Wszystko o NIP - PORADNIK

Kto musi mieć NIP

Każdy podatnik musi mieć swój NIP. Podatnikami są:

- osoby fizyczne

- osoby prawne

- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

- inne podmioty - jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są uznane za podatników (chodzi tu np. o zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatników podatków – podmioty te również otrzymują NIP.

NIP muszą posiadać również płatnicy składek ubezpieczeniowych (chodzi tu o składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne).

Dla ciekawskich, czyli co oznaczają te cyferki

Trzy pierwsze cyfry każdego numeru NIP oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał dany numer.

Dziesiąta cyfra numeru NIP jest cyfrą kontrolną obliczaną następująco:

• trzeba pomnożyć każdą z pierwszych dziewięciu cyfr odpowiednio przez wagi 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7.
• Następnie zsumować wyniki mnożenia.
• policzyć resztę z dzielenia przez 11

NIP jest tak generowany, aby nigdy w wyniku dzielenia nie wyszła liczba 10.

Komu trzeba ujawnić nasz NIP

Jako podatnicy bądź płatnicy mamy obowiązek ujawniać NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz innych niepodatkowych należności budżetowych (czyli np. składki ubezpieczeniowe), do których poboru obowiązane są organy podatkowe lub celne.

Również niektóre podmioty mają prawo zażądać od nas NIP. Nie można się wtedy odmówić zasłaniając się np. ochroną danych osobowych. NIP nie ujawnia przecież takich danych jak stan cywilny, adres zamieszkania, imiona rodziców.

Pamiętajmy, że prawo do zażądania od nas jako podatników ujawnienia NIP ma nie tylko urząd skarbowy czy organy kontroli skarbowej. Uprawnienie to przysługuje np. organom administracji rządowej i samorządowej, przedstawicielom Najwyższej Izby Kontroli.

Polecamy: serwis VAT

Osoby zaciągające kredyt hipoteczny także są proszone o NIP przez pracownika banku przygotowującego umowę. Od ustanowienia hipoteki na rzecz banku trzeba bowiem zapłacić PCC. Dlatego pracownik banku ma prawo zażądać naszego NIP.

Podobnie jest przy zawieraniu umów pomiędzy osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Przy sprzedaży np. samochodu między osobami fizycznymi – sprzedawca ma prawo żądać od nabywcy ujawnienia NIP – na podstawie art. 11 ust. 2 pkt 5 ustawy o NIP. Taka umowa sprzedaży samochodu podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych, a obowiązek zapłaty podatku w tym przypadku spoczywa na kupującym (jest on podatnikiem tego podatku).

Generalnie prawo do żądania numeru NIP od podatnika ma każda strona czynności cywilnoprawnych podlegających temu podatkowi. Oczywiście prawo żądania NIP mają także płatnicy oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Płatnicy i inkasenci są obowiązani żądać od podatników podania NIP i przekazywać go organom podatkowym. Jest to ich obowiązek, a nie uprawnienie.

Szczególne regulacje dotyczą podmiotów będących podatnikami na podstawie przepisów prawa polskiego oraz ratyfikowanych umów międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest stroną, w tym także mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd za granicą. Jeżeli takie podmioty uzyskały numer służący identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych w innym państwie, są obowiązane podawać ten numer na żądanie m.in.:

1) organów podatkowych;

2) organów kontroli skarbowej i jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej;

3) płatników podatków;

4) organów i instytucji ubezpieczeń społecznych.

W jakiej formie posługiwać się NIP, czyli myślniki są nieistotne

Cyfry tworzące NIP są oddzielone myślnikami. Niekiedy dochodzi w tym zakresie do konfliktów między wystawcą a odbiorcą faktury. Jeden kontrahent twierdzi, że w numerze NIP muszą być umieszczone „kreseczki”, drugi kontrahent uważa, że są one nieistotne. Często jedno z dwóch powyższych stanowisk w tym sporze wymusza stosowany w danej firmie program komputerowy do wystawiania faktur.

W praktyce zdarza się, że po zmianie osoby odpowiedzialnej za księgowość w firmie, nowi pracownicy odpowiedzialni za ten obszar funkcjonowania firmy, widząc NIP bez „kreseczek” podejmowali próby doprowadzenia do skorygowania „błędnego” - ich zdaniem - NIP-u.

Zupełnie niepotrzebnie, bo w NIP ważne są tylko cyfry i ich kolejność a nie myślniki / „kreseczki” . Zresztą decyzje o nadaniu NIP z 2007 r. i 2008 r. nie zawierają już „kreseczek”.

Takie samo stanowisko w tej kwestii prezentują też organy podatkowe, jak np. Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego - interpretacja z 23 stycznia 2006 r. (nr RO/443-5/06).

---

Kiedy podatnik musi wystąpić o NIP

Najkrótszy termin, w jakim musimy wystąpić o nadanie NIP bądź zaktualizować objęte nim dane (patrz Aktualizowanie danych) dotyczy nas wówczas, gdy jesteśmy podatnikami podatków pośrednich (VAT-u, akcyzy). Ten obowiązek obciąża nas niezależnie od osiągnięcia bądź nie obrotu i faktu wystawienia bądź niewystawienia faktury VAT.

Jeśli jesteśmy podatnikami podatku dochodowego, to najpierw musimy osiągnąć dochód, by być zobowiązanym do wystąpienia o NIP. Jako podatnicy prowadzący działalność gospodarczą jesteśmy zazwyczaj jednocześnie podatnikami podatku VAT i dochodowego.

W praktyce więc musimy wystąpić o NIP (bądź zaktualizować dane objęte zgłoszeniem –patrz Aktualizowanie danych ) już w momencie rejestracji działalności gospodarczej.

Obowiązuje nas bowiem następująca reguła:

„w przypadku gdy z przepisów wynikają dla danej osoby różne terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, podatnik, płatnik podatku oraz płatnik składek ubezpieczeniowych dokonuje zgłoszenia jeden raz, w terminie najwcześniejszym.”

Tabela 1. Kiedy podatnik występuje o NIP

Rodzaj podatnika i podatku	Kiedy powstaje obowiązek wystąpienia o NIP
Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego	Przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków – obowiązek uzyskania NIP nie jest zależny od wysokości obrotu oraz od zgłoszenia rejestracyjnego wymaganego przez przepisy o podatku VAT i podatku akcyzowym
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych	Nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej zaliczki na ten podatek. Zasadę tą stosuje się odpowiednio do podatników, którzy są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych.*
Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, niebędące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (np. spółki cywilne, jawne), które zatrudniają pracowników.	Ne później niż w terminie złożenia pierwszej, deklaracji dotyczącej zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.*
Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, niebędące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (np. spółki cywilne, jawne), które nie zatrudniają pracowników.	W terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu w ewidencji działalności gospodarczej lub we właściwym rejestrze.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy samodzielnie obliczają zaliczki na ten podatek lub samodzielnie opłacają go w formach zryczałtowanych,	Nie później niż w terminie złożenia pierwszej, deklaracji dotyczącej tej zaliczki albo dokonania wpłaty zryczałtowanego podatku*
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych niewymienieni wyżej	Nie później niż wraz ze złożeniem pierwszego, zeznania rocznego, w terminie przewidzianym do jego złożenia.

* Od 1 stycznia 2007 r. został zniesiony obowiązek składania deklaracji na zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych .

Jeśli jesteśmy wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin to obejmują nas szczególne regulacje dotyczą dotyczące terminów składania zgłoszenia identyfikacyjnego. Dokonujemy go nie później niż w terminie:

1) złożenia pierwszej deklaracji na podatek rolny, leśny lub od nieruchomości,

2) dokonania pierwszej wpłaty tych podatków wymienionych w pkt 1

Kiedy płatnik występuje o NIP

Ustawa o NIP zawiera osobne regulacje w zakresie określenia momentu, w jakim podatnik występuje o nadanie NIP, w porównaniu do tego, kiedy czyni to w jego imieniu płatnik.

Jeśli jesteśmy płatnikami podatków, to o ile nie mieliśmy obowiązku uzyskania NIP jako podatnicy, dokonujemy zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do której składania obowiązani są płatnicy podatków.

Są też specjalne regulacje dla płatników składek ubezpieczeniowych, niepodlegających obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków. Jeśli jesteśmy takim płatnikiem, to dokonujemy zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych dla zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

Szczególnym przypadkiem jest obciążenie płatnika obowiązkiem dopilnowania, aby NIP uzyskał podatnik nieprowadzący działalności gospodarczej, który podjął pierwszą w życiu pracę lub podpisał pierwszą umowę zlecenie lub o dzieło. Oczywiście dzieje się tak wtedy, gdy osoba osiągająca pierwszy raz w życiu przychody z umowy zlecenia lub o pracę nie uzyskała NIP wcześniej.

Obowiązuje tu następująca reguła:

„Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1) pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub

2) dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub

3) pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia

- dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika”.

Płatnik wypłacający pierwszą pensję w życiu osobie nieprowadzącej działalności gospodarczej nie przejmuje całości obowiązków związanych z uzyskaniem NIP przez tą osobę.

Pracodawca co prawda obowiązany jest przekazać NIP-3 naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika. Ale nie odbywa się to w ten sposób, że płatnik wypełnia za podatnika NIP-3 i następnie wysyła go do urzędu skarbowego. Obowiązuje następująca procedura:

1) pracodawca dostarcza podatnikowi formularz NIP-3 w terminie 7 dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego.

2) następnie podatnik składa płatnikowi wypełniony NIP-3 w terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia.

3) płatnik ma również 14 dni od dnia złożenia formularza na przesłanie go do urzędu skarbowego.

Jak postarać się o NIP

Postępowanie w sprawie nadania NIP jest prowadzone na podstawie Ordynacji podatkowej. Nadanie NIP następuje w drodze decyzji wydanej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Jako podatnicy jesteśmy zobowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego na drukach

• NIP-1 – jeśli jesteśmy osobą fizyczną prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą
• NIP-2 – jest przeznaczony dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej, osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem,
• NIP-3 – jeśli jako osoby fizyczne nie prowadzimy samodzielnie działalności gospodarczej, bądź jesteśmy wspólnikami spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych lub komandytowo - akcyjnych, jeżeli poza uczestnictwem w tych spółkach nie prowadzimy innej działalności gospodarczej; składamy go też wtedy gdy jesteśmy płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych oraz płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne nie będąc jednocześnie podatnikami.

Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonujemy jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez nas podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw

Osoby fizyczne

Zgłoszenie identyfikacyjne osoby fizycznej (NIP-1 lub NIP-3) zawierać musi następujące dane:

- nazwisko i imiona,

- imiona rodziców,

- datę i miejsce urodzenia,

- płeć, nazwisko rodowe,

- obywatelstwo lub obywatelstwa,

- adres miejsca zamieszkania,

- adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy,

- rodzaj i numer dowodu tożsamości

- numer ewidencyjny PESEL.

Jeśli jako osoby fizyczne prowadzimy działalność gospodarczą, to nasze zgłoszenie zawiera dodatkowo również informacje dotyczące tej działalności.

Rozpoczynając działalność jako osoby fizyczne wraz z wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej możemy złożyć zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne. Prowadząc działalność gospodarczą jesteśmy obowiązani dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego z podaniem w szczególności wykazu rachunków bankowych oraz złożeniem uwierzytelnionej lub urzędowo poświadczonej kopii zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON.

Osoby małoletnie, studenci

Nie jest konieczne występowanie do urzędu skarbowego z wnioskiem o nadanie NIP:

- w przypadku, kiedy jako osoby pełnoletnie nieposiadające NIP uzyskaliśmy wyłącznie dochody zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, lub

- wyłącznie dochody wolne od podatku dochodowego uzyskało małoletnie dziecko.

Wynika to z art. 6 ust. 6 i 7 ustawy o NIP.

Najbardziej typowa sytuacja dotyczy wypłaty stypendiów (naukowych lub socjalnych) zwolnionych z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 39, pkt 40b updof. Studenci jeżeli mają tylko dochody z takich stypendiów nie muszą starać się o NIP.

Pamiętajmy, że nie zawsze sam fakt osiągania przez dziecko dochodów powoduje konieczność wystąpienia o NIP. Co do zasady (art. 7 ust. 1 updof) dochody małoletnich dzieci własnych i przysposobionych dolicza się do dochodów rodziców, chyba że rodzicom nie przysługuje prawo pobierania pożytków ze źródeł przychodów dzieci.

Jeżeli rodzice mają to prawo, to mają obowiązek doliczenia dochodów dziecka do własnych dochodów. Nie rozlicza ono więc dochodów samodzielnie i nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Uwalnia to od konieczności występowania o NIP dla dziecka.

Wyjątkiem są dochody dzieci z ich pracy, stypendiów oraz dochody z przedmiotów oddanych im do swobodnego użytku. Te dochody (o ile nie są zwolnione z podatku jak stypendia) muszą być rozliczone w imieniu dziecka jako odrębnego podatnika z odrębnym NIP - przez rodziców.

Opodatkowanie dochodów dziecka przez rodziców w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych podatkowi nie zwalnia z konieczności występowania o NIP dla dziecka w przypadku, gdy dziecko jest podatnikiem na podstawie innych przepisów.

---

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności:

- pełną i skróconą nazwę (firmę),

- formę organizacyjno-prawną,

- adres siedziby,

- numer identyfikacyjny REGON,

- nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego i numer nadany przez ten organ,

- wykaz rachunków bankowych,

- adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej

- przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Jest to zakres informacji podawany w praktyce przy rejestracji każdej spółki (zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności).

Występując o NIP w niektórych przypadkach należy podać dodatkowe informacje

1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – danymi tymi są NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;

2) w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom;

3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi a rozpoczynający działalność gospodarczą mogą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne wraz z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców (chyba że posiadają już NIP).
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego z podaniem w szczególności wykazu rachunków bankowych oraz złożeniem uwierzytelnionej lub urzędowo poświadczonej kopii zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON.

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

NIP można załatwić przez pełnomocnika

Występując z wnioskiem o nadanie NIP bądź składając zgłoszenie aktualizacyjne nie musimy tych czynności wykonywać osobiście.

Może nas w tym wyręczyć inny podmiot: pełnomocnik bądź kurator sądowy. Jeśli to właśnie jeden z tych podmiotów w naszym imieniu dokonuje zgłoszenia identyfikacyjnego, to ma on obowiązek dołączyć do zgłoszenia uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, do tego zgłoszenia należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa.

Uwierzytelnione kopie dokumentów a wystąpienie o NIP

Prowadząc działalność gospodarczą mamy obowiązek dołączyć do zgłoszenia identyfikacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Są to np.:

• odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
• umowa spółki,
• dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba,
• zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON,
• umowa rachunku bankowego.

W praktyce często jednak zdarza się, że dołączamy kopie dokumentów bez ich uwierzytelnienia w wymagany przepisami sposób. W konsekwencji czeka nas albo konieczność powtórnego przedłożenia uwierzytelnionych kopii, bądź wizyta w urzędzie skarbowym celem okazania oryginałów.

Wtedy kopie potwierdzi za zgodność z oryginałem upoważniony pracownik urzędu skarbowego. W uzasadnionych przypadkach urzędnik może również sporządzić odpisy dokumentów, oryginały zaś zwraca zgłaszającemu za pokwitowaniem na odpisach.

NIP a subkonta do głównego rachunku firmy

Jeśli jako osoby fizyczne prowadzimy działalność gospodarczą, to występując o nadanie NIP lub aktualizując dane zawarte w zgłoszeniu mamy obowiązek poinformować fiskusa o numerze firmowego rachunku bankowego.

Coraz częściej zdarza się, że oprócz głównego rachunku bank otwiera dla naszej firmy szereg rachunków pomocniczych (tzw. subkont). Może się zdarzyć, że będą ich setki a nawet tysiące. Każde subkonto jest np. przypisane jednemu klientowi firmy. Pojawiają się wówczas wątpliwości, czy obowiązek ujawniania w dokumentach związanych z NIP firmowego rachunku bankowego dotyczy również subkont

Na szczęście dla nas jako podatników obowiązek ujawniania w dokumentach związanych z NIP firmowego rachunku bankowego nie dotyczy subkont. Subkonta nie są bowiem osobnymi rachunkami bankowymi, lecz jedynie kontami technicznymi.

Nie są też nadawane poszczególnym klientom lub rodzajom płatności w osobnych umowach. Taka możliwość (najczęściej opcjonalnie bądź w zakresie ograniczonym np. czasowo bądź ilościowo) określona jest w umowie o otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego

Gdzie złożyć wniosek o nadanie NIP

Ponieważ NIP nadawany jest jednokrotnie, ustawa o NIP szczegółowo określa, do jakiego organu podatkowego należy złożyć wniosek o nadanie NIP. Ma to zapobiec wydaniu jednemu podmiotowi kilku decyzji o nadaniu NIP

Rodzaj podatnika	Właściwy organ podatkowy
Podatnik podatku od towarów i usług, niekorzystający ze zwolnienia od tego podatku	naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług
Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, korzystające ze zwolnienia od podatku od towarów i usług (np. spółki cywilne)	naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności
podatnicy podatku dochodowego	naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku
Podatnik niebędący podatnikiem podatku dochodowego	naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce - naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście
Płatnicy podatków oraz płatnicy składek ubezpieczeniowych, niebędący jednocześnie podatnikami, o których mowa powyżej	naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.

Nie można wystąpić dwukrotnie o nadanie NIP. Taki czyn zagrożony jest sankcjami karnymi skarbowymi. W razie zagubienia decyzji o nadaniu NIP nie powinniśmy występować jeszcze raz o wydanie NIP, lecz wystąpić z wnioskiem o wydanie duplikatu pierwotnej decyzji nadającej nam NIP.

Właściwym urzędem, do którego powinniśmy się zwrócić o wydanie tego duplikatu jest ten urząd skarbowy, który wydał decyzję o nadaniu NIP (nawet jeśli w międzyczasie zaczęliśmy się rozliczać w zupełnie innym urzędzie skarbowym ze względu np. na zmianę miejsca zamieszkania).

Decyzja o nadaniu NIP czasem może być nieważna

W przypadku wadliwej decyzji o nadaniu NIP może ona zostać uchylona niezależnie od tego, ile lat minęło od jej wydania. Ustawa o NIP zawiera nawet zastrzeżenie, że gdyby jednak doszło do umorzenia wszczętych z urzędu postępowań w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznych, w sprawie nadania NIP wydanych przed 1 stycznia 1997 r., postępowania to powinno zostać wznowione z urzędu.

W jakich sytuacjach najczęściej dochodzi do stwierdzenia nieważności decyzji o nadanie NIP ? Z praktyki wynika, że może to dotyczyć sytuacji złamania zasady, iż podatnik ma jeden NIP.

Tego rodzaju sytuacje zdarzają się zwłaszcza w odniesieniu do spółek osobowych, w których wspólnik będący osobą fizyczną jest podatnikiem podatku dochodowego, a spółka jest podatnikiem podatku VAT. Wspólnik może popełnić błąd i wystąpić o nadanie osobnego NIP jako podatnik podatku VAT.

Jeżeli do obrotu prawnego zostały wprowadzone dwie decyzje przyznające jednemu podmiotowi dwa numery NIP, jedna z nich musi zostać wyeliminowana. Odbywa się to poprzez stwierdzenie nieważności jednej decyzji o nadaniu NIP. Podstawą działań organów podatkowych jest wówczas konieczność usunięcia z obrotu decyzji ostatecznej, która dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją.

Postępowanie w sprawie o stwierdzenie nieważności decyzji o nadaniu NIP jest prowadzone na podstawie Ordynacji podatkowej. Do takiego postępowania nie stosuje się jednak art. 249 i art. 338 tej ustawy. Przepisy te wprowadzają ograniczenia czasowe uchylenia, zmiany lub stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznych.

Przykładowo na podstawie art. 249 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy wydaje decyzję o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej, jeżeli żądanie zostało wniesione po upływie 5 lat od dnia doręczenia decyzji.

Musimy aktualizować swoje dane

Samo wystąpienie i uzyskanie NIP nie kończy naszych obowiązków jako podatników w tym zakresie. Wszystkie dane potrzebne do uzyskania NIP trzeba aktualizować. Są na to przewidziane ściśle określone terminy.

W przypadku ich niedotrzymania oprócz złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na odpowiednim formularzu NIP musimy dodatkowo złożyć tzw. czynny żal, czyli w odrębnym piśmie przyznać się do opóźnienia, oświadczyć że czynu tego dokonaliśmy sami i powołać się na chęć skorzystania z dobrodziejstwa art. 16 kodeksu karnego skarbowego. Pozwoli to nam uniknąć kary za nieterminowe złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego.

A zgodnie z art. 81 kodeksu karnego skarbowego podatnik (również płatnik), który nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych albo też podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne - podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Tabela. Przykładowe terminy na dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego

Rodzaj podatnika	Termin na aktualizację danych związanych z NIP
Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego	Nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Obowiązek dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego występuje również w przypadku, gdy podatnikom tym, w wyniku utraty prawa do zwolnienia od podatku od towarów i usług lub rezygnacji z tego prawa, zmieniła się właściwość naczelnika urzędu skarbowego. W tym przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego dokonuje się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach podatku od towarów i usług, wraz ze zgłoszeniem rejestracyjnym (zob. art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług)
Podatnicy podatku dochodowego prowadzący działalność gospodarczą oraz płatnicy zaliczek na ten podatek	Nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Podatnicy podatku dochodowego nieprowadzący działalności gospodarczej, ale płacący zaliczki na podatek dochodowy lub podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego.	Nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Podatnicy podatku dochodowego nieprowadzący działalności gospodarczej i nie płacący zaliczek na podatek dochodowy lub samego podatku dochodowego w trakcie roku podatkowego	Nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Płatnicy podatków, niepodlegający obowiązkowi aktualizacji danych ewidencyjnych jako podatnicy.	Nie później niż w następującym bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia powodującego obowiązek aktualizacji terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do składania której obowiązani są płatnicy podatków.

Jeśli organ emerytalny lub rentowy jest dla nas płatnikiem, to jako podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych możemy dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za jego pośrednictwem. Płatnik jest obowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez nas tego zgłoszenia.

Podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.

Zmiana dowodu osobistego

Zarówno występując o NIP, jak i aktualizując objęte nim dane jako osoby fizyczne jesteśmy zobowiązani ujawnić organowi podatkowemu nr i serię dowodu osobistego.

Jeżeli nie prowadzimy działalności gospodarczej, a musimy zmienić dane ze względu na otrzymanie dowodu osobistego, możemy dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty.

Organ ten obowiązany jest do poinformowania nas o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia. Właściwym formularzem w tym przypadku jest druk NIP-3.

Potwierdzenie nadania NIP (druk NIP-5)

Składając m.in. zgłoszenie rejestracyjne dla celów podatku od towarów i usług jesteśmy zobowiązani uzyskać potwierdzenie nadania NIP.

Zainteresowanym w uzyskaniu potwierdzenia nadania NIP może być podatnik lub płatnik, którego potwierdzenie dotyczy lub osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku. Procedurę potwierdzenia uruchamia się poprzez złożenie wniosku na druku NIP-5.

Wniosek składa się w dwóch identycznych egzemplarzach; jeden egzemplarz zostanie zwrócony wnioskodawcy. Bardzo ważne jest podanie w NIP-5 precyzyjnie adresu wnioskodawcy. W NIP-5 podkreślone jest polecenie adresowane do wnioskodawcy, aby na formularzu należy podać wszystkie nazwy w pełnym brzmieniu (bez stosowania własnych skrótów). W rubryce 23 NIP-5 należy wpisać NIP, którego dotyczy potwierdzenie. Naczelnik urzędu skarbowego odpowiadając na wniosek:

1. potwierdzi nadanie NIP,
2. nie potwierdza nadaniu NIP (oznacza to, że NIP podany w rubryce 23 NIP-5 należy do innego podmiotu niż wymieniony we wniosku),
3. stwierdzi, że nie może potwierdzić podanego NIP ze względu na podanie niewystarczających danych o podmiocie, którego dotyczy wniosek.

W przypadku, gdy podatnik nie pamięta numeru NIP nie jest możliwe złożenie wniosku o potwierdzenie nadania NIP na formularzu NIP-5.

W przypadku zagubienia decyzji o nadaniu NIP na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego wydaje duplikat decyzji o nadaniu NIP. Może to zrobić tylko naczelnik urzędu skarbowego, który wydał pierwotną decyzję o nadaniu NIP ( patrz też Gdzie złożyć wniosek o nadanie NIP

Sukcesja NIP

Zasadą jest, że NIP nadany podatnikowi lub płatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego.

Jak prawie każda reguła, także ta ma wyjątki. NIP nadany podatnikowi lub płatnikowi przechodzi na następcę prawnego np. w przypadku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową. Dotyczy to także przymusowego przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną, ze względu na określony poziom przychodów spółki cywilnej (zob. art. 26 § 4 Kodeksu spółek handlowych).

W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika, decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa, z wyjątkiem przypadków wymienionych powyżej.

Jednak najczęściej mamy z sytuacją, kiedy NIP jest ściśle przypisany do podatnika. Dlatego w przypadku śmierci podatnika będącego osobą fizyczną, jego spadkobiercy nie mogą się posługiwać NIP zmarłego.

Przepisy przewidują obecnie możliwość skorzystania przez wdowę lub wdowca ze wspólnego rozliczenia, jeżeli ich małżonek zmarł w trakcie roku podatkowego, bądź zmarł wprawdzie po jego zakończeniu, ale przed złożeniem zeznania rocznego, warunki do wspólnego rozliczenia były spełnione. Wprost taką możliwość wprowadza art. 6a updof. Nie oznacza to jednak, że w zeznaniu rocznym ujawnia się NIP zmarłego oraz podpisuje za niego zeznanie podatkowe.

Reguła, iż NIP jest ściśle związany z danym podmiotem wymagała stworzenia systemu obiegu informacji o osobach, które zmarły oraz o podmiotach, których byt prawny ustał. Dlatego organy prowadzące ewidencję ludności są obowiązane – w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu – do przekazania informacji o zgonie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego podatnika.

Natomiast w odniesieniu do innych podmiotów niż osoby fizyczne, to sądy rejestrowe są obowiązane – w terminie 14 dni od dnia wykreślenia podmiotu z rejestru – do przekazania informacji o wykreśleniu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatni adres siedziby podmiotu. Dotyczy to przedsiębiorców, stowarzyszeń, organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Jak przechowywane są dane związane z NIP

Uzyskanie NIP wymaga od nas uprzedniego ujawnienia szeregu informacji. Czy zastanawialiśmy się kiedykolwiek, kto i gdzie je przechowuje ?

Dokumentacja związana z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych jest gromadzona i przechowywana w urzędach skarbowych. Dokumentacja ta nie podlega przekazaniu do archiwów państwowych.

Została też stworzona Krajowa Ewidencja Podatników. Prowadzi ją Minister Finansów. Krajowa Ewidencja Podatników służy np. gromadzeniu i weryfikacji danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników. Naczelnicy urzędów skarbowych obowiązani są niezwłocznie przekazywać do Krajowej Ewidencji Podatników dane zawarte w dokumentacji związanej z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych ujawnianych przy tej okazji. Dane te są objęte tajemnicą skarbową.

Podstawa prawna:

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 – ost. zmiana Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 769);

Anna Welsyng

radca prawny,

doradca podatkowy

kancelaria www.welsyng.pl