| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Podróż zagraniczna
 
Co do zasady czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; natomiast morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.
Zasadniczo, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. W takim przypadku zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy.
Trzeba też pamiętać, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Z kolei na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (ryczałty nie przysługują przy podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu). Przy podróży samochodem obowiązują stawki za kilometr.
Generalnie, pracodawca powinien przekazać pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Jednak za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.
Przy kwalifikowaniu wyjazdu pracownika decydujące znaczenie ma określenie, czy pracownik wykonuje zadanie na zlecenie pracodawcy oraz czy zadanie jest wykonywane poza miejscem pracy. Jednak należy liczyć się z tym, że tego co sami uznamy za podróż służbową może nie potwierdzić urząd skarbowy. Najwięcej problemów odnosi się do podróży służbowych pracowników kierowców. Sprawy nie ułatwia fakt, że często same urzędy skarbowe wydają różne decyzje w tym zakresie. Tymczasem w piśmie z 4 kwietnia 2006 r. minister pracy i polityki społecznej wyjaśnił, że miejscem wykonywania pracy wymagającej przemieszczania się (kierowcy, przedstawiciele handlowi) jest miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań, a następnie składa sprawozdanie. W piśmie znajduje się jednak informacja, że zgodnie z charakterem pracy stałym miejscem pracy może być więcej niż jedna miejscowość lub określona trasa. Jednocześnie dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że zawarcie w treści umowy o pracę zapisu, że miejscem wykonywania pracy przez kierowcę jest siedziba firmy, nie oznacza, że w każdym przypadku wyjazd kierowcy poza siedzibę pracodawcy w związku z wykonywaniem pracowniczych czynności prowadzenia pojazdu może być utożsamiane z podróżą służbową (decyzja z 23 maja 2006 r., nr PB I-2/4117/IS/IN-7/US Skiern./06/JF). W konsekwencji należy uznać, że wykonywanie w tych miejscach obowiązków służbowych nie powoduje obowiązku wypłacania diet. Wskazano, że w pojęciu podróży służbowej nie mieści się stałe pokonywanie odległości w związku z wykonywaniem usług prowadzenia samochodu, w celu realizacji zlecenia transportowego. Dlatego wyjazd z miejsca stałego postoju nie może być traktowany jako rozpoczęcie podróży służbowej, a jedynie rozpoczęcie godzin pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego.
W uzasadnieniu do tej decyzji podkreślono również, że istotę czynności pracownika zatrudnionego w charakterze kierowcy stanowią stałe wyjazdy do różnych miejscowości, zarówno w kraju, jak i za granicą, a nie praca w siedzibie pracodawcy.
Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty noclegu. Jeśli pracownik przedstawi faktury potwierdzające zapłatę za hotel – dostanie zwrot w takiej wysokości, ile zapłacił za hotel. Natomiast jeśli pracownik nie posiada odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesiony wydatek, wtedy należy mu się ryczałt w wysokości 150 proc. diety za każdy nocleg. Ryczałt pracownikowi nie przysługuje, jeśli miał on zapewniony bezpłatny nocleg, za czas przejazdu oraz jeśli pracodawca stwierdzi, że pracownik może codziennie wracać do domu.
Należy pamiętać, że pracodawca ma także możliwość zwrotu pracownikowi tzw. innych udokumentowanych wydatków, określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Warto wiedzieć, że w takim przypadku to sam pracodawca decyduje o tym, co uzna za taki wydatek i w jakiej części dokona zwrotu. Przepisy bowiem nie precyzują tych kwestii, pozostawiając swobodę uznania pracodawcy, który nie musi tworzyć żadnych wytycznych przed podróżą pracownika. Decyzję w tym zakresie można bowiem podjąć nawet po zakończeniu podróży przez pracownika. W praktyce najczęściej dokonuje się zwrotu opłaty za wstęp na targi i konferencje, za przejazd autostradą czy parking. Podstawowym wymogiem, jaki musi być spełniony, aby inne wydatki podlegały zwrotowi jest to, by były one związane z działaniem w zakresie celu podróży, czyli realizowaniem zadań służbowych w interesie pracodawcy.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Michał Sroczyński

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »