| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Faktura > Faktury elektroniczne - data otrzymania, zgoda na otrzymywanie, archiwizacja

Faktury elektroniczne - data otrzymania, zgoda na otrzymywanie, archiwizacja

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej? W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych? Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej? Odpowiadamy na te pytania.

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej

Otrzymaliśmy od naszych kontrahentów propozycję wystawiania i przesyłania faktur oraz faktur ko­rygujących w formie elektronicznej. E-faktury wystawiane nam przez kontrahentów będą spełniały wymogi integralności, autentyczności oraz czytelności. Będą one udostępniane w serwisie za po­średnictwem specjalnej platformy - systemu komputerowego dostępnego przez stronę internetową. Dostęp do serwisu będzie możliwy po uprzednim zalogowaniu się, z wykorzystaniem indywidualne­go loginu i hasła. Po zalogowaniu się do systemu będziemy mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla nas e-faktur. W przypadku otrzymania e-faktury za pośrednictwem serwisu, otrzy­mamy na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail powiadomienie o otrzymaniu e-faktury od kontrahenta. Czy dzień otrzymania przez nas - za pomocą wiadomości e-mail wysłanej pod wska­zany adres skrzynki elektronicznej - powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury w serwi­sie jest momentem doręczenia nam faktury VAT?

Tak. W opisanej w pytaniu sytuacji momentem doręczenia Państwu e-faktury będzie moment otrzy­mania przez Państwa przesłanej przez serwis wiadomości e-mail informującej o umieszczeniu e-fak- tury w serwisie. Należy podkreślić, że w polskim systemie prawnym moment otrzymania e-faktury nie został zdefiniowany. Dlatego, uzasadnione jest odwołanie się do słownikowej definicji tego pojęcia, zgodnie z którą słowo „otrzymać" oznacza „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś".

W tym kontekście za najbardziej racjonalne i logiczne należy uznać, iż datą otrzymania e-faktury będzie moment, w któ­rym odbiorca otrzyma informację o dostępie do nowo wystawionej e-faktury (tj. informację o możli­wości wglądu, pobrania lub wydrukowania e-faktury). Będzie to więc data odebrania przez Państwa wiadomości e-mail z informacją, iż e-faktura została wystawiona i udostępniona w serwisie. Biorąc pod uwagę, że wiadomość ta jest generowana i przesyłana na adres elektroniczny niezwłocznie po zamieszczeniu e-faktury w serwisie, to w chwili odbioru tej wiadomości stajecie się Państwo odbiorcą e-faktury. Bez znaczenia jest więc, kiedy zalogujecie się Państwo do systemu i faktycznie zapoznacie z jej treścią.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 maja 2013 r. (sygn. IPPP2/443-157/13-3/JW.) czytamy:

Spółka otrzymuje na adres elektroniczny (e-mail) systemowe powiadomienie o wystawieniu i udo- MF stępnieniu faktury w Serwisie. Powiadomienie powyższe jest przesłane niezwłocznie po za­mieszczeniu e-faktury na serwerze w Serwisie. W związku z tym, skoro Spółka poprzez rejestra­cję w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraziła zgodę na otrzymywanie faktur w taki właśnie sposób, uznać należy, iż Spółka będzie posiadała jednoznaczną wiedzę o wystawieniu faktury przez kontrahenta w momencie otrzymania powiadomienia o tym fakcie na adres e-mail. Mając powyższe na względzie, stanowisko Spółki, iż moment otrzymania przez nią wiadomości e-mail, informującej o umiesz­czeniu i udostępnieniu e-faktury w Serwisie, należy potraktować jako moment otrzymania faktury przez Spółkę, należało uznać za prawidłowe.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 32, art. 106m, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych

Czy obowiązujące przepisy formułują gdzieś warunki wyrażania zgody na otrzymywanie faktur w for­mie elektronicznej?

Nie. Wprowadzając wymóg uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie wystawianych dla niego faktur w formie elektronicznej, kwestię sposobu wyrażenia zgody ustawodawca pozostawił całkowicie w gestii stron, nie narzucając ani nie wskazując w tym zakresie (nawet przykładowo) żadnych form.

Do­puszczalne jest zatem wyrażenie zgody przez odbiorcę nie tylko aktywnie w postaci formalnej pisemnej zgody na taką formę fakturowania (np. w formie pisma lub e-maila potwierdzającego fakt istnienia takiej zgody), bądź zgody wyrażonej ustnie np. w trakcie rozmowy telefonicznej z kontrahentem, ale też w spo­sób dorozumiany, np. poprzez brak sprzeciwu skierowanego do wystawcy faktury i zaakceptowanie skut­ków (przede wszystkim finansowych - jeśli takie wystąpią), jakie wywołuje tak wystawiony dokument.

Ponieważ decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia mię­dzy stronami transakcji, stanowiąc element umowy przez nie zawartej, to w celu uniknięcia ewentualnych późniejszych nieporozumień wskazane jest wyraźne uregulowanie tego zagadnienia w drodze ustaleń między stronami.

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 32, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej

Świadczymy usługi księgowe. Realizując zawarte z klientami umowy o obsługę księgową, otrzymuje­my od nich szereg dokumentów, przede wszystkim faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty tych dokumentów oraz rachunki. Ze względu na to, że wielu klientów wbrew obowiązkowi nie odbiera od nas dokumentów, a nie mamy miejsca na ich magazynowanie, zamie­rzamy prowadzić archiwizację dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elek­tronicznej w naszym systemie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Bę­dziemy przechowywali elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Czy możemy tak postąpić?

Tak. Dopuszczalne są wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktur, ich integralności oraz czytelności. Jeśli zatem Państwa elektroniczny system archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej spełnia te wymogi, to są Państwo uprawnieni do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w posta­ci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej oraz ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r. (sygn. ILPP4/443-66/14-2/BA) czytamy:

(...) potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego MF systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygują­cych, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu. Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy nale­ży stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej fak­tur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektro­nicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106m, art. 112a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Artykuł pochodzi z poradnika "500 pytań o VAT"

Książka do nabycia na sklep.infor.pl

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Paweł Zemła

Dyrektor ds. rozwoju Equity Investments S.A. Ekspert w dziedzinie usług profesjonalnych i outsourcingu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »