| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Wydatki i na hotel, i na mieszkanie
 
Często się zdarza, że w związku z prowadzeniem działalności, np. w zakresie handlu z zagranicą, konieczne są zagraniczne wyjazdy służbowe w celu pozyskania klientów. Z tymi wyjazdami wiąże się też konieczność ponoszenia wydatków na zakwaterowanie. Jeśli wynajęcie mieszkania w celu zakwaterowania w czasie pobytu służbowego jest podyktowane względami ekonomicznymi, gdyż wydatki poniesione na ten cel są niższe niż wydatki poniesione na wynajęcie hotelu, to będą one stanowiły koszt uzyskania przychodu w wysokości faktycznie poniesionej. Trzeba jednak pamiętać, żeby był spełniony warunek, że ich poniesienie ma lub będzie miało wpływ na osiągnięcie przychodu, a podatnik będzie w stanie ten związek jednoznacznie wykazać i udokumentować. Stanowisko takie zajął naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie w postanowieniu z 17 lutego 2006 r. nr P-3-415-34/05.
 
Kiedy rozliczyć podróż
 
Koszty podróży należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Rozliczenia należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia trzeba załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
 
Jak naliczać dietę za zagraniczną podróż służbową
 
Dietę na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki nalicza się następująco:
• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży:
– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
– od 8 do 12 godzin – przysługuje 1 diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:
• śniadanie – 15 proc. diety;
• obiad – 30 proc. diety;
• kolację – 30 proc. diety;
• inne wydatki – 25 proc. diety.
Pracownik dostanie 25 proc. diety w przypadku, gdy otrzymuje za granicą całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Dieta w takiej samej wysokości przysługuje pracownikowi za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą. Diety nie dostanie pracownik, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Przysługuje mu jednak wyrównanie do wysokości należnej diety.
 
Świadczenia wolne od podatku
 
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (z zastrzeżeniem ust. 13 tego przepisu).
 

Edyta Wereszczyńska
 

Gazeta Prawna Nr 196/2006 [Dodatek: Tygodnik Podatkowy]
z dnia 2006-10-09
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Roman Przasnyski

Główny analityk Gold Finance.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »