Zwrot kosztów używania samochodów - musi być ewidencja przebiegu pojazdu

Zgodnie zaś z art. 16 ust. 5 updop przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd - dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za jeden kilometr przebiegu,

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

 

Ponadto art. 16 ust. 5 zawiera kolejne istotne zastrzeżenie: w razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Takie stanowisko zajął m.in. Urząd Skarbowy Łódź Widzew w swoim postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 12 stycznia 2007 r. (sygn. II/423/11/06).

We wspomnianym postanowieniu urząd ponadto zwrócił uwagę, że tylko wydatki ponoszone przez członków zarządu stowarzyszenia z tytułu używania przez nich samochodów osobowych, związane z wykonywaniem przez nich funkcji członków zarządu, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.