| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

Istotnym elementem zorganizowania rachunkowości każdej firmy jest właściwy system dokumentacji księgowej. Jego rola wynika z prawnego obowiązku udokumentowania wszystkich zapisów występujących w danym okresie. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala on bowiem odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z obowiązującymi przepisami, a także na bieżąco kontrolować skutki poszczególnych operacji związanych z prowadzoną działalnością. Wpływa to w istotny sposób na organizację pracy całej firmy, a tym samym na jej wyniki finansowe.

Organizacja dokumentacji księgowej
 
Organizacja dokumentacji księgowej obejmuje przede wszystkim opracowanie zasad wystawiania (emisji), kontroli, obiegu i przechowywania dokumentów.
Ze względu na to, że nie wszystkie dowody (egzemplarze) podlegają ujęciu w księgach rachunkowych, konieczny jest ich podział na dowody księgowe i dowody niepodlegające księgowaniu. Jeżeli operacja jest dokumentowana kilkoma dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu (np. przyjęcie środków trwałych może być dokumentowane dowodami: OT – otrzymanie środka trwałego, fakturą VAT, protokołem zdawczo-odbiorczym), to należy wyznaczyć dowód albo egzemplarz tego dowodu, który będzie stanowił podstawę księgowania. Ponadto trzeba określić sposób postępowania z każdym egzemplarzem dowodu.
 
Jak klasyfikować dokumenty księgowe
 
Różnorodność operacji gospodarczych występujących w firmie sprawia, że do ich odwzorowania stosuje się dokumenty różne pod względem rodzaju, przeznaczenia czy formy.
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą stanowić dowody księgowe:
• zbiorcze, dotyczące wielu jednorodnych dowodów źródłowych (np. raport kasowy ujmujący dowody wpłat i wypłat gotówki, polecenia księgowania), przy czym ewidencji podlegają łączne kwoty,
• korygujące (np. noty księgowe, faktury korygujące VAT) wystawiane w celu skorygowania błędnych zapisów,
• rozliczeniowe (np. rozdzielniki kosztów), które ujmują dokonane już zapisy według innych (nowych) kryteriów klasyfikacyjnych,
• zastępcze, wystawiane przez księgowość jednostki i do czasu nadejścia dowodu zewnętrznego zastępujące go; jeżeli po otrzymaniu dowodu obcego wystąpi różnica między oboma dokumentami, to należy dokonać zapisu doprowadzającego do poziomu zgodnego z ujętym w dowodzie obcym.
UWAGA!
Dowodem zastępczym nie można dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Obok dowodów wynikających z ustawy o rachunkowości mogą występować również dowody, których zawartość merytoryczną określają: prawo podatkowe (np. dokumentacja VAT), prawo bankowe, prawo wekslowe. Natomiast w odniesieniu do dokumentów, których rodzaju i treści nie regulują żadne przepisy – jednostka może samodzielnie ustalać rodzaje dowodów dokumentujących operacje gospodarcze. Dowodem takim jest np. rachunek za jazdy miejscowe własnym samochodem wystawiony przez pracownika, który używa samochodu własnego do celów służbowych.
 
Dokumenty „z komputera” a wymogi ustawowe
 
Większość firm prowadzi swoje księgi komputerowo. Występują zatem również pewne wymogi dla dokumentów generowanych w programach finansowo-księgowych. I tak, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji już zawartych w księgach. Muszą one jednak spełniać określone wymagania, a mianowicie:
• w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; trwałą formę ma dowód zdatny do długotrwałego przechowywania (np. płyty CD, mikrofilmy, wydruki na papierze),
• można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności ich przetwarzania oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wymienione wymagania może spełnić automatyczna rejestracja danych, zastosowanie cyfr i sum kontrolnych, kluczy identyfikacyjnych, a także kopiowanie nośników oraz zastosowanie podpisu elektronicznego.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Danuta Trochim

Księgowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »