| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak przeprowadzić inwentaryzację na dzień bilansowy

Jak przeprowadzić inwentaryzację na dzień bilansowy

Konieczność weryfikacji stanu faktycznego z zapisami ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy wynika z przepisów bilansowych. Ustawa o rachunkowości uznaje jednak za dotrzymanie tego terminu w stosunku do większości składników majątku, jeżeli zostanie rozpoczęta już w październiku, a zakończona 15 stycznia.

Inwentaryzacja należności
 
Rozrachunki z kontrahentami należy inwentaryzować raz w roku (między kwartałem kończącym rok obrotowy a 15 dniem roku kolejnego). Jedną z możliwości jej przeprowadzenia (najbardziej właściwą) jest weryfikacja sald. W tym celu wierzyciel może żądać od kontrahenta potwierdzenia stanu należności na piśmie. Powinien on wysłać w dwóch egzemplarzach tzw. potwierdzenie sald (wykaz pozycji wskazujących na wykaz należności), z których jeden będzie mu odesłany. Dokument należy odpowiednio przygotować, co oznacza, że powinny być w nim zawarte dane wystawcy, odbiorcy oraz te dotyczące faktury, z której wynika należność. Musi też zawierać pieczęć, datę wystawienia dokumentu, a także podpis wystawcy. Kontrahent potwierdza zgodność salda lub zgłasza zastrzeżenia. Jeżeli więc pojawią się rozbieżności, należy ustalić przyczyny tego stanu rzeczy. Mogą one wynikać np. z przeoczeń i niewprowadzenia do ksiąg rachunkowych informacji o spłacie należności (potwierdzone wyciągiem bankowym) lub błędów w zaksięgowaniu faktury. Obowiązek przeprowadzenia takiej weryfikacji zgodnie z prawem bilansowym spoczywa na osobie wierzyciela. Nie wyklucza to jednak uzyskania takiego potwierdzenia przez dłużnika.
Drugim sposobem przeprowadzenia inwentaryzacji należności (bądź zobowiązań) jest weryfikacja ich realnej wartości za pomocą porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami. Jednak art. 26 ust. 1 pkt 3 zastrzega, że jest ona dopuszczalna tylko gdy uzgodnienie sald nie byłoby możliwe z uzasadnionych przyczyn. Takie natomiast najczęściej występują w przypadku, gdy kontrahenci nie prowadzą ksiąg rachunkowych. Nie podlegają więc przepisom ustawy o rachunkowości i w praktyce zdarza się często, że nie odsyłają potwierdzenia salda.
Podobnie jest w związku z należnościami spornymi dochodzonymi na drodze sądowej. Pomocne w tej sytuacji będą takie dokumenty, jak wyroki lub pozwy sądowe.
Prowadząc inwentaryzację należności warto zwrócić uwagę, czy nie nastąpiły nowe okoliczności, które powodują, że prawdopodobieństwo wyegzekwowania danej należności nie wzrosło. Może się też okazać, że dotychczasowe należności nieobjęte odpisem stały się zagrożone, co determinuje utworzenie odpisu. Natomiast gdy ustąpiły przyczyny dotychczasowych odpisów, fakt ten będzie ewidencjonowany za pośrednictwem konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Wynika to bezpośrednio z art. 35c ustawy o rachunkowości.
Taka weryfikacja jest istotna ze względu na fakt, że prawo bilansowe zobowiązuje jednostkę na dzień kończący rok obrotowy do weryfikacji wartości należności.
 
Rozliczenie inwentaryzacji
 
Ujawnione nadwyżki, niedobory (ewentualnie szkody) trzeba rozliczyć w księgach. Należy w pierwszej kolejności ustalić przyczynę powstania takiego stanu rzeczy. Czynności te wykonuje komisja inwentaryzacyjna. Wnioski natomiast musi umieścić w protokole inwentaryzacyjnym. Istotne będzie w tym przypadku określenie, czy niedobory lub szkody zostały zawinione np. przez pracownika odpowiedzialnego materialnie. Czy też niezawinione i wynikają np. z naturalnych ubytków lub zdarzeń nadzwyczajnych. Od tego bowiem będzie uzależniony sposób ewidencji różnic. W niektórych przypadkach istnieje możliwość kompensaty nadwyżek i szkód. Muszą być jednak spełnione określone warunki. Niedobory i nadwyżki:
• zostały stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji (w tym samym okresie rozliczeniowym),
• powstały w wyniku niezawinionej pomyłki,
• dotyczą tego samego lub podobnego asortymentu,
• dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.
Należy pamiętać, że do kompensaty przyjmuje się zasadę mniejszej ilości oraz mniejszej wartości różnic kompensowanych składników majątku. I tak na przykład możemy kompensować niedobory i nadwyżki wazonów. Niedobór wazonu 1 wynosi 10 sztuk, których wartość jednostkowa wynosi 11 zł. Nadwyżka natomiast wazonów 2 to 7 sztuk każdy o wartości 15 zł. W takim przypadku kompensata ilościowo-wartościowa wyniesie (7 szt. po 11 zł) 77 zł. Pozostała więc w przypadku wazonu 1 różnica ilościowa ([10 szt. – 7 szt.] x 11 zł) – niedobór o wartości 33 zł. Natomiast wazonu 2 różnica wartościowa ([15 zł – 11 zł] x 7 szt.) – nadwyżka w wartości 28 zł.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

StukPuk.pl

Jesteśmy grupą młodych ludzi zdrowo stukniętych na punkcie materiałów budowlanych, którzy pewnego dnia wpadli na pomysł, aby pasję i doświadczenie przekuć w sukces.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »