| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT i akcyza > Jaki powinien być obieg dokumentów, aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia VAT

Jaki powinien być obieg dokumentów, aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia VAT

Firma handlowa to centrala + 11 oddziałów w Polsce. Ustalono, że oryginały faktur zakupu towarów (bardzo duża liczba dokumentów) przychodzą do centrali. Oddziały, na podstawie faksów z oryginałami faktur zakupu, wprowadzają te faktury do rejestrów VAT z datą otrzymania faksu. Czy to jest prawidłowe działanie? Jak ustalić datę otrzymania faktury?

Analogicznie należałoby potraktować sposób doręczania faktur VAT jedynie za pośrednictwem faksu. Taki sposób doręczania jest oczywiście formą jak najbardziej pożądaną i uzasadnioną w obliczu wymogów szybkiego przesyłania informacji i danych. Jednak taka forma doręczeń nie wywołuje skutków prawnych - otrzymanie dokumentu w ten sposób nie powoduje, że nabywamy prawo do odliczenia podatku. Fakturę otrzymaną w taki sposób należy traktować jako fakturę pro forma.

Aktualny w tej mierze jest pogląd wyrażony w jednym z wyroków NSA: „Aby mogło dojść do realizacji prawa do odliczenia, nabywca musi dysponować >swoim< egzemplarzem faktury. Nie stanowi podstawy do odliczenia kserokopia faktury czy faktura przesłana faksem. Wymogu posiadania przez nabywcę dokumentów w postaci faktur lub ich duplikatów nie można również zastąpić dowodem z przesłuchania strony” (wyrok NSA z 28 sierpnia 2001 r., sygn. akt SA/Bk 1295/2000).

Należy zatem rozważyć następujący obieg dokumentów:

1. Jeżeli centrala otrzymuje oryginały faktur, co z pewnością jest odnotowywane w książce korespondencyjnej lub innej wewnętrznej ewidencji, to potwierdza ten fakt na fakturze (stempel, pieczątka-datownik, podpis z datą), to przefaksowanie tak oznaczonego dokumentu do oddziału nie powinno stwarzać problemów. W takim przypadku możemy ewidencjonować faktury według dat otrzymania przez podatnika (w tym przypadku jednej z komórek, jaką jest centrala). Taka informacja jest na fakturze. Ten sposób obiegu dokumentów jest prawidłowy. Oczywiście należy mieć na względzie przepisy regulujące sposób prowadzenia i przechowywanie dokumentów dla celów księgowych w siedzibie i poszczególnych oddziałach podatnika.

2. Jeżeli natomiast sytuacja polega na tym, że oddziały otrzymują od kontrahentów faksy faktur VAT, które w oryginale przesyłane są do centrali, i nie ma przepływu informacji pomiędzy centralą a oddziałami, to takie działanie może zaburzyć nam chronologię zapisów (wadliwość). Ponieważ w tym przypadku oddziały nie miałyby w terminie wiedzy o dacie otrzymania oryginału dokumentu przez centralę. Wprowadzenie do ewidencji faktur następowałoby w dacie otrzymania faksu. Często też mogłoby dochodzić do błędnego określenia momentu nabycia prawa do odliczenia, co skorygowane mogłoby być dopiero przez centralę i przysparzałoby dodatkowej pracy.

Rozwiązanie: Przed wprowadzeniem faktur do rejestrów oddział powinien otrzymać informację od centrali, która posiada oryginały faktur, o dacie ich otrzymania. Ważny jest więc sprawny obieg dokumentów (również kopii i dodatkowych egzemplarzy) w przedsiębiorstwie, zintegrowany system.

• art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Paweł Dymlang

doradca podatkowy

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Góralski&Goss Legal

Góralski&Goss Legal to butikowa kancelaria prawna, specjalizująca się w doradztwie transakcyjnym i procesowym na rzecz dużych podmiotów gospodarczych, w szczególności firm z sektora ubezpieczeniowego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »