| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Sądy mają inne zdanie
 
W orzecznictwie sądów administracyjnych coraz częściej pojawia się jednak pogląd, że nieuzasadnione jest założenie, że podatnik, wykonując zadania poza krajem, nie odbywa podróży służbowej tylko dlatego, że nie jest pracownikiem albo zadania te wchodzą w zakres jego działalności gospodarczej. Osoby prowadzące działalność gospodarczą z tytułu odbywania podróży służbowych nie mogą rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu kosztów faktycznie poniesionych z tytułu zwiększonych wydatków na koszty utrzymania, lecz mogą się rozliczyć tylko swoistym ryczałtem – wartością diet za czas podróży służbowej, przysługującą pracownikom. Za zagraniczną podróż służbową należy uznać wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę zadań spółki poza granicami kraju. Dlatego za nieuprawnione należy uznać stanowisko organów podatkowych, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (np. usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych, natomiast podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych – por. wyrok NSA z 15 września 2005 r., sygn. akt FSK 2175/04.
 
Tylko udokumentowane wydatki
 
Jeśli chodzi o wydatki, które wiążą się z prowadzeniem interesów przez podatnika, to – aby można je było uznać za zaliczane do kosztów uzyskania przychodu – trzeba bezwzględnie pamiętać o odpowiednim potwierdzeniu ich poniesienia. Sądy niejednokrotnie zwracały uwagę, że wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, pod zasadniczym warunkiem że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, że wydatek poniesiono i był niezbędny do osiągnięcia przychodu firmy.
Zazwyczaj nie budzi wątpliwości możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z opłaceniem noclegu przez przedsiębiorcę będącego na zagranicznym wyjeździe w celach służbowych. W takim przypadku rozlicza się cały wydatek, przepisy nie wprowadzają bowiem żadnych limitów w tym zakresie. Tymczasem istnieje możliwość zaliczenia w koszty wydatków związanych z wynajęciem mieszkania za granicą.
Jak wiadomo, kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki:
• pozostają w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodów, tzn. zostały poniesione w celu jego osiągnięcia,
• nie zostały enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wydatki nie uznawane za koszty uzyskania przychodu,
• ich poniesienie udokumentowane jest w sposób niebudzący wątpliwości.
Wyszczególnienie w przepisie art. 23 ustawy o PIT wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu, nie stwarza prawnego domniemania, iż wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23, zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Muszą być zachowane dalsze cechy charakteryzujące źródło przychodów oraz istnienie związków przyczynowych pomiędzy ich poniesieniem, a celem, jakim jest osiągnięcie przychodu.
Prawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodów ma bezpośrednie znaczenie dla sprecyzowania wysokości osiągniętego dochodu, którym jest nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania. Wysokość dochodu ma z kolei bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego. Generalnie zatem należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W takim ujęciu kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Należy jednak pamiętać, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności każdorazowo spoczywa na podatniku.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Portal Skarbiec.Biz S.A.

Portal Skarbiec.Biz S.A. - największy w Polsce niezależny serwis o prawie, finansowaniu, gospodarce i rynku kapitałowym, który zachowuje pełną niezależność od banków, firm inwestycyjnych i instytucji kredytowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »