REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych?

Meritoros
Biura rachunkowe
Używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych
Używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce gospodarczej często zdarza się, że pracownicy wykorzystują swoje prywatne samochody dla celów służbowych. Z tego tytułu przysługuje im zwrot poniesionych przez nich wydatków.

Aktem prawnym regulującym tę kwestię jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Autopromocja

Umowa, stawki i limity

Zgodnie z tym rozporządzeniem, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych (ale także motocykli i motorowerów) niebędących własnością pracodawcy odbywa się na podstawie stosownej umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą i pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Umowa taka musi spełniać warunki określone w niniejszym rozporządzeniu oraz dla celów dowodowych powinna zostać sporządzona w formie pisemnej.

Wysokość zwrotu kosztów uzależniona jest od pojemności silnika samochodu osobowego (motocykla, motoroweru). Koszty używania tych pojazdów dla celów służbowych pracodawca pokrywa według stawki za 1 kilometr, które nie mogą być wyższe niż:

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

- dla motocykla – 0,2302 zł,

- dla motoroweru – 0,1382 zł.

Należy podkreślić, że stawki te dotyczą zarówno jazd lokalnych jak i podróży służbowych.

Pracodawca ustala miesięczny limit na jazdy lokalne, który nie może być wyższy niż:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Jak widać, limit ten uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Może on zostać podwyższony: w służbie leśnej – do 1500 km, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - do 3000 km.

Miesięczny ryczałt i kilometrówka

Zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych dla celów służbowych dokonuje się na podstawie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Należy podkreślić, że pracodawca może określić pracownikowi niższy limit kilometrów, niż ten, który wynika z przepisów rozporządzenia. Ryczałt obliczany może być także na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, udokumentowanego odpowiednią ewidencją (tzw. kilometrówką).

Sposób jego rozliczenia uzależniony jest od treści umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem. W przypadku gdy za jazdy lokalne przysługuje pracownikowi określony ryczałt, nie prowadzi się do takiego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu.

Pan Michał, pracujący w miejscowości o liczbie mieszkańców wynoszącej 800 tys., zawarł z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używaniu pojazdu, samochodu osobowego o pojemności silnika 1400 cm3, do celów służbowych.

Pracodawca określił miesięczny limit kilometrów w wysokości 700 km.

W związku z powyższym należny miesięczny ryczałt z tego tytułu wyniesie: 0,8358 zł x 700 km = 585,06 zł.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy w którym pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Pan Michał w miesiącu wrześniu przebywał na urlopie wypoczynkowym. Nieobecność trwała 5 dni. Wyliczenia związane z ustaleniem należnego ryczałtu będą następujące:

585,06 zł : 22 = 26,59 zł
5 dni x 26,59 zł = 132,95 zł
585,06 zł – 132,95 zł = 452,11 zł

Ryczałt za miesiąc wrzesień wyniesie 452,11 zł.

Oświadczenie pracownika

Jak już wspomniano wcześniej pracownik powinien złożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie takie powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, tzn. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny, oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Podsumowując, aby pracownik mógł uzyskać zwrot z tytułu kosztów poniesionych na używanie do celów służbowych pojazdów nie będących własnością pracodawcy, należy:

- zawrzeć z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używanie pojazdu do celów służbowych,

- złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu,

- w przypadku rozliczania się na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, złożyć ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą m.in. imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kalkulator odsetek podatkowych

Polecamy: Kontrola podatkowa

Polecamy: Postępowanie podatkowe

Zwrot kosztów używania pojazdu a składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13).

Opodatkowanie zwrotu kosztów używania pojazdu

Zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika opodatkowany jest podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Potwierdzają to liczne interpretacje, m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lipca 2010 r. (sygn.. IPPB2/415-319/10-4/AS).

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b).

Powyższy przepis zwalnia z podatku jedynie konkretne grupy zawodowe, np. leśników czy listonoszy. W związku z powyższym ogólną zasadą jest opodatkowanie zwrotu koszów używania pojazdów podatkiem dochodowym.

Pracodawca Pana Michała powinien opodatkować ryczałt wypłacony mu za miesiąc wrzesień według stawki 18%. Należna zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wyniesie więc:

452,11 zł x 18% = 81,38 zł = 81 zł

Pan Michał z tytułu używania samochodu prywatnego dla celów służbowych otrzyma kwotę:
452,11 zł – 81 zł = 371,11 zł.

Jak już wspomniano wcześniej przychód pracownika zwolniony jest ze składek ZUS. Opodatkowana byłaby jedynie kwota nadwyżki ponad określony przepisami limit.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA