| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak przeprowadzić inwentaryzację na dzień bilansowy

Jak przeprowadzić inwentaryzację na dzień bilansowy

Konieczność weryfikacji stanu faktycznego z zapisami ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy wynika z przepisów bilansowych. Ustawa o rachunkowości uznaje jednak za dotrzymanie tego terminu w stosunku do większości składników majątku, jeżeli zostanie rozpoczęta już w październiku, a zakończona 15 stycznia.

Przygotowanie inwentaryzacji
 
W tym celu trzeba przede wszystkim sporządzić właściwą dokumentację. Istotne więc będzie stworzenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji. Powinien on wyznaczać składniki majątku poddane w danym roku inwentaryzacji oraz terminy: dokonania inwentaryzacji, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Harmonogram prac tworzony jest zazwyczaj na potrzeby jednego roku obrotowego. Jednak w większych jednostkach posiadających znaczny majątek, którego inwentaryzację można przeprowadzać rzadziej niż raz w roku (np. raz na 4 lata – niektóre środki trwałe), warto takie plany sporządzać na okresy kilkuletnie.
Harmonogram inwentaryzacji stanowi dopełnienie wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej (istotne bez względu na wielkość i jej charakter). W zarządzeniu tym przede wszystkim powołuje się komisje inwentaryzacyjne oraz określa metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku.
Istotne jest wyznaczenie do tego odpowiednich osób w związku z różnym charakterem inwentaryzowanych aktywów i pasywów, a także metod jej przeprowadzania. Jest to szczególnie istotne, gdy są jej poddawane nietypowe materiały. W takich przypadkach może się okazać, że komisja składająca się z pracowników nie jest wystarczająca i konieczne jest powołanie eksperta o określonej specjalizacji. Może tak się zdarzyć, jeżeli np. spisowi z natury poddawane są materiały sypkie lub specjalistyczne części maszyn.
Kolejnym ważnym elementami przygotowań do inwentaryzacji zwłaszcza w dużych jednostkach jest utworzenie instrukcji inwentaryzacyjnej. Jest to akt wewnętrzny i powinien być dostosowany indywidualne do specyfiki i wielkości danej jednostki. Najlepiej, aby uwzględniał on doświadczenia lat ubiegłych i zawierał wyjaśnienia pomagające uniknąć dotychczas zdarzających się błędów. Może więc ona zawierać m.in.:
• wyjaśnienie ogólnych zasad inwentaryzacji
• sposoby przygotowania poszczególnych składników majątku,
• opis metod przeprowadzania inwentaryzacji
• zasady kompensowania niedoborów i nadwyżek
• zasady weryfikacji i rozliczenia różnic
• kompetencje i zadania komisji i zespołów spisowych
• przemieszczanie się składników majątku w trakcie inwentaryzacji
• zasady postępowania przypadku ujawnienia uszkodzonych składników majątku.
Jeżeli wszystkich formalności dopilnowano, a majątek przygotowano do inwentaryzacji, można przystąpić do technicznej weryfikacji stanu faktycznego.
 
Aktywa pieniężne
 
Środki pieniężne bez względu na formę, w jakiej występują, inwentaryzuje się dokładnie na dzień bilansowy. Rodzaj danego środka determinuje natomiast metodę jego inwentaryzacji, co jest uregulowane w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 środki pieniężne, a także papiery wartościowe (np. obce czeki i weksle) w kasie należy zinwentaryzować drogą spisu z natury. Zaś środki na rachunku bankowym przez potwierdzenie salda przez bank. Istotne jest również, aby na dzień bilansowy jednostka zweryfikowała konto 139 „Środki pieniężne w drodze”. Jeżeli posiada na dzień bilansowy w ewidencji księgowej tego typu aktywa, musi je zweryfikować na podstawie dostępnych dokumentów.
Do kontroli prawidłowości zapisów księgowych ze stanem faktycznym kasy kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną. Jednak w czasie przeprowadzanych przez nią działań niezbędna będzie obecność kasjera, czyli osoby materialnie odpowiedzialnej. Komisja przelicza wszystkie znajdujące się w kasie banknoty oraz monety i wpisuje je do protokołu. W razie ujawnionych różnic należy je zaewidencjonować w księgach i ustalić osoby za nie odpowiedzialne.
Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na koncie bankowym wymaga jedynie uzyskania potwierdzenia salda. W praktyce nie ma z tą czynnością problemów. Każdorazowa zmiana stanu środków na rachunku bankowym jest potwierdzana przez bank wyciągiem bankowym. W sytuacji gdy zostaną stwierdzone różnice, należy niezwłocznie powiadomić o tej niezgodności bank. Natomiast w księgach rachunkowych konieczne jest uwidocznienie tego stanu odpowiednim zapisem: Wn konto 247 „Pozostałe rozrachunki zewnętrzne” w analityce: „Rozrachunki z bankiem z tytułu błędów na rachunkach bankowych”)/ Ma 130 „Rachunek bankowy”. Środki pozostaną na koncie rozrachunków do momentu otrzymania z banku dokumentacji, na podstawie której jednostka dokona korekty zapisów w księgach.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Foryś Wojciechowski Spółka komandytowa

Kancelaria Radców Prawnych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »