętna firma w Polsce wykorzystuje (w przeliczeniu na jednego pracownika) 1,3 ryzy papieru do drukowania miesięcznie. Z tego zmarnowanych jest około 8,2% wydruków (czyli około 50 kartek na pracownika miesięcznie). W skali całego kraju daje to 5,5 mld straconych kartek rocznie! Do tego doliczmy energię i toner. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala znacznie zredukować konieczność drukowania dokumentów i ograniczyć ilość marnowanych wydruków. Jeśli istnieje potrzeba archiwizacji dokumentu w wersji papierowej, drukuje się jedynie jego ostateczną wersję, która została już zaakceptowana pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. Takie działanie nie tylko obniża koszty prowadzenia działalności, ale jest również proekologiczne.

Autor: SaldeoSMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej?

    Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej, ustalanego na potrzeby skorzystania z ulgi rehabilitacyjnej?

    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    REKLAMA