| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Podróż służbowa
 
Zgodnie z regulacjami zawartymi w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 21, poz. 96 z późn. zm.) przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem zamieszkania pracownika. Pracodawca powinien więc zadbać o to, by w umowie o pracę dokładnie określić miejsce wykonywania pracy przez pracownika. Ma to znaczenie o tyle, że nie będzie podróżą służbową podróż zarówno do samej miejscowości, jak i w jej obrębie, jeżeli pracownik ma w niej stałe miejsce pracy, jak również miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeśli została ona wskazana pracownikowi jako miejsce pracy. O podróży służbowej można więc mówić dopiero wtedy, gdy pracownik odbywa ją do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Trzeba też pamiętać, że podróż pracownika do miejscowości, która została wskazana w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy nie jest podróżą służbową, a jedynie dojazdem pracownika do miejsca pracy.
Inaczej będzie jednak w przypadku, kiedy pracownik zostaje zatrudniony np. na podstawie umowy na czas określony i od razu zostaje oddelegowany za granicę, a jego powrót stamtąd jest przewidziany dopiero po zakończeniu zatrudnienia. W takiej sytuacji powstaje wątpliwość czy mamy do czynienia z podróżą służbową, czy też nie, tym bardziej że przez cały okres trwania umowy stałe miejsce wykonywania pracy znajduje się za granicą. W takim przypadku należy zwrócić uwagę na stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w wyroku z 30 maja 2001 r., gdzie stwierdzono, że gdy zachodzą tego typu okoliczności, nie można uznać, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu art. 775 par. 1 k.p. (sygn. akt I PKN 424/00).
 
Można ustalać zasady rozliczeń
 
Generalnie zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych określają odpowiednie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej: z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Pozostali pracodawcy mogą w inny sposób ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej swoim pracownikom, ponieważ przepisy wymienionych rozporządzeń ich nie dotyczą. W takim przypadku trzeba jednak pamiętać o tym, by zasady rozliczania podróży służbowych zostały określone w odpowiednim dokumencie. Ustalenia z tego zakresu mogą być zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi tworzyć regulaminu wynagradzania. Gdy brak jest tego typu ustaleń, pracownikowi wysyłanemu w podróż służbową przysługują należności ustalone zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników sfery budżetowej. Zasadniczo, pracodawca może określić warunki zwrotu kosztów podróży służbowej inaczej niż tak, jak wynika to z powołanych wcześniej rozporządzeń (zarówno bardziej, jak i mniej korzystnie). Możliwość ustalenia własnych zasad rozliczania służbowych wyjazdów nie oznacza jednak pełnej dowolności. Trzeba mieć na uwadze zastrzeżenie, że w żadnym wypadku dieta za dobę podróży służbowej tak krajowej, jak i zagranicznej nie może być ustalona na poziomie niższym niż dieta określona w rozporządzeniu dotyczącym krajowych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Jednak najczęściej pracodawcy opierają się na zasadach ustalonych w odniesieniu do podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. W związku z tym, z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
 

Źródło:

INFOR

HITY INFORU

TERMINARZ

LIP26
TydzieńPWŚCPSN
2730123456
2878910111213
2914151617181920
3021222324252627
3128293031010203

Narzędzia księgowego

Eksperci infor.pl

Jan Furtas

konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych

Zostań ekspertem Infor.pl »