| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Księga przychodów i rozchodów w praktyce

Księga przychodów i rozchodów w praktyce

Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi dowód, pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych. Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Określa ono szczegółowy zakres obowiązków podatnika, dokumenty będące podstawą zapisów, terminy zawiadomienia fiskusa o prowadzeniu księgi, jak również inne nieodzowne informacje.

Dowody księgowe

Wszelkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane za pomocą prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych. Dowody księgowe powinny:

• stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,

• zawierać:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

– datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

– przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

– podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

• być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Każdy dowód powinien posiadać numer odpowiadający liczbie porządkowej, pod którą został zaksięgowany w księdze. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Nie ma w rozporządzeniu MF przepisu, na podstawie którego można byłoby korzystać z tłumaczeń dowodów księgowych wystawionych w języku obcym na język polski. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Błędów nie można poprawiać w opisany sposób w dowodach, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek. Nie można też poprawiać dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Podstawowymi dowodami księgowymi są:

• faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP,

• dokumenty celne,

• rachunki oraz

• faktury korygujące i noty korygujące.

Zasady, którym podlegają faktury, opisane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 102, poz. 860).

Za dowody księgowe uważa się również:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

• dowody przesunięć,

• dowody opłat pocztowych i bankowych,

• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, które są wymagane dla dowodów księgowych.

Można dokumentować zapisy dotyczące kosztów (wydatków) w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych. Dowody wewnętrzne powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43),

• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (materiały zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości),

• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,

• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,

• opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych,

• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, wymaganych przepisami rozporządzenia MF – podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Ponadto dowodami księgowymi mogą być paragony. Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

PRZYKŁAD

Urzędy skarbowe mogą kwestionować dokumentowanie wydatków ponoszonych w jednostkach handlu detalicznego, które mogą być dokumentowane paragonami. Ważne jest zwrócenie uwagi, co jest materiałem biurowym, a co jest wyposażeniem firmy. Przykładowo kalkulator może być uznawany za wyposażenie firmy, w związku z czym urzędy skarbowe kwestionują dokumentowanie powyższego zakupu na podstawie paragonu. Prawidłowym dowodem księgowym powinna być faktura. Dla bezpieczeństwa warto więc posiadać faktury na zakup materiałów biurowych, które mogą być potraktowane jako wyposażenie firmy.

Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragon powinien być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, powinien określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

PLUSY I MINUSY

+ Fakturami mogą być również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi. Ważne jest, aby taki dowód zapłaty zawierał następujące dane: nazwę i NIP sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku.

W przypadku gdy podatnik prowadzi działalność w mieszkaniu prywatnym, to może niektóre wydatki związane z eksploatacją mieszkania (np. energię elektryczną) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą zaksięgowania takich wydatków powinien być dowód wewnętrzny. Ważne jest, aby dowód wewnętrzny zawierający wymagane dane był przechowywany wraz z fakturą, na podstawie której został sporządzony.

Podstawą zapisów opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne może być wydruk z rachunku bankowego. Taki dowód księgowy jest akceptowany przez organy podatkowe.

PRZYKŁAD

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek posiadania konta bankowego, za pomocą którego rozlicza się z urzędem skarbowym. Odsetki na firmowym koncie stanowią przychód podatnika. Na koniec miesiąca bank nalicza odsetki od zgromadzonych kwot na rachunku. Wyciąg bankowy będzie dla podatnika podstawą zaksięgowania tego przychodu w księdze.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Foryś Wojciechowski Spółka komandytowa

Kancelaria Radców Prawnych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »