| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak prawidłowo wystawiać i rozliczać faktury VAT

Jak prawidłowo wystawiać i rozliczać faktury VAT

Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym. Jej zasadniczą funkcją jest udokumentowanie transakcji i umożliwienie poprawnego ujęcia transakcji w księgach zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Przepisy nie zawierają jednego wiążącego wzoru faktury, wskazują jedynie, jakie elementy powinna ona zawierać. Tymczasem poprawnie wystawiona faktura pozwala uniknąć problemów przy odliczaniu VAT.

Korygowanie dokumentu
Obowiązek wystawienia faktury korygującej dotyczy przypadków, kiedy po wystawieniu faktury nastąpiło obniżenie lub podwyższenie ceny lub stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku albo w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
 
Obniżenie ceny po wystawieniu faktury, które stanowi podstawę do sporządzenia faktury korygującej, następuje zazwyczaj wskutek udzielenia prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów, bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont lub gdy nastąpił zwrot sprzedawcy towarów oraz zwrot nabywcy kwot nienależnych, lub gdy nastąpił zwrot nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.
 
Faktura korygująca wystawiona w związku z udzieleniem rabatów lub innymi wymienionymi zdarzeniami - poza oznaczeniem jej rodzaju - powinna zawierać co najmniej numer kolejny oraz datę jej wystawienia oraz niektóre dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta. Chodzi tu o dane dotyczące imion i nazwiska lub nazwy nabywcy i jego adresu, NIP sprzedawcy i nabywcy, dnia, miesiąca i roku albo miesiąca i roku sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako faktura VAT, nazwę towaru lub usługi objętych rabatem. Ponadto w fakturze korygującej należy zamieścić wyraz KOREKTA lub FAKTURA KORYGUJĄCA. Trzeba w niej wpisać nazwę towaru lub usługi objętej rabatem, kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, kwotę zmniejszenia podatku należnego. Konieczne jest też zaznaczenie, czy dokument jest kopią czy oryginałem. Wystarczające będzie tu oznaczenie go słowem KOPIA lub ORYGINAŁ.
 
Nieco inne zasady obowiązują w przypadku faktur korygujących wystawianych w razie podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Oprócz wymienionych danych, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać kwotę podwyższenia ceny bez podatku oraz kwotę podwyższenia podatku, a faktura korygująca pomyłki w cenie, stawce lub innych pozycjach faktury VAT - kwoty wpisane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej. Dokonując korekt faktur, podatnicy powinni pamiętać, że bardzo ważne jest w takim przypadku posiadanie dokumentacji potwierdzającej odbiór faktury korygującej przez kontrahenta. Odpowiednia dokumentacja w tym zakresie ma znaczenie na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Dlatego sprzedawca, aby mógł zmniejszyć obrót, powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru nie dotyczy jednak eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru jest podstawą do obniżenia podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie. Nabywca otrzymujący fakturę korygującą obowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, lub w miesiącu następnym.
 
Pamiętajmy, że przepisy nie precyzują formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Może to nastąpić chociażby przez potwierdzenie tego faktu przez nabywcę na kopii faktury korygującej, pozostającej u wystawcy.
Noty korygujące
Przepisy przewidują też inny szczególny rodzaj faktur, jakim są noty korygujące. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi w sytuacji, gdy otrzymana przez niego faktura VAT lub faktura korygująca zawiera błąd, który jednak nie ma wpływu na kwoty wykazane w fakturze VAT lub fakturze korygującej. Chodzi więc tutaj o przypadki, kiedy wystąpi pomyłka dotycząca jakiejkolwiek informacji wiążącej się przede wszystkim ze sprzedawcą albo nabywcą. Może to być pomyłka w adresie, w nazwie czy błędne wpisanie numeru identyfikacji podatkowej (nie będzie natomiast możliwe wystawienie noty korygującej, gdy jednocześnie będzie błąd w nazwie i NIP kontrahenta, który skutkuje niemożnością ustalenia danych podatnika). Błąd może również dotyczyć mylnego oznaczenia towaru lub usługi chociażby poprzez nieprawidłowe podanie symbolu PKWiU przy sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą niż 22 proc. oraz zwolnieniem towarów lub usług. Notę możemy wystawić również w przypadku, gdy pomyłkowo zostanie ustalona data sprzedaży czy data wystawienia i numer kolejny faktury.
 
Pamiętajmy, że notę korygującą należy wystawić w co najmniej trzech egzemplarzach, przy czym kopia pozostaje u wystawcy noty, natomiast oryginał z kopią należy przesłać do wystawcy faktury lub faktury korygującej.
 
Notę korygującą - poza wystawcą noty, czyli nabywcą towaru lub usługi - powinien również podpisać odbiorca noty, który w ten sposób potwierdza, że akceptuje jej treść. Potwierdzenia takiego powinna dokonać osoba uprawniona do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Adresat noty korygującej przesłany mu oryginał zatrzymuje u siebie, natomiast podpisaną kopię powinien wysłać wystawcy noty.
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Portal Skarbiec.Biz S.A.

Portal Skarbiec.Biz S.A. - największy w Polsce niezależny serwis o prawie, finansowaniu, gospodarce i rynku kapitałowym, który zachowuje pełną niezależność od banków, firm inwestycyjnych i instytucji kredytowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »