Źródło: Biuletyn Rachunkowości nr 2 z dnia 2008-01-15
W przypadku zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z regulacjami prawa cywilnego, w celu ochrony interesów wierzyciela, można zastrzec możliwość naliczenia kary umownej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowej.
Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną stosowaną w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Natomiast w razie świadczenia pieniężnego, np. należności z tytułu niezapłaconych faktur VAT, strona poszkodowana może żądać zapłaty odsetek.
Celem jest zabezpieczenie wykonania zobowiązania, a karę umowną wierzyciel może zastosować bez względu na wysokość poniesionej szkody. W odróżnieniu od odszkodowania tu korzyścią dla wierzyciela jest brak konieczności udowodnienia wysokości poniesionej szkody.
Zgodnie z art. 483 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego w umowie można zastrzec, że:
naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania poprzez zapłatę kary umownej.
Warunki naliczania kary umownej należy ściśle określić w umowie.
Powinno być dokładnie ustalone, w przypadku jakich uchybień w wykonaniu zobowiązania niepieniężnego naprawienie nastąpi poprzez zapłatę zastrzeżonej kwoty.
Przykład
Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego usługobiorca - firma X - zastrzega, że w przypadku niewykonania w terminie określonych w umowie usług transportowych usługodawca - firma Y - jest zobowiązany do zapłaty na rzecz usługobiorcy kary umownej w wysokości 400 zł za każdy dzień zwłoki.
Szkody mogą być spowodowane przez:
• opóźnienia w dostawie zamówionych towarów,
• wadliwe wykonanie robót budowlanych czy montażowych przewidzianych w kontrakcie,
• nieprzestrzeganie terminu wykonania umowy,
• wycofanie się z umowy.
Zapłata naliczonej kwoty nie podlega opodatkowaniu VAT. Jako czynność niepodlegająca VAT jest dokumentowana innym dowodem niż faktura VAT (zarezerwowana dla dokumentowania czynności z zakresu ustawy o podatku od towarów i usług).
Dlatego naliczoną karę umowną należy udokumentować na inny sposób, np. na podstawie noty obciążeniowej.
