Poradniki
Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie
Zasady tworzenia systemu obiegu dokumentów
Jak sprawdzić dokument księgowy
Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie
określonych operacji gospodarczych muszą gwarantować rzetelne dane
o faktycznym ich przebiegu. Dlatego w ustawie o rachunkowości
określono wymagania dotyczące poprawnego sporządzania
dowodów.
Szczególnie istotne jest respektowanie
wymagań:
• formalnoprawnych, związanych z zawartością
dokumentów księgowych,
• dotyczących poprawności ich
sporządzania,
• związanych z przeprowadzaniem kontroli
wystawionego dowodu pod względem: formalnym (poprawność wystawienia
dowodu), merytorycznym (zasadność dokonania operacji) i rachunkowym
(prawidłowość obliczeń przez upoważnioną osobę),
• odnoszących się do właściwego dokonywania
poprawek w razie wystąpienia błędów.
Jak sporządzić instrukcję obiegu dokumentów
Wymagania określone w prawie bilansowym oraz w
zarządzeniach wewnętrznych, a dotyczące zasad sporządzania,
kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowania,
wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, powinna określać
instrukcja obiegu dokumentów.
Instrukcja ta nie jest sformalizowanym dokumentem
sporządzanym według jakiegoś obowiązującego wzoru. Kierownik każdej
jednostki musi opracować własną - odpowiednią do potrzeb jego
firmy.
Jest to jedynie akt wewnętrzny, służący dokładnemu
wyjaśnieniu, co dany pracownik, dział czy struktura powinni zrobić
w celu udokumentowania operacji gospodarczych.
UWAGA!
Zasady opisane w instrukcji nie muszą mieć jakiejś
określonej formy. Jest to instrukcja - powinna więc być napisana
językiem przystępnym, zrozumiałym dla wszystkich, w szczególności
dla nowych pracowników.
Przykładowy zapis w takiej instrukcji może wyglądać
następująco:
"Sekretariaty (ew. osoby prowadzące sekretariaty)
przyjmują wszelkie dokumenty zewnętrzne, dostarczane do siedziby
firmy przez pocztę lub przez pracowników jednostki. Dokumenty te
należy ostemplować pieczątką wpływu i wpisać do książki
korespondencji, nadając kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja
jest przekazywana - za pokwitowaniem - właściwym komórkom
organizacyjnym."
Zapis ten można uszczegółowić, wskazując np.:
"Faktury VAT dotyczące zakupu przekazuje się, po
zarejestrowaniu, do działu finansowego, który po wstępnej kontroli
i ujęciu w rejestrze przekazuje je dalej osobom/działom
odpowiedzialnym za zakupy i dostawy. Po dokonaniu przez te
osoby/działy kontroli merytorycznej przekazują one dowody ponownie
do działu finansowego w celu dokonania kontroli formalnej i
rachunkowej, zatwierdzenia przez głównego księgowego i członka
zarządu oraz dokonania zapłaty."
Instrukcja powinna zatem wyjaśniać dokładnie, co z
jakim dokumentem należy zrobić:
• kto ma go przyjąć,
• jak go oznaczyć,
• gdzie i w jakim terminie przekazać.
W instrukcji ujmuje się także osoby (najczęściej
określone według stanowiska) uprawnione do przyjmowania,
sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów
księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego
zarachowania. W instrukcji może być również ujęta odpowiedzialność
pracowników wynikająca z ich pracy z dokumentami.
Mogą się w niej znaleźć także zapisy dotyczące
wymogów co do zawartości poszczególnych dokumentów księgowych.
Powinny się tam znaleźć uwagi dotyczące kompletności, rzetelności,
jasności dokumentów. Instruktaż, jak opisywać taki dokument, jakie
stosować skróty i symbole zastępujące nazwy. Jeżeli operacje
gospodarcze są dokumentowane dwoma lub wieloma dowodami lub
egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki w instrukcji
ustala dowód (egzemplarz), który będzie podstawą do dokonania
zapisu.
W dużych jednostkach instrukcja powinna określać
metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych,
drogi ich obiegu, jak też stosowane narzędzia organizacyjne (np.
harmonogramy czy terminarze).
- Zasady tworzenia systemu obiegu dokumentów
- Ustawy i rozporządzenia
- Wymagania organizacyjne dokumentacji księgowej
- Podział dokumentów księgowych i ich charakterystyki
- Ułatwienia w dochodzeniu należności między przedsiębiorcami - nowelizacja k.p.c.
- Ulga prorodzinna w rozliczeniu rocznym PIT za 2011 r.
- Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania pomiędzy Polską a Czechami - najważniejsze zmiany
- Nowe limity podatkowe w 2012 r.
- Zwolnienia z akcyzy od węgla i koksu od 2 stycznia 2012 r.
- Jak zmienić księgi rachunkowe na księgę przychodów i rozchodów i odwrotnie
- Rozliczenie VAT przez wspólnoty mieszkaniowe
- PESEL zamiast NIP. Nowe zasady podawania danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych i podatników
- Leasing konsumencki – nowe regulacje w podatkach dochodowych
- Najważniejsze zmiany w VAT od 1 lipca 2011 r.
- Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych
- Wszystko o wystawianiu faktur VAT w 2011 r.
- Najważniejsze zmiany w VAT od 1 kwietnia 2011 r.
- Rozliczenie roczne PIT za 2010 r.
- Catering a odliczenie VAT
- Informacja PIT-8C – przychody z innych źródeł
- Prowadzenie ewidencji za pomocą kasy rejestrującej w 2011 r.
- Zmiany dla podatników PIT w 2011 r.
- Zmiany w podatku VAT od 1 stycznia 2011 r.
- Minimalne wynagrodzenie w 2011 r. i jego wpływ na inne stawki
