Warto na wstępie podkreślić, że polskie przepisy podatkowe nie zawierają definicji reklamy. Z tego też względu należy sięgnąć do definicji słownikowej, zgodnie z którą reklamą jest każde działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług, a także służące temu celowi plakaty, napisy, ogłoszenia, filmy itp. W praktyce występuje: reklama towaru, usługi, reklama marki, a także reklama samej działalności przedsiębiorcy.

Kosztami uzyskania przychodów, zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r., Nr 51, poz. 307 ze zm., dalej "updof"), są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23, obowiązującym do 31 grudnia 2006 r. do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczało się kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodu, chyba że reklama była prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Z dniem 1 stycznia 2007 r. przepis ten uzyskał nowe brzmienie. Obecnie, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 updof do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W związku z powyższym, na potrzeby podatkowe, reklamę należy odróżnić od reprezentacji. Oba te pojęcia w potocznym ich rozumieniu są dość zbliżone, jednak reprezentacja, w przeciwieństwie do reklamy, utożsamiana jest z okazałością, wystawnością. W odniesieniu do działalności gospodarczej reprezentacją mogą być np. niektóre działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi. Przykładowo, zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z dnia 30 sierpnia 2010 r. IPPB1/415-630/10-2/RS) reprezentacją będzie np. zaproszenie kontrahenta do restauracji, które ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy (podnosi jej prestiż), a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które spotkania biznesowe przeprowadzają we własnym zakresie, w swojej siedzibie).

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, patrzeć należy przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego wizerunku podatnika, podnoszącego jego prestiż, to wówczas koszty mają charakter reprezentacyjny.