REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w małej firmie - jak się odnaleźć?

RODO w małej firmie - jak się odnaleźć? /fot. Shutterstock
RODO w małej firmie - jak się odnaleźć? /fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO, czyli unijne rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych wchodzi w życie 25 maja. Nowe regulacje dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych od tej daty dotyczą wszystkich firm. Nie ma więc znaczenia, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy spółka z o.o. - każde z tych podmiotów obowiązuje ochrona danych osobowych. Bez znaczenia jest również liczba zatrudnianych pracowników.

Ochrona danych osobowych

Nie każdy jest świadomy tego, że ochrona danych osobowych na gruncie krajowym działała już od 1997 roku i również nakładała na firmy określone wytyczne dotyczące zabezpieczeń danych osobowych. RODO w porównaniu do tych przepisów jest mniej konkretne, bowiem mówi o tym, co trzeba chronić, ale nie wskazuje wprost, jak to robić. Zatem koncepcja ochrony danych osobowych ma być przede wszystkim dostosowana do zakresu przetwarzanych danych w firmie, uwzględniając ryzyko utraty i skutków, jakie będzie to niosło dla osób, których dane dotyczą.

Autopromocja

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Dane osobowe w małej firmie

Zawsze wdrażanie ochrony i dostosowywanie środków bezpieczeństwa zaczyna się od udzielenia odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:

  1. Jakie dane osobowe w firmie przetwarzam?
  2. W jakich codziennych sytuacjach, czynnościach ich używam?

Odpowiedź na te pytania jest niczym innym jak tzw. identyfikacją zbiorów danych i procesów ich przetwarzania. Najczęstszą odpowiedzią małych firm będzie wskazanie obszarów takich jak:

  • dane kontrahentów - w procesie zamówienia, fakturowania, prowadzenia ewidencji księgowych (czy to samodzielnej księgowości, czy też poprzez powierzanie danych fachowcom - biurom rachunkowym), czat, mail
  • dane kontaktowe - wizytówki, kalendarze, zeszyty planowania spotkań, systemy CRM, formularz kontaktowy na stronie internetowej, czat, mail
  • dane pracowników - w procesie zatrudnienia, rozliczania podczas przebiegu pracy z tytułu podatków i ZUS, ale także czasem i przy szkoleniach, udzielaniu benefitów jak prywatna opieka medyczna.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W przypadku firm na co dzień działających w internecie dochodzą czynności zapisów i wysyłki newsletterów czy wpinanie na własnej stronie internetowej narzędzi typu Pixel Facebooka, które powodują tzw. profilowanie dla celów wyświetlania odpowiednio dobranych komunikatów marketingowych w postaci reklam na Facebooku, na podstawie zaczytanych z poruszania się po stronach internetowych zachowań.

Dostosowanie zabezpieczeń i środków ochrony danych w małej firmie

Jeśli już wiemy, jakie dane przetwarzamy w firmie oraz w jakich codziennych czynnościach, kolejną rzeczą jest określenie zabezpieczeń i środków ochrony danych. Brzmi groźnie, natomiast jest to nic innego, jak podjęcie pewnych działań w celu zabezpieczenia przetwarzanych w firmie danych przed ich utratą, wykradnięciem czy przetwarzaniem niezgodnym z prawem.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Przykładowe formy zabezpieczeń danych w małej firmie to:

  • sporządzenie spisu: jakie dane przetwarzamy, w których czynnościach, czy komuś je udostępniamy/powierzamy, a następnie uszeregowanie ich według kolejności - które dane są najbardziej cenne z punktu widzenia firmy oraz wyciek których danych osobowych mógłby spowodować największe niechciane skutki (ingerencja w godność i prawa osoby fizycznej) - w ten sposób przeprowadzisz uproszczoną analizę ryzyka
  • korzystanie z usług firm, które dbają o bezpieczeństwo i dają narzędzia wspomagające przedsiębiorcę w wypełnianiu obowiązków RODO
  • podpisywanie umów powierzenia z podmiotami, którym przekazujemy dane dla celów korzystania z ich usług
  • zwiększanie świadomości i pilnowanie wydawania upoważnień do przetwarzania danych - przy zatrudnianiu pracowników zanim powierzysz pracę z danymi, przeszkol ich, tłumacząc, że są to chronione informacje, których ujawnienie osobom nieuprawnionym (wyciek) może powodować nałożenie bardzo wysokich kar prowadzących do zamknięcia firmy, a co za tym idzie utraty przez nich miejsca pracy
  • określenie procedur - czyli wyznaczanie schematów działań, jakie pozwolą zabezpieczyć przetwarzane dane osobowe, np. zakaz wynoszenia dokumentów z firmy, obowiązek zahasłowania komputerów i dostępów do programów komputerowych, zakaz wyrzucania do zwykłych śmieci czy pozostawiania na drukarce dokumentów, na których widnieją dane osobowe, przechowywanie ważnych danych w zamykanych na klucz szafach (polityka kluczy, gdzie je umieszczamy po zakończonej pracy czy przy wyjściu z pokoju), procedury archiwizacji - tworzenia kopii zapasowych w przypadku danych przetwarzanych w komputerze.

Te wszystkie czynności przyczyniają się do zabezpieczenia danych. Ważne, by co jakiś czas zadawać sobie pytanie sprawdzające, czy wszystko to w praktyce działa, a jeśli tak, to czy coś jeszcze można zrobić, by lepiej chronić dane?

Zobacz także: RODO 2018


Wpływ RODO na małe firmy

Wejście w życie na gruncie krajowym nowych przepisów małym firmom może przysporzyć kłopotów, gdyż firmy te na co dzień dotąd raczej nie zastanawiały się nad ochroną danych osobowych. Zwiększenie możliwości nakładania kar w tym zakresie i dochodzenia odszkodowań motywuje je, by zacząć działać. Nie jest to proste, gdyż generuje to koszty. Mała firma, która ma zabezpieczyć komputery, prowadzić politykę tworzenia, odtwarzania i przechowywania kopii zapasowych w odrębnej lokalizacji niż ta, w której na co dzień dane są przechowywane, to konieczność zakupu dysku/małego serwera, zatrudnienia fachowca i utrzymywania całego procesu. RODO bowiem zmienia dotychczasowe podejście do ochrony danych, mówiąc, że nie wystarczy raz coś zrobić - trzeba to nieustannie monitorować, z uwagi na to, że firma żyje, a procesy nieustannie się zmieniają, dostosowując do rynku.

Z pomocą małym firmom mogą przyjść pojawiające się na rynku rozwiązania online, które powodują, że przy świadczeniu usług dużą część obowiązków małej firmy, jak m.in. tworzenie i ochrona kopii zapasowych, darmowe i automatyczne aktualizacje dostosowujące systemy do nowych przepisów, dostawca oprogramowania w formie SaaS przejmuje na siebie. Ważne przy tym, by wybierać sprawdzonych dostawców, których programy są zgodne z RODO i którzy podpisują umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Autor: Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl i MojeBiuro24.pl

Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl i MojeBiuro24.pl
Autopromocja
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
MojeBiuro24
MojeBiuro24.pl jest platformą dedykowaną biurom rachunkowym w celu ułatwienia pracy księgowych.

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna przedsiębiorców - czy wróci ryczałt? Czy jeszcze w 2024 roku nastąpią zmiany?

    O przywrócenie ryczałtowej składki zdrowotnej dla przedsiębiorców (wg zasad sprzed Polskiego Ładu) apelują zarówno sami przedsiębiorcy, ich stowarzyszenia, a także Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców. Rzecznik MŚP proponuje, by koszty związane z przywróceniem poprzednich zasad rozliczania składki zdrowotnej przez przedsiębiorców częściowo pokryć przez ograniczenie beneficjentów tzw. wakacji od ZUS.

    Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej?

    Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej, ustalanego na potrzeby skorzystania z ulgi rehabilitacyjnej?

    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    REKLAMA