| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Potrzebne są dokumenty
 
Jednak odpowiednie faktury okażą się niezbędne, jeśli właściciel firmy zechce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z posiłkami. Ważne jest tu jednak zastrzeżenie, że wydatki na posiłki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy wydatki na posiłki mogły być uznane za reprezentację firmy. Będzie to miało miejsce np. wtedy, gdy podatnik zaprosi kontrahenta na obiad. Wydatek taki będzie można rozliczyć w ramach limitu 0,25 proc. przychodów, pod warunkiem jednak, że zostanie on właściwie udokumentowany. Nie można zaś zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wyżywienie samego właściciela firmy – zarówno organy podatkowe, jak i sądy nie znajdują do tego wystarczających podstaw.
Organy podatkowe mogą nam jednak kwestionować zasadność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z odbytą podróżą służbową, która nie zakończyła się podpisaniem umów handlowych z kontrahentami, pomimo iż taki był cel podróży. W takich okolicznościach warto pamiętać, że NSA nie uznaje takiej praktyki organów podatkowych za właściwą, jednak stwierdza, że na podmiocie gospodarczym w takich sytuacjach ciąży obowiązek przynajmniej uprawdopodobnienia, że odbywane podróże zagraniczne pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podatnik może to uprawdopodobnić np. przez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wstępne oferty czy też porozumienia), które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodu (por. wyrok NSA z wyroku z 18 grudnia 1996 r. (sygn. akt I SA/Po 832/96).
Z tych właśnie powodów tak ważne jest, by właściciel firmy wyjeżdżając w interesach przy rozliczaniu wydatków z nim związanych pamiętał, by zgromadzić wszelkie dokumenty potwierdzające, że konkretny wyjazd miał charakter służbowy. Chodzi tu nie tylko o bilety czy faktury z restauracji, ale również zaproszenie do negocjacji, oferty handlowe, dokumenty potwierdzające przeprowadzone badania rynku, protokoły ustaleń poczynionych z potencjalnymi kontrahentami, oficjalne notatki z przeprowadzonych spotkań itp. Jest to tym bardziej konieczne, że każdy wydatek powinien być poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie będzie jednak wystarczające ogólnikowe powoływanie się przez stronę na prowadzenie negocjacji, które nie zakończyły się zawarciem kontraktu. Zdaniem NSA nie sposób założyć, że strona ograniczyła się do kontaktów osobistych z przedstawicielami kontrahenta zagranicznego, a nie zachowała żadnej korespondencji, faksów, rachunków telefonicznych, ofert, umowy przedwstępnej itp. (wyrok NSA z 20 marca 1998 r., sygn. akt I SA/Gd 828/96). Nie można też liczyć na to, że zostaną uwzględnione wydatki, które zostaną udowodnione i udokumentowane dokumentami sporządzonymi w okresie późniejszym. Orzecznictwo sądowe nie pozostawia tutaj wątpliwości: taka praktyka jest niedopuszczalna (por. wyrok NSA z 14 lipca 1999 r., sygn. akt I SA/Gd 1360/97).
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Iga Kalinowska

Aplikant adwokacki

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »