| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > PIT > Rozliczanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Rozliczanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych

W praktyce wielu firm pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby realizacji zadań służbowych. Często powstają również pytania, czy pracownik ma w takich sytuacjach możliwość odzyskania poniesionych wydatków, a jeśli tak, w jaki sposób powinien je dokumentować i w jakiej formie przedstawiać pracodawcy rozliczenia.

Pracodawcy zaś niejednokrotnie zastanawiają się, czy wydatki pracowników na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych mogą być ich kosztem i w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z pracownikiem w takich sytuacjach.

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady rozliczania tego typu wydatków.

Formy rozliczania wydatków:

Przejazdy lokalne

Przejazdy zamiejscowe

- Stały miesięczny ryczałt kwotowy

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów


Podstawa rozliczeń:

Umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca m.in.:

- dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności skokowej silnika;

- zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;

- określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;

- zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;

- zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;

- termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm (książka)

Decydując się na rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i uzależnił ją od liczby mieszkańców  w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

- 300 km - w mieście do 100 tys. mieszkańców;

- 500 km - w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;

- 700 km - w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.

Konieczne jest również przedłożenie przez pracownika w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego poza danymi identyfikującymi pojazd, informacji o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Zmiany w VAT w 2016 r.

Eksperci portalu infor.pl

SmartMedia

SmartMedia to firma technologiczna i lider rynku producentów oprogramowania do zarządzania majątkiem i inwentaryzacji. Oprogramowanie tworzone w ścisłej współpracy z ekonomistami, prawnikami, księgowymi i najlepszymi programistami firmy. To dzięki temu rozwiązania SmartMedia są zgodne z obecnymi wymogami prawa oraz światowymi standardami informatycznymi.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »