| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak posługiwać się e-fakturami

Jak posługiwać się e-fakturami

Obowiązuje już rozporządzenie MF pozwalające przedsiębiorcom posługiwać się e-fakturami. Nie jest to jednak możliwe bez wcześniejszego przygotowania się, w tym poniesienia nakładów finansowych.

Argumenty przeciwników e-faktur
Przeciwnicy e-faktur wskazują na koszty ich stosowania. Obecnie faktura nie musi zawierać dwóch elementów, które zmuszałyby do przesyłania papierowego oryginału faktury nabywcy usługi albo towaru np. pocztą – są to podpis oraz pieczęć firmowa. Oznacza to, że fakturę można przesłać e-mailem do kontrahenta jako plik Worda albo w formacie PDF. Odbiorca wydrukuje ją i w wersji papierowej umieści w dokumentacji firmy. Tak więc już dziś jest możliwość przekazania faktury za pośrednictwem e-maila, a konieczność wydrukowania tak przekazanych faktur stanowi poważny koszt jedynie dla firm zawierających w skali miesiąca dużą liczbę transakcji.
W przypadku e-faktur trzeba natomiast ponieść znaczące – z perspektywy małej firmy – wydatki.
 
Warunkiem, by faktury mogły być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, jest zagwarantowanie przez przedsiębiorcę ich autentyczności pochodzenia i integralności treści.
Pierwszy sposób, to opatrzenie e-faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jest to pojęcie zdefiniowane w ustawie o podpisie elektronicznym.
Drugim sposobem jest sięgnięcie po wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Ten sposób najprawdopodobniej nie będzie się cieszył popularnością.
Jaki jest koszt e-podpisu? Eksperci odradzający posługiwanie się dyskietką jako nośnikiem e-podpisu rekomendują kartę kryptograficzną z czytnikiem. Wraz z certyfikatem oraz oprogramowaniem daje to koszt w przedziale 400 – 1100 zł. Do tego jednak trzeba co kilkanaście miesięcy zapłacić abonament za prawo stosowania e-podpisu weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Ponieważ tylko cztery firmy w Polsce je wystawiają (Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), Unizeto, Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz TP Internet), istnieje obawa porozumień monopolistycznych i wysokich cen usług tych firm. Prawo do stosowania e-faktur to nie tylko jednorazowy koszt zakupu infrastruktury niezbędnej do stosowania bezpiecznego podpisu oraz abonament za e-podpis.
 
Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej trzeba przechowywać w sposób umożliwiający – na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej – natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.
Spełnienie tych wymogów może oznaczać często poniesienie nakładów przekraczających koszt zakupu i opłat abonamentowych wynikających ze stosowania bezpiecznego e-podpisu.
 
Dodatkowo mali przedsiębiorcy będący dostawcami i kooperantami dużych firm i wystawiający w skali roku kilkanaście faktur VAT obawiają się, że po przejściu dużych firm na system e-faktur zostaną zmuszeni do przejścia na e-faktury wraz z koniecznością poniesienia wszystkich wymienionych kosztów.
Akceptacja e-faktur przez kontrahenta
Posiadanie oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnej do wystawiania e-faktur nie oznacza, że firma może się nimi posługiwać.
 
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej tylko pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.
 
Akceptacja może być wyrażona nie tylko w formie pisemnej. Wystarczy wyrażenie zgody w formie elektronicznej. Tak więc przedsiębiorca może otrzymać zgodę na otrzymywanie e-faktur od swojego kontrahenta w formie e-maila. Nie może być to jednak zwykły e-mail. Musi spełniać wymogi przewidziane dla e-faktur. Tak więc musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).
Pierwszej e-faktury nie można jednak wystawić natychmiast po uzyskaniu akceptacji ze strony kontrahenta. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji tej formy rozliczeń.
Uderza to w szybkie dokonywanie transakcji (dziś akceptacja faktur, dziś e-faktura), co jest charakterystyczne dla zawierania ich za pośrednictwem Internetu.
reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Talento

Firma konsultingowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK