Od warunków udziału w postępowaniu należy odróżnić opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków. Właśnie poprzez opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków zamawiający konkretyzuje w prowadzonym przez siebie postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego warunki, o których mowa w art. 22 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) - zwanej dalej Ustawą. Należy uznać, iż ów opis stanowi kryteria, którymi zamawiający będzie się kierował przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Dla każdego postępowania ma on fundamentalne znaczenie, stwarza bowiem zamawiającemu możliwości dopasowania warunków udziału w postępowaniu do potrzeb prowadzonego przez niego postępowania. Zgodnie z opinią Urzędu Zamówień publicznych "brak opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków prowadziłby do dowolności w ocenie spełnienia warunków przez wykonawców, a zarazem stwarzałby możliwości podejmowania decyzji arbitralnych, naruszających interes poszczególnych wykonawców" (www.uzp.gov.pl).

Nowelizacja Ustawy, która weszła w życie z dniem 22 grudnia 2009 roku, dokonała istotnej zmiany brzmienia omawianego przepisu. Mianowicie, opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia.

Celem wprowadzonego przepisu jest realizacja wyrażonej w prawie zamówień publicznych zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania (art. 7 ust. 1 Ustawy). Do momentu nowelizacji, ze względu na brak w tym zakresie stosownych regulacji, bardzo często dochodziło do naruszenia przez zamawiający niniejszej zasady. Wynikało to z głównie z faktu, iż art. 22 ust. 2 Ustawy odwoływał się nie do konkretnego naruszenia uczciwej konkurencji, a do sytuacji, w której za sprzeczne z prawem uznawało się takie określenie warunków udziału w postępowaniu, które mogłoby utrudniać uczciwą konkurencję (Prawo zamówień publicznych, Komentarz, 9. wyd., J. Pieróg, C. H. Beck). Częstym naruszeniem ze strony zamawiających było określanie warunków udziału w postępowaniu w sposób nadmierny, nieadekwatny do przedmiotu zamówienia, co ograniczało potencjalny krąg wykonawców. Problem został dostrzeżony w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). W jednym z wyroków KIO orzekła, że zamawiający nie może naruszać konkurencji i ograniczać dostępu do zamówienia ponad miarę, tzn. wyjść poza niezbędne minimum warunków udziału w postępowaniu uzasadnione rodzajem i zakresem przedmiotu zamówienia. Ponadto, w przytaczanym wyroku KIO stwierdziła, iż w przypadku zamówienia publicznego żądane doświadczenie winno być wymagane i egzekwowane w stosunku do dostaw odpowiadających przedmiotowi zamówienia (podobnych, odpowiadających rodzajem i charakterem), a nie tylko dostaw tożsamych (takich samych, stanowiących dokładne powtórzenie przedmiotu zamówienia (wyrok z dnia 9 listopada 2009 roku Krajowa Izba Odwoławcza, KIO / UZP 1379 / 09).

Wprowadzone do ustawy sformułowanie "związany z przedmiotem zamówienia" oznacza, iż opis warunków powinien być dokonywany "przez pryzmat celu, jakiemu ma on służyć, a więc zapewnieniu wyboru wykonawcy, który daje rękojmię należytego wykonania przedmiotu udzielanego zamówienia" (opinia UZP, www.uzp.gov.pl). Opis warunków udziału w postępowaniu dokonany przez zamawiającego nie może zatem wykraczać poza ten cel. Zamawiający dopuści się naruszenia art. 22 ust. 4 Ustawy, jeżeli w postępowaniu wymagać będzie przykładowo dysponowania przez wykonawcę wiedzą i doświadczeniem lub potencjałem technicznym, które nie będą potrzebne do prawidłowego wykonania zamówienia. Z kolei "proporcjonalny do przedmiotu zamówienia" oznacza, iż "opis powinien być adekwatny do osiągnięcia celu, a więc wyboru wykonawcy dającego rękojmię należytego wykonania przedmiotu zamówienia" (opinia UZP, www.uzp.gov.pl).