| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Wszystko o e-fakturach

Wszystko o e-fakturach

Od 4 sierpnia br. podatnicy mogą wystawiać i wysyłać faktury elektroniczne. Muszą jednak spełniać kilka bardzo istotnych warunków. Ponadto, jeżeli podatnicy zdecydują się na wystawianie faktur elektronicznych jeszcze przed 1 stycznia 2006 r., to muszą powiadomić o tym fakcie organ podatkowy. Po nowym roku ten wymóg nie będzie już obowiązywał.

W jaki sposób przechowywać e-faktury
 
Nie możemy zapominać o tym, że prowadząc działalność nie będziemy tylko wystawiać faktury. Jednocześnie faktury te będziemy odbierać. A większość obowiązków dotyczy zarówno wystawcy, jak i odbiorcy e-faktury. Najlepiej obrazują to przepisy dotyczące sposobu przechowywania e-faktur. Odnoszą się one bowiem nie tylko do faktur wystawionych, ale także otrzymanych w formie elektronicznej. Obowiązki dotyczące przechowywania faktur mają też związek z uprawnieniami kontrolnymi organów podatkowych.
Faktury elektroniczne przechowuje się co do zasady na terytorium kraju. I to w taki sposób, żeby na żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej była możliwość natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić możliwość ich udokumentowanego poboru i wykorzystania przez te organy. Podatnik w tym zakresie musi zadbać o możliwość ich wydruku, jak również zapewnienie ich czytelności.
E-faktury mogą być także przechowywane na terytorium innego państwa członkowskiego. W tym przypadku konieczne będzie jednak wcześniejsze zawiadomienie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Względnie naczelnika urzędu celnego w zakresie podatku akcyzowego. Informacja taka musi trafić do organu w formie pisemnej. Zawiadomienie musi określać miejsce przechowywania e-faktur. Chodzi tu o konkretny adres. W przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę, zawiadomienie musi zawierać ponadto nazwę tego podmiotu. Warunek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o zagranicznym miejscu przechowywania faktur nie dotyczy tylko podmiotów niebędących podatnikami. W każdym przypadku faktury przechowywane w innych krajach UE muszą spełniać wymogi dotyczące dostępności, jakie zastrzeżono dla tych przechowywanych w kraju. Zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej za granicą mogą być dokonywane tylko pod warunkiem poinformowania pisemnie naczelnika urzędu skarbowego oraz w zakresie akcyzy naczelnika urzędu celnego. Trzeba to zrobić niezwłocznie. A to zgodnie z rozporządzeniem oznacza, że informacja ta musi trafić do organu nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.
Wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej. Nie można więc faktury elektronicznej wydrukować i skasować. E-faktura musi zachować format, w którym została przesłana. Tak, żeby zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. I co bardzo ważne, ich czytelność przez cały okres przechowywania. Nie można takiej faktury zmieniać, dzielić czy poprawiać.
PRZYKŁAD 1
Firma X wystąpiła o zgodę na wystawianie i wysyłanie e-faktur do firmy Y. Odbiorca przesłał akceptację listem poleconym 22 września 2005 r. Dotarła ona do wystawcy 25 września 2005 r. Pierwszą fakturę elektroniczną firma X może wystawić 26 września 2005 r. W październiku odbiorca cofa akceptację. Informację również wysyła listem poleconym. Przesyłka dociera do wystawcy 6 października 2005 r. Tego dnia może on wystawić i przesłać ostatnią fakturę elektroniczną firmie Y. Od 7 października 2005 r. prawo to traci w stosunku do tego odbiorcy.
PRZYKŁAD 2
Jan Kowalski uzyskał akceptację od spółki Z na wystawianie i wysyłanie faktur elektronicznych 30 października 2005 r. Od dnia następnego zaczął wystawiać i wysyłać spółce Z tylko e-faktury. Dwa miesiące później spółka Z postanowiła cofnąć akceptację na wystawianie e-faktur wszystkim swoim kontrahentom, w tym Janowi Kowalskiemu. Miesiąc później jednak spółka Z poprosiła Jana Kowalskiego o wystawienie duplikatu dwóch faktur elektronicznych. Jan Kowalski nie może już wystawić i wysłać ich duplikatu w formie elektronicznej. Powodem jest cofnięcie akceptacji kontrahenta, który poprosił o duplikaty. Jan Kowalski wystawi duplikaty, ale w formie papierowej. Koniecznie musi zamieścić w nich adnotację, że każdy duplikat dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
 
reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Aleksandra Fiszer

Starszy Specjalista ds. Projektów HR

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »