Można się posługiwać certyfikatem rezydencji z lat poprzednich

Można go uniknąć poprzez dołączenie do certyfikatu oświadczenia podatnika o jego aktualności. Jednak ryzyko utraty aktualności przez certyfikat wydany w latach poprzednich ponosi polski płatnik. Będzie miał co najwyżej roszczenie odszkodowawcze do zagranicznego kontrahenta o pokrycie kosztów wprowadzenia w błąd poprzez złożenie nieprawdziwego oświadczenia o aktualności certyfikatu rezydencji. 

Certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem o miejscu siedziby (lub miejscu zamieszkania) podatnika dla celów podatkowych wydanym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Płatnik wypłacając należności na rzecz nierezydentów stosuje polskie przepisy, ale tylko wtedy gdy np. stawka podatku nie różni się od tej przewidzianej we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. W przepisach nie została wprost rozstrzygnięta kwestia, jak długo certyfikat rezydencji, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej, zachowuje swoją aktualność.

Na szczęście dla podatników i ich zagranicznych kontrahentów organy podatkowe przyjmują, że certyfikat zachowuje ważność tak długo, jak długo nie ulega zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny. Wynika to z tego, że certyfikat rezydencji ma służyć przede wszystkim płatnikowi w ustaleniu, czy powinien pobrać podatek według stawki wynikającej z umowy, czy też według stawki krajowej.

Dla płatnika jest to jedyny dowód, że miał prawo zastosować korzystniejsze dla podatnika regulacje wynikające z umowy w porównaniu do polskich przepisów. Brak takiego dowodu oznacza, że będzie odpowiadał za nieprawidłowo potrącony podatek. Uznanie, że certyfikat wystawiony w 2007 r. wciąż w 2010 r. zachowuje aktualność odbywa się na ryzyko płatnika. To on poniesie konsekwencje, gdy okaże się, że w 2010 r. podatnik zmienił swoją rezydencję podatkową z angielskiej na np. włoska, pomimo twierdzeń podatnika, że wciąż jest rezydentem angielskim.

Certyfikat jako zaświadczenie potwierdza określony stan faktyczny na dzień jego wydania, a także – o ile wynika to z jego treści – w przeszłości. Dlatego np. w interpretacji indywidualnej z 25 września 2009 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygnatura IPPB5/423-422/09-4/JC czytamy o certyfikacie rezydencji: „zaświadczenie to, nie może dotyczyć stanów przyszłych, które dopiero mogą (albo i nie) wystąpić. Oznacza to, że realizacja jakichkolwiek uprawnień przewidzianych odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania może nastąpić jedynie w oparciu o certyfikat rezydencji osoby zagranicznej obejmujący sobą dzień dokonania wypłaty.”

Jednocześnie Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przyznał, że art. 180 Ordynacji podatkowej stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Na podstawie art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Organ podatkowy stwierdził, że spółka będąc w posiadaniu oryginału wydanego certyfikatu rezydencji klienta gdy uzyska od niego w następnych latach potwierdzenie, iż dane wynikające z owego certyfikatu nie uległy zmianie, jest to wystarczające do uwzględnienia przez bank właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.