Wydatki ponoszone przez spółkę na zakup odzieży służbowej spełniają kryterium uznania ich za koszty uzyskania przychodu i podlegają zaliczeniu do kosztów jednorazowo w dacie poniesienia.

Przedmiotowe wydatki nie dotyczą reprezentacji. Przez pojęcie "reprezentacja" rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Tymczasem ubiory służbowe pracowników spółki wykorzystywane są w celach służbowych, przy wykonywaniu konkretnych obowiązków określonej grupy zawodowej. Nie są one oznaką wystawności czy okazałości. Można je postrzegać jako element strategii promocyjnej, reklamowej firmy. Stąd ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów nie powinno budzić wątpliwości. Potwierdzają to również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który w interpretacji indywidualnej z 26 czerwca 2008 r. (nr ITPB3/423-241/08/MT) za prawidłowe uznał stanowisko podatnika: "Zdaniem wnioskodawcy, zakup odzieży służbowej dla pracowników administracyjnych ma znamiona wydatku zarówno na reklamę, jak i na reprezentację. Z uwagi jednak na fakt wpisania obowiązku noszenia tej odzieży przez pracowników biurowych w trakcie wykonywania obowiązków służbowych na terenie biura oraz na targach, wydatek ten traci cechy wydatku dokonanego na cele reprezentacji. Jest to działanie marketingowe, zawarte w regulaminie pracy. Zakup eleganckich ubrań z widocznym logo firmy, noszonych przez wszystkich pracowników biurowych w czasie wykonywania czynności, przy których nie jest konieczna odzież robocza (ochronna), jest wydatkiem reklamowym. Opisane jednorodne ubrania pracowników będą reklamować markę firmy, utrwalając w pamięci klientów jej logo i nazwę. W opinii spółki, w sytuacji gdy wydatek jest zaliczony do kosztów reklamy, nie powinien być równocześnie zaliczany do wydatków na reprezentację. Omawiany wydatek jest zatem kosztem uzyskania przychodów wnioskodawcy".

Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W przypadku zakupu ubrań wydatek ten zaliczymy do kosztów jednorazowo, mimo że ich faktyczne wykorzystanie może trwać kilka lat. Nie jest to jednak wydatek, który formalnie dotyczy okresu przekraczającego jeden rok, tak jak np. ubezpieczenie majątkowe zawarte na okres zachodzący na dwa lata podatkowe.

Marcin Banasik

Podstawa prawna:

art. 15 ust. 1, 4d, 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).