| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Zasady rozliczania kosztów zagranicznych podróży służbowych regulowane są przez przepisy prawa pracy, ustawy o rachunkowości oraz przepisy podatkowe. Istnieją pewne rozbieżności pomiędzy tymi regulacjami. Zasady wypłacania pracownikom zaliczek na pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową oraz rozliczania poniesionych wydatków po zakończeniu delegacji regulują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej dnia 19 grudnia 2002 r. Zgodnie z par. 13 tego rozporządzenia pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej, chyba że wyrazi zgodę na wypłatę ekwiwalentu w walucie polskiej. Natomiast rozliczenie kosztów podróży może być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. W omawianym przypadku obliczenie kwoty, jaką powinien zwrócić pracownik albo jaka jemu powinna być zwrócona, może być dokonane w każdej z trzech wymienionych walut.
Odrębną kwestią jest ujęcie poniesionych wydatków w księgach rachunkowych oraz ustalenie wysokości kosztów do celów podatkowych. W obu tych przypadkach rozliczenie powinno nastąpić w polskiej walucie. Wysokość wypłaconej zaliczki powinna być ujęta w księgach rachunkowych w kwocie obliczonej zgodnie z art. 30 ustawy o rachunkowości po kursie średnim NBP dla euro. Wypłata zaliczki nastąpiła w tej walucie z rachunku bankowego firmy, bez konieczności zakupu waluty w banku. Po zakończeniu delegacji wzajemne rozrachunki z pracownikiem powinny zostać rozliczone po kursie rzeczywistym stosowanym przez bank, z którego korzysta zakład pracy.
Wysokość kosztów podatkowych związanych z podróżą służbową w przypadku firmy podlegającej przepisom ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oblicza się na podstawie art. 15 tej ustawy. Przepisy podatkowe stanowią, że koszty uzyskania przychodu przelicza się po kursie średnim NBP z dnia poniesienia kosztu. Przeliczenia kosztów po kursie sprzedaży walut z dnia zapłaty dokonuje się, jeżeli występują różne kursy walut pomiędzy dniem ich zarachowania i dniem zapłaty. Przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej taka sytuacja nie będzie miała miejsca, ponieważ zarachowanie kosztów, z wyjątkiem diet i ryczałtów, nastąpi na podstawie dokumentów potwierdzających ich wcześniejszą zapłatę. W związku z powyższym, koszty podróży dokumentowane rachunkami powinny być obliczone po kursie średnim NBP. Natomiast diety i ryczałty, jeżeli będą zwrócone pracownikowi w walucie obcej po zarachowaniu kosztów podróży, będzie można przeliczyć po kursie sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego korzysta firma. Coraz częściej wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowej są regulowane przy użyciu kart płatniczych. Jeżeli pracownik korzysta ze swojej prywatnej karty, pojawia się problem ponoszonych przez niego różnic kursowych. Organy podatkowe reprezentują pogląd, że obciążenie karty płatniczej pracownika nie jest związane z wydatkiem podatnika, a różnice kursowe, które poniósł podatnik, nie są dla niego różnicami kursowymi w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zdaniem organów podatkowych różnice kursowe pojawią się jedynie w przypadku płatności dokonanej firmową kartą płatniczą (pismo Izby Skarbowej w Gdańsku BI/005-1261/04 z dnia 21 lipca 2005 r.).
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria GRAVIS LEGAL GROUP Widera, Sułkowski Sp.j.

Kancelaria

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »