Wynajem samochodu a pełne odliczenie VAT

Posiadane przez podatnika samochody, będą wykorzystywane zarówno do wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych w oparciu o zawierane umowy powierzenia mienia, wówczas z uwagi na mobilny charakter pracy pracowników (przedstawicieli) i garażowanie pojazdów w miejscu zamieszkania pracowników nie będzie wykluczone użycie tych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Równocześnie samochody będą udostępniane odpłatnie do celów krótkookresowego wynajmu. W tej sytuacji, planowany przez podatnika odpłatny najem posiadanych samochodów nie będzie mieć wpływu na uznanie posiadanych pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, z uwagi na różnorodny sposób korzystania z posiadanych pojazdów. Sposób ten będzie wykluczać stworzenie jasnych i przejrzystych reguł wykluczających użycie tych pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej. Również wypełnianie ewidencji przebiegu pojazdów za czas najmu komercyjnego nie będzie można przyjąć za spełnienie wymogów określonych w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT i uznanie pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, bowiem samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie stanowi wystarczającej przesłanki do takiego uznania. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 14 czerwca 2016 r., sygn. IBPP2/4512-211/16/WN.

Autopromocja

W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą, polegającą na sprzedaży artykułów spożywczych, maszyn i urządzeń, jak również na prowadzeniu najmu tych urządzeń. W związku z tą działalnością Spółki, wynika konieczność stałego przemieszczania się pracowników na terenie całego kraju, w celu przedstawiania zainteresowanym podmiotom aktualnej oferty, spotykania się z potencjalnymi nowymi kontrahentami, realizowania uzgodnień z klientami, w tym także wykonywaniem montażu, serwisu maszyn i urządzeń, a także innych aktywności związanych z działalnością. Spółka korzysta z pojazdów samochodowych osobowych określonych w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. Są to samochody osobowe, nie posiadające homologacji ciężarowej, posiadające więcej niż 3 miejsca łącznie z kierowcą. Na podstawie art. 86a ust. 12 ustawy o VAT dokonane zostało zgłoszenie powyższych pojazdów samochodowych na druku VAT-26, informujące właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego, że te pojazdy są wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej.

Powierzenie pojazdów pracownikom do wykonywania czynności związanych z działalnością gospodarczą nastąpiło w formie umowy, w której określono, że samochód służy wyłącznie do celów służbowych wynikających z zakresu obowiązków danego pracownika, jak również zabroniono wykorzystywania pojazdów w celach prywatnych. Zakaz ten wynika bezpośrednio z umowy o powierzeniu mienia, jakim jest pojazd, a podpisanej z każdym pracownikiem odrębnie. Zgodnie z tymi zapisami obowiązuje całkowity zakaz używania samochodu służbowego do celów prywatnych. Z umów tych wynika konieczność prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu określonej odrębnymi przepisami. Równocześnie omówiono z każdym z pracowników formę i zasady prowadzenia tej ewidencji wskazując, że rzetelne sporządzanie tej dokumentacji jest jednym z obowiązków pracowniczych, wyjaśniono osobom kierującym tymi pojazdami, że pojazdy zostały im powierzone wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych, w związku z czym Spółce przysługuje pełne odliczenie podatku od towarów i usług zawartego we wszelkich wydatkach eksploatacyjnych, w tym związanych z nabyciem paliwa do napędu tych pojazdów.

Autopromocja

VAT 2024. Komentarz z programem INFORLEX Matryca stawek VAT w PREZENCIE

Sprawdź

Sprzedaż samochodu z firmy, przy nabyciu którego nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT

Zwrócono uwagę, że użycie przez pracownika pojazdu do celów prywatnych lub nierzetelne prowadzenie ewidencji oznacza powstanie szkody u pracodawcy w postaci m.in. nieodliczonego podatku od towarów i usług, a ta sytuacja skutkować będzie obciążeniem pracownika pełną kwotą w wysokości wynikłej dla pracodawcy z tego faktu szkody, jako szkoda wyrządzona umyślnie pracodawcy. W zawartych umowach pracownicy wyrazili zgodę na potrącenie z ich wynagrodzenia za pracę wartości powstałych z ich winy szkód wynikłych z podpisanej umowy powierzenia mienia.

Te fakty są istotnym elementem gwarantującym, iż pojazd został powierzony pracownikowi wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych, albowiem wykluczono nawet potencjalną możliwość użytku samochodu służbowego do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, albowiem sankcja za niestosowanie się do zakazu użytkowania samochodu do celów prywatnych skutkować będzie obciążeniem pracownika całkowitym kosztem szkody powstałej u pracodawcy z tego tytułu. Równocześnie na podstawie zawartych umów, na żądanie pracodawcy, pracownicy są zobowiązani do natychmiastowego zwrotu pojazdu.

Autopromocja

Komplet 3 publikacji

VAT 2024 + PIT, CIT i Ryczałt ewidencjonowany 2024 + Ordynacja podatkowa, NIP 2024

Sprawdź

Równocześnie ze względu na mobilny charakter pracy, polegający m.in. na wizytach u klientów (przedstawianie oferty, dostarczanie wzorów, świadczenie usług serwisowych, etc.), jak również uwzględniając fakt zamieszkiwania pracowników w różnych częściach kraju i wynikające z tego utrudnienie, pracownicy mają obowiązek przechowania powierzonych im pojazdów w miejscu wskazanym w umowie (które nie jest tożsame z siedzibą Spółki), dbając równocześnie o powierzone mienie i ponosząc za nie odpowiedzialność materialną. Z reguły są to miejsca związane z zamieszkaniem danego pracownika, albowiem biorąc pod uwagę odległości od siedziby Spółki, uznano takie rozwiązanie za najkorzystniejsze i najefektywniejsze ze względu na wykorzystanie czasu pracy pracownika. Taki stan rzeczy wynika ze specyfiki prowadzonej przez Spółkę działalności, gdzie mobilność przedstawicieli handlowych, serwisantów i innych pracowników, jest kluczowym elementem wykonywanych przez nich czynności na wyznaczonym terenie wykonywania działań.

Polecamy: Praktyczny leksykon VAT 2016

Autopromocja

Ordynacja podatkowa, NIP 2024

Sprawdź

Równocześnie prowadzi się bieżącą kontrolę czasu pracy i czynności wykonywanych przez pracowników przez ich bezpośrednich przełożonych, w tym również sprawdzenia sposobu wykorzystania pojazdów samochodowych poprzez weryfikację prowadzonych przez nich ewidencji przebiegu pojazdu. Istnieje również kontrola wyjazdów służbowych pracowników, poprzez gromadzenie danych dotyczących m.in. miejsc, w których pracownik przebywał oraz weryfikację miejsca zakupu paliwa do tych samochodów, kontrolując w ten sposób zasadność ponoszonych wydatków oraz potwierdzając fakt służbowego wykorzystania pojazdów samochodowych.

Zasady używania samochodów służbowych uregulowane są kompleksowo w indywidualnych umowach z pracownikami i nie funkcjonują dodatkowe regulaminy, takie jak regulamin pracy, czy też regulamin wynagradzania, ani też żadne inne wewnętrzne dokumenty dotyczące zasad wykonywania obowiązków pracowniczych. Zastosowane mechanizmy kontrolne, jak również stworzone zasady organizacyjno-prawne dają maksymalną gwarancję wyeliminowania możliwości wykorzystania pojazdów samochodowych do innych celów niż związane z działalnością gospodarczą Spółki.

W celu pełniejszego wykorzystania posiadanego taboru samochodowego, jak również w związku z planowaną wymianą części pojazdów na nowsze środki transportu i koniecznością uzyskania dodatkowych przychodów, Spółka planuje wprowadzenie możliwości krótkookresowego komercyjnego wynajmu posiadanych samochodów. W tym celu Spółka dokonuje uzupełnienia przedmiotu prowadzonej przez siebie działalności w KRS poprzez wprowadzenie m.in. działalności polegającej na najmie pojazdów, a także sporządza regulamin wynajmu tychże pojazdów, jak również opracuje cennik uwzględniający ceny rynkowe najmu pojazdów. Najem będzie dokonywany na rzecz zarówno pracowników jak również osób trzecich na zasadach rynkowych określonych w regulaminie, w cenach zawartych w cenniku, które w stosunku do pracowników będą spełniały wymogi określone w art. 32 ustawy VAT. Ceny najmu będą porównywalne z tymi obowiązującymi na lokalnym rynku siedziby Spółki, a regulamin będzie szczegółowo określał sposób najmu pojazdu, jak również niezbędną dokumentację z tym związaną (umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy m.in. ze stanem licznika i materiałów eksploatacyjnych itp.). Z tej dokumentacji będą wynikać dane z używania samochodu w czasie wynajmu komercyjnego, które będą podlegały odpowiedniemu udokumentowaniu w ewidencji przebiegu pojazdów za ten okres. Wynajem samochodów nie będzie wyłącznym przedmiotem działalności Spółki, albowiem obecnie procedowana odpowiednia zmiana w jej działalności, dotycząca wprowadzenia stosownego kodu PKD w zakresie wynajmu pojazdów, będzie stanowić uzupełnienie dotychczasowej.

Zatem przedmiotowe pojazdy w przypadku ich najmu będą nadal, także w przyszłości, wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej związanej zarówno ze sprzedażą towarów, najmem i serwisem urządzeń, jak również z ich krótkookresowym wypożyczeniem za opłatą na rzecz pracowników i osób trzecich. Dotychczas funkcjonujące zasady kontrolno-organizacyjne, jak również planowane wprowadzenie regulaminu najmu, będą nadal wykluczać użycie samochodów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Autopromocja

VAT 2024. Komentarz z programem INFORLEX Matryca stawek VAT w PREZENCIE

Sprawdź

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy planowany odpłatny wynajem pojazdów pracownikom i osobom trzecim wg cennika spełniającego wymogi określone w art. 32 ustawy o VAT, będące czynnością (usługą) opodatkowaną stawką podstawową (obecnie w wys. 23%) i usługą udokumentowaną fakturą, będzie związany z działalnością gospodarczą pozwalającą na uznanie, iż te samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, co warunkuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT, zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1 a) ustawy o VAT?
2. Czy wypełnianie ewidencji przebiegu pojazdu (EPP) za czas najmu komercyjnego na podstawie dokumentacji najmu będzie spełnieniem wymogów zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT, do uznania pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej?

Stanowisko Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy odpowiedź winna być twierdząca, albowiem przyszły stan faktyczny pozwala na uznanie tych pojazdów jako wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Tak jak wszystkie dotychczas świadczone przez Spółkę usługi, również wynajem pojazdów jako usługa opodatkowana na zasadach ogólnych, będzie podlegała opodatkowaniu VAT stawką podstawową (obecnie 23%) i będzie dokumentowana odpowiednio wystawioną fakturą. Jak wskazaliśmy wcześniej w opisie stanu faktycznego (przyszłego), w przypadku najmu pojazdu będzie sporządzona odpowiednia dokumentacja, w której będzie wskazanie stanu poziomu paliwa przy jego przekazaniu i zwrocie. Zgodnie z planowanym Regulaminem klient najmujący samochód będzie zobowiązany w momencie oddania, do zwrotu samochodu zatankowanego do poziomu z momentu wydania pojazdu. Zatem zasadniczo najemca nie będzie obciążony wartością zakupionego paliwa, za wyjątkiem przypadku zwrotu pojazdu z mniejszą ilością paliwa niż wynikająca z dokumentacji najmu. Zgodnie z planowanym cennikiem fakturowane będą przede wszystkim koszty eksploatacyjne wynikające z użytkowania pojazdu w trakcie najmu. Zatem przedmiotowy wynajem samochodów w ramach prowadzonej działalności stanowi odpłatną usługę, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i równocześnie spełnia przesłanki określone w art. 86a ust. 3 pkt 1a) ustawy VAT, które warunkują pełne prawo do odliczenia podatku VAT. Z brzmienia tego przepisu wynika, że w celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT (100%) powinien być zapewniony sposób wykorzystania tych pojazdów (zwłaszcza określany w ustalonych zasadach używania) wykluczający ich użycie do celów prywatnych jak również to, iż wykluczenie ma być potwierdzone prowadzoną dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu. W przypadku najmu komercyjnego wpis do ewidencji przebiegu pojazdu będzie sporządzony zgodnie z zasadami określonymi w 86a ust. 8 przez osobę, która udostępniła pojazd do wynajmu (nawet jeśli najmującym samochód będzie pracownik Spółki), a tym samym spełniony będzie wymóg uznania pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej.

Autopromocja

Rozliczamy najem. Przykłady, wypełnione druki

Sprawdź

Przepisy nie określają szczegółowych zasad dotyczących sposobów uznawania pojazdów jako wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, wobec tego wszelkie działania z tym związane powinny odzwierciedlać specyfikę działalności przedsiębiorcy, jak również możliwości używania danych pojazdów. Zatem należy stwierdzić, że określone przez Spółkę zasady używania pojazdów w sposób obiektywny potwierdzają, że są one obecnie i będą w przyszłości wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej w tym również w zakresie ich najmu komercyjnego, a stworzone mechanizmy organizacyjno-kontrolne gwarantują przestrzeganie tych zasad, eliminując tym samym możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. W związku z tym nie istnieją żadne formalno-prawne przeszkody do uznania, że używane obecnie przez Spółkę samochody, jak również w stanie przyszłym opisanym we wniosku ORD-IN, są i będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a) powołanego artykułu wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powołanego przepisu art. 86 ust. 1 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest bezpośredni i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Ustawodawca stworzył zatem podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego że zakupy towarów i usług będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

VAT od przekazania samochodu na cele osobiste

Od dnia 1 kwietnia 2014 r. mocą ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 312), zwanej dalej „ustawą nowelizującą”, wprowadzono nowe zasady odliczania podatku od wydatków dotyczących samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3.5 tony.

I tak, zgodnie z brzmieniem art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1. wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
2. należnego z tytułu:
   1. świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
   2. dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
   3. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
3. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;
4. wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

W ust. 2 powołanego artykułu postanowiono, że do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Stosownie natomiast do art. 86a ust. 3 ww. ustawy przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1. w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
   1. wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
   2. konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2. do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zaznaczyć trzeba, że dla celów pełnego odliczenia VAT fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej należy rozpatrywać w kategoriach obiektywnych, tj. badać możliwość użytku tego pojazdu do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (przede wszystkim prywatnych) - jeżeli taka możliwość istnieje, pojazd co do zasady nie może być uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd ten może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Powołane przepisy wprowadzają ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, przeznaczonych do „użytku mieszanego”, tj. wykorzystywanych zarówno do celów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą, jak i do celów użytku prywatnego.

Polecamy: Jakie prawa i obowiązki ma podatnik występujący o zwrot nadwyżki VAT

Wyłączenia z ograniczenia w odliczeniu podatku zawiera art. 86a ust. 3 ustawy. Według tego przepisu, skorzystanie z prawa do pełnego odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi umożliwia spełnienie m.in. warunku wykorzystywania samochodów przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej (pkt 1 lit. a) oraz przeznaczenia towarów montowanych w pojazdach samochodowych i związanych z nimi usług montażu, napraw i konserwacji, wskazującego obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (pkt 2).

Przepis art. 86a ust. 4 ustawy stanowi doprecyzowanie ust. 3 pkt 1 lit. a ww. artykułu i określa warunki, jakie muszą być spełnione, aby pojazdy były uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Stosownie do art. 86a ust. 5 ustawy - nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

1. przeznaczonych wyłącznie do:
   1. odprzedaży,
   2. sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
   3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
2. w odniesieniu do których:
   1. kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
   2. podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

Należy zwrócić uwagę, że użycie wyrazu „wyłącznie” w ww. art. 86a ust. 5 ustawy wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4, nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane - choćby przejściowo - do innych celów (np. jazda próbna, użytek służbowy podatnika, dojazd do klienta itp.). Zatem w odniesieniu do pojazdu, który np. jest przeznaczony do oddania w odpłatny najem, ale przed jego dokonaniem jest wykorzystywany przez podatnika jako pojazd do innych celów służbowych, nie może być zastosowane zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji. W celu pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z takim pojazdem, ewidencja przebiegu dla tego pojazdu (jeśli jest on obiektywnie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej) musi być prowadzona i powinna zawierać elementy przewidziane przez ustawodawcę w art. 86a ust. 7 i ust. 8 ustawy; musi ona potwierdzać brak użytku prywatnego danego pojazdu.

Z opisu sprawy wynika, że powierzenie pojazdów pracownikom do wykonywania czynności związanych z działalnością gospodarczą nastąpiło w formie umowy, w której określono, że samochód służy wyłącznie do celów służbowych wynikających z zakresu obowiązków danego pracownika, jak również zabroniono wykorzystywania pojazdów w celach prywatnych. Zakaz ten wynika bezpośrednio z umowy o powierzeniu mienia, jakim jest pojazd, a podpisanej z każdym pracownikiem odrębnie. Zgodnie z tymi zapisami obowiązuje całkowity zakaz używania samochodu służbowego do celów prywatnych. Z umów tych wynika konieczność prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu określonej odrębnymi przepisami.

Równocześnie ze względu na mobilny charakter pracy, polegający m.in. na wizytach u klientów (przedstawianie oferty, dostarczanie wzorów, świadczenie usług serwisowych, etc.), jak również uwzględniając fakt zamieszkiwania pracowników w różnych częściach kraju i wynikające z tego utrudnienie, pracownicy mają obowiązek przechowania powierzonych im pojazdów w miejscu wskazanym w umowie (które nie jest tożsame z siedzibą Spółki), dbając równocześnie o powierzone mienie i ponosząc za nie odpowiedzialność materialną. Z reguły są to miejsca związane z zamieszkaniem danego pracownika, albowiem biorąc pod uwagę odległości od siedziby Spółki, uznano takie rozwiązanie za najkorzystniejsze i najefektywniejsze ze względu na wykorzystanie czasu pracy pracownika. Równocześnie prowadzi się bieżącą kontrolę czasu pracy i czynności wykonywanych przez pracowników przez ich bezpośrednich przełożonych, w tym również sprawdzenia sposobu wykorzystania pojazdów samochodowych poprzez weryfikację prowadzonych przez nich ewidencji przebiegu pojazdu. Istnieje również kontrola wyjazdów służbowych pracowników, poprzez gromadzenie danych dotyczących m.in. miejsc, w których pracownik przebywał oraz weryfikację miejsca zakupu paliwa do tych samochodów, kontrolując w ten sposób zasadność ponoszonych wydatków oraz potwierdzając fakt służbowego wykorzystania pojazdów samochodowych.

Zasady używania samochodów służbowych uregulowane są kompleksowo w indywidualnych umowach z pracownikami i nie funkcjonują dodatkowe regulaminy, takie jak regulamin pracy, czy też regulamin wynagradzania, ani też żadne inne wewnętrzne dokumenty dotyczące zasad wykonywania obowiązków pracowniczych. Zastosowane mechanizmy kontrolne, jak również stworzone zasady organizacyjno-prawne dają maksymalną gwarancję wyeliminowania możliwości wykorzystania pojazdów samochodowych do innych celów niż związane z działalnością gospodarczą Spółki.

W celu pełniejszego wykorzystania posiadanego taboru samochodowego, jak również w związku z planowaną wymianą części pojazdów na nowsze środki transportu i koniecznością uzyskania dodatkowych przychodów, Spółka planuje wprowadzenie możliwości krótkookresowego komercyjnego wynajmu posiadanych samochodów. W tym celu Spółka dokonuje uzupełnienia przedmiotu prowadzonej przez siebie działalności w KRS poprzez wprowadzenie m.in. działalności polegającej na najmie pojazdów, a także sporządza regulamin wynajmu tychże pojazdów, jak również opracuje cennik uwzględniający ceny rynkowe najmu pojazdów. Najem będzie dokonywany na rzecz zarówno pracowników jak również osób trzecich na zasadach rynkowych określonych w regulaminie, w cenach zawartych w cenniku, które w stosunku do pracowników będą spełniały wymogi określone w art. 32 ustawy VAT. Ceny najmu będą porównywalne z tymi obowiązującymi na lokalnym rynku siedziby Spółki, a regulamin będzie szczegółowo określał sposób najmu pojazdu, jak również niezbędną dokumentację z tym związaną (umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy m.in. ze stanem licznika i materiałów eksploatacyjnych itp.). Z tej dokumentacji będą wynikać dane z używania samochodu w czasie wynajmu komercyjnego, które będą podlegały odpowiedniemu udokumentowaniu w ewidencji przebiegu pojazdów za ten okres. Wynajem samochodów nie będzie wyłącznym przedmiotem działalności Spółki, albowiem obecnie procedowana odpowiednia zmiana w jej działalności, dotycząca wprowadzenia stosownego kodu PKD w zakresie wynajmu pojazdów, będzie stanowić uzupełnienie dotychczasowej.

Czy można odliczać VAT od samochodów na podstawie przepisów unijnych?

Zatem przedmiotowe pojazdy w przypadku ich najmu będą nadal, także w przyszłości, wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej związanej zarówno ze sprzedażą towarów, najmem i serwisem urządzeń, jak również z ich krótkookresowym wypożyczeniem za opłatą na rzecz pracowników i osób trzecich. Dotychczas funkcjonujące zasady kontrolno -organizacyjne, jak również planowane wprowadzenie regulaminu najmu, będą nadal wykluczać użycie samochodów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi kwestia, czy planowany odpłatny wynajem pojazdów pracownikom i osobom trzecim będzie pozwalał na uznanie, ze samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, co warunkuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT oraz czy wypełnienie ewidencji przebiegu pojazdu za czas najmu będzie spełnieniem warunków określonych w art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy należy zwrócić uwagę na sposób i okoliczności użytkowania pojazdów. Wnioskodawca wskazuje, że przedmiotowe pojazdy w przypadku ich najmu będą nadal, także w przyszłości, wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej związanej zarówno ze sprzedażą towarów, najmem i serwisem urządzeń, jak również z ich krótkookresowym wypożyczeniem za opłatą na rzecz pracowników i osób trzecich.

W ramach wykorzystania samochodów do sprzedaży towarów oraz najmu i serwisu urządzeń (dotychczasowy przedmiot działalności gospodarczej Wnioskodawcy), samochody będą użytkowane przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych w oparciu o zawierane umowy powierzenia mienia. Z uwagi na mobilny charakter tej pracy jak również zamieszkanie pracowników (przedstawicieli) w różnych częściach kraju i wynikające z tego utrudnienie, powierzone samochody będą garażowane w miejscu zamieszkania pracowników. Zasady użytkowania pojazdów służbowych uregulowane są kompleksowo w indywidualnych umowach z pracownikami i nie funkcjonują żadne dodatkowe regulaminy.

W takiej sytuacji, gdy pracodawca udostępnia pracownikom samochody służbowe, m.in. z przeznaczeniem na dojazdy z pracy do miejsca zamieszkania, to tym samym zaspakaja w pierwszym rzędzie potrzeby prywatne pracownika, gdyż to pracownik bez względu na odległość od miejsca pracy, ma osobiście zadbać o możliwość terminowego rozpoczęcia wykonywania obowiązków służbowych. Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi transportu z pracy i do pracy. Jeżeli jednak dobrowolnie ułatwia dotarcie z miejsca pracy do miejsca zamieszkania, poprzez przekazanie samochodu służbowego do wykorzystania w tym celu, niewątpliwie mamy wówczas do czynienia ze świadczeniem na rzecz pracownika. Ponieważ określenie sposobu, w jaki pracownik dojeżdża do pracy nie należy do sfery zainteresowań i obowiązków pracodawcy (jest to prywatna sprawa pracownika), to przekazanie samochodu na ten cel zaspokaja osobiste potrzeby pracownika. Tym samym, opisana przez Spółkę procedura w przypadku powierzenia samochodów pracownikom do wykonywania obowiązków służbowych w okolicznościach wskazanych we wniosku, nie wyklucza użycia samochodów do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dopuszczenie możliwości parkowania pojazdu w okolicy miejsca zamieszkania pracownika (przedstawiciela handlowego) powoduje, że wprowadzone w umowach powierzenia zasady korzystania z samochodów nie wykluczają prywatnego użytku tych pojazdów przez pracowników. Powyższe okoliczności wskazują, że samochody będą służyły również celom niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy stwierdzić, że praca przedstawiciela handlowego charakteryzuje się tym, że nie jest możliwe dokładne określenie z góry w jakim czasie (danego dnia) samochód będzie wykorzystywany do realizacji obowiązków na rzecz Spółki. Wobec tego istnieje realna możliwość wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych.

Bieżącą kontrola czasu pracy i czynności wykonywanych przez pracowników przez ich bezpośrednich przełożonych, w tym również sprawdzenia sposobu wykorzystania pojazdów samochodowych poprzez weryfikację prowadzonych przez nich ewidencji przebiegu pojazdu, jak również kontrola wyjazdów służbowych pracowników, poprzez gromadzenie danych dotyczących m.in. miejsc, w których pracownik przebywał oraz weryfikacja miejsca zakupu paliwa do tych samochodów, nałożenie kar na pracowników, nie jest równoznaczne ze stworzeniem przez Spółkę stosownych procedur użytkowania tych pojazdów, które wykluczają jego potencjalne użycie do celów prywatnych.

Jednocześnie w związku z poszerzeniem działalności gospodarczej Wnioskodawca planuje również wprowadzić odpłatny krótkookresowy najem posiadanych samochodów zarówno dla pracowników jak również dla osób trzecich.

Niewątpliwie odpłatny najem posiadanych samochodów pracownikom oraz osobom trzecim po cenach rynkowych stanowić będzie odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na zasadach ogólnych. Zatem samochody co do zasady będą wykorzystywane do działalności gospodarczej. Jednakże w okolicznościach wskazanych we wniosku nie będzie można przyjąć, że samochody te będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. W przypadku najmu krótkookresowego mogą wystąpić różne okresy wynajmu np. będzie to wynajem na godziny, czy umowa 1 dniowa, bądź okres obejmujący kilka dni, a następnie samochód ten pomiędzy okresami najmu będzie wykorzystywany przez Wnioskodawcę do innych celów związanych z działalnością np. dojazdy do klientów. W konsekwencji samochody nie będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej.

Na takie stwierdzenie pozwala wskazany przez Wnioskodawcę sposób użytkowania pojazdów. Mianowicie z przedstawionego we wniosku sposób wykorzystywania pojazdów wynika, że samochody nie będą wykorzystywane wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy krótkookresowego najmu, lecz będą wykorzystywane w różny sposób i do różnych celów, co zostało powyżej przedstawione. Pojazdy, w przypadku ich najmu będą nadal, wykorzystywane w działalności gospodarczej związanej zarówno ze sprzedażą towarów, najmem i serwisem urządzeń, jak również z ich krótkookresowym wypożyczeniem za opłatą na rzecz pracowników i osób trzecich.

Z powyższego wynika zatem, że posiadane przez Wnioskodawcę samochody, będą wykorzystywane zarówno do wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych w oparciu o zawierane umowy powierzenia mienia, wówczas z uwagi na mobilny charakter pracy pracowników (przedstawicieli) i garażowanie pojazdów w miejscu zamieszkania pracowników nie będzie wykluczone użycie tych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Równocześnie samochody będą udostępniane odpłatnie do celów krótkookresowego wynajmu. W tej sytuacji, planowany przez Wnioskodawcę odpłatny najem posiadanych samochodów nie będzie mieć wpływu na uznanie posiadanych pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, z uwagi na różnorodny sposób korzystania z posiadanych pojazdów. Sposób ten będzie wykluczać stworzenie jasnych i przejrzystych reguł wykluczających użycie tych pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej. Również wypełnianie ewidencji przebiegu pojazdów za czas najmu komercyjnego nie będzie można przyjąć za spełnienie wymogów określonych w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy i uznanie pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, bowiem samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie stanowi wystarczającej przesłanki do takiego uznania. Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów stanowi jedynie potwierdzenie wprowadzonych i obowiązujących zasad wykluczających wykorzystywanie pojazdów do celów działalności gospodarczej, co w okolicznościach wskazanych we wniosku nie będzie mieć miejsca.

W związku z powyższym, z uwagi na przedstawiony sposób wykorzystywania pojazdów, wykluczonym jest przyjęcie, że samochody te wykorzystywane będą wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu przepisu art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. Zatem w okolicznościach opisanych we wniosku, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki związane z używaniem pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy związku z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, o ile nie wystąpią okoliczności wyłączające to prawo wynikające z art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.