| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Rozliczanie jak u pracownika
 
Analogiczne zasady rozliczania podróży w celach służbowych, jak w stosunku do pracowników, można stosować w odniesieniu do osób podróżujących w interesach firmy, jeśli podstawą wykonywania tych czynności jest umowa cywilnoprawna, np. umowa zlecenia (nie stosunek prawnopracowniczy). Co prawda nie można tu mówić o podróży służbowej w takim znaczeniu, jak wynika to z przepisów kodeksu pracy, ale faktycznie takie osoby również mogą otrzymać zwrot poniesionych wydatków w związku z odbytą podróżą. Wydatki poniesione przez osoby wykonujące określone czynności w oparciu o umowy zlecenia czy dzieło mogą być również zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba tylko pamiętać o podstawowych zasadach, które obowiązują w tym zakresie, m.in. właściwym uprawdopodobnieniu ich związku z prowadzoną działalnością, popartym dokumentami, oraz określeniu, na jakich zasadach ma następować ich zwrot zainteresowanym.
Aby uniknąć kłopotów, należy sporządzić odpowiednią umowę ze zleceniobiorcą (lub wykonującym dzieło). W umowie tej powinniśmy dokładnie ustalić, jak będą wyglądały wzajemne rozliczenia kosztów wyjazdu takich osób. Warto też pamiętać o zachowaniu właściwej formy danej umowy, czasami bowiem ustne uzgodnienia mogą okazać się niewystarczające. Jeżeli więc umowę zlecenia zawarto na piśmie, gdzie w pisemnym dokumencie został wskazany przedmiot umowy oraz przysługujące zleceniodawcy wynagrodzenie, to w tej samej formie należy ustalić, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy zlecenia czy używania własnego samochodu czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca. Taka zapobiegliwość ma szczególne znaczenie przede wszystkim dla celów dowodowych.
Poza właściwym skonstruowaniem umowy należy też pamiętać o ewidencji przebiegu pojazdu, która jest nieodzowna, jeśli zleceniobiorca będzie odbywał podróż samochodem osobowym. Konieczność jej zaprowadzenia wynika z treści art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT). Zgodnie z brzmieniem powołanego przepisu kosztem może być tylko wydatek nieprzekraczający limitu kilometrów (iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr). Ewidencja jest więc potrzebna po to, by określić, jaka ilość kilometrów została pokonana. Brak odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza możliwość zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu przez zleceniobiorcę za koszt uzyskania przychodu.
 
Jeśli jesteś właścicielem
 
Problematyczne dla wielu podatników jest rozliczanie podróży służbowych właścicieli firm. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku właścicieli firm nie można używać pojęcia podróży służbowej w takim znaczeniu, jakie nadają mu przepisy kodeksu pracy. Do prawnopracowniczego rozumienia tego pojęcia potrzebny jest przecież fakt wydania polecenia służbowego, a trudno zakładać, że właściciel sam sobie takie polecenie wydaje. Niemniej jednak na potrzeby przepisów podatkowych również w odniesieniu do właściciela przyjmuje się, że może on podróż służbową odbyć, a jej koszty rozlicza się na zasadach analogicznych do rozliczania pracowników. A zatem, zasadniczo, jeżeli właściciel załatwia sprawy firmowe, należy mu się zwrot wydatków. Wartość diety właściciel firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku rozliczania podróży służbowych zastosowanie znajduje ogólna zasada, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Trzeba jednak pamiętać, że zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów diet będzie ograniczone do wysokości limitu. W przypadku podróży służbowej na terenie kraju limit wynosi 22 zł za dobę, natomiast w odniesieniu do podróży zagranicznej limit jest uzależniony od państwa, do którego odbywała się podróż. Właściciel firmy, który chce zaliczyć do kosztów wydatki związane z dietami, nie musi w tym celu dokumentować ich fakturami czy rachunkami. Zgodnie z treścią rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą również dotyczyć wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. A zatem w przypadku właściciela firmy wystarczające będzie tzw. rozliczenie podróży służbowej.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

KPDA Biuro rachunkowe

Doradztwo podatkowe, księgowość dla firm i obsługa w zakresie sprawozdawczości, kadr i płac oraz audytu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »