| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

Istotnym elementem zorganizowania rachunkowości każdej firmy jest właściwy system dokumentacji księgowej. Jego rola wynika z prawnego obowiązku udokumentowania wszystkich zapisów występujących w danym okresie. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala on bowiem odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z obowiązującymi przepisami, a także na bieżąco kontrolować skutki poszczególnych operacji związanych z prowadzoną działalnością. Wpływa to w istotny sposób na organizację pracy całej firmy, a tym samym na jej wyniki finansowe.

Kwalifikowanie dokumentów księgowych
 
Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Segregacja ma na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, takie jak np. dowody bankowe, magazynowe, zakupu. W ramach jednorodnej grupy dowody są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych (np. bieżący, pomocniczy, lokat terminowych – jeżeli jednostka ma ich kilka) czy kontrahentów. Posegregowane dowody księgowe są następnie opatrywane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.
Przed zadekretowaniem dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Jej uwidocznienie powinno nastąpić przez podanie w dokumentach księgowych daty i podpisów osób sprawdzających.
Po sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentów księgowych wystawionych w okresie sprawozdawczym dokonuje się ich dekretacji. Polega ona na umieszczeniu w dowodzie księgowym dyspozycji (zwanej dekretem) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.
Ustawodawca nakłada obowiązek dekretowania dowodów księgowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach, jeśli nie wynika to z techniki dokonywania zapisu.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych dotyczących podpisów i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dekretacji dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Na ogół używana jest do tego celu specjalna pieczątka. Ujęcie wymienionych danych w dekrecie sprzyja powiązaniu dokumentów źródłowych z zapisami księgowymi. Podanie przy zapisie księgowym symbolu i numeru umożliwia dotarcie do dokumentu źródłowego stanowiącego jego podstawę.
Przykład
Przykładowe oznaczenia dokumentów
1) Faktura zakupu:
FVZ (symbol dokumentu) 135 (numer kolejny)/06 (rok operacji)
2) Faktura korygująca zakup:
FKZ 12/06
3) Faktura sprzedaży:
FVS 43/06
4) Naliczenie amortyzacji:
PK 5/06
Po zaksięgowaniu dowody księgowe podlegają przechowywaniu (archiwizacji) przez obowiązujący okres, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Wymagania w tym zakresie zostały określone w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
 
 
 

Maria Hass-Symotiuk

Biuletyn Rachunkowości i Finansów Nr 5/2006
z dnia 2006-03-01
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

LAUREN PESO POLSKA Sp. z o.o.

Specjaliści w zakresie doradztwa personalnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »