| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak przeprowadzić w firmie inwentaryzację

Jak przeprowadzić w firmie inwentaryzację

Firmy podlegające ustawie o rachunkowości muszą weryfikować faktyczny stan posiadanych składników majątku z zapisami ksiąg rachunkowych. Inwentaryzację przeprowadza się na dzień kończący rok obrotowy. W niektórych przypadkach termin jest dotrzymany, jeżeli czynności zostaną rozpoczęte trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończone do 15 dnia roku następnego.

Nasza spółka posiada zapas części zamiennych do urządzeń produkcyjnych. Jak przeprowadzić inwentaryzację takich składników majątku? Jak powołać zespół spisowy do tego typu składników majątku, jeżeli trzeba mięć specjalistyczną wiedzę, aby je rozróżnić? Jaką liczbę osób powinien obejmować taki zespół spisowy?

Odpowiedź na to pytanie przynosi praktyka rynkowa w zakresie inwentaryzacji. Podstawowym powodem przeprowadzania inwentaryzacji jest wymóg ustawowy potwierdzenia stanu majątku na dzień bilansowy. Samo przeprowadzenie inwentaryzacji, w tym przypadku spisu z natury, może nie być wystarczające. Inwentaryzacja musi dodatkowo spełniać określone kryteria; m.in. musi być kompletna, rzetelna, dokładna i niezależna. Przypomnijmy, że spis z natury jest jedyną przewidzianą ustawowo formą inwentaryzacji.

Zwykle inwentaryzację inicjuje kierownik jednostki, tzn. określa co najmniej zakres inwentaryzacji, wymieniając poszczególne składniki majątkowe podlegające liczeniu, daty przeprowadzenia liczenia oraz skład osób wchodzących w skład zespołów spisowych oraz osób wspomagających liczenie, jeżeli jest to konieczne.

Kluczową kwestią jest ustalenie składu zespołów spisowych. Należy rozważyć: czy należy powołać jeden zespół spisowy dla wszystkich rodzajów posiadanych zapasów; czy powoływać osobne zespoły spisowe dla poszczególnych głównych grup składników majątku; czy też będzie wypadkową stopnia skomplikowania posiadanych zapasów oraz efektywności liczenia.

Ustalając skład zespołów spisowych, należy się kierować specyfiką liczonego składnika majątku. Zespoły spisowe powinny składać się z co najmniej dwóch osób. W przypadku specyficznych zapasów, jakimi są części zamienne do urządzeń produkcyjnych, wskazane jest, aby w skład zespołu spisowego wchodziła osoba znająca się na urządzeniach i wykorzystywanych do nich częściach zamiennych. Zwykle będzie to kierownik produkcji, osoba z działu remontowego lub pracownik działu zajmującego się inwestycjami w majątek trwały jednostki. Obecność specjalisty nie jest niezbędna, jeżeli poszczególne części zamienne posiadają jednoznaczne cechy, znaki lub opisy pozwalające na łatwą identyfikację nawet dla osób nieposiadających wiedzy technicznej o wykorzystywanych przez jednostkę urządzeniach.

Praktyka wykazuje jednak, że osoba o wymaganej wiedzy na temat specyficznych części zamiennych w sposób znaczący wspomaga przeprowadzenie inwentaryzacji. Przede wszystkim pozwala na pewniejszą identyfikację liczonych składników majątku, a co za tym idzie, wzrasta rzetelność i kompletność liczenia. Należy jednak zwrócić uwagę, że dokonanie spisu z natury musi być niezależne. Niezależność osób w stosunku do liczonego zapasu jest podstawowym kryterium pozwalającym uniknąć ryzyka nieprawidłowości w trakcie liczenia. W związku z tym, dla zapewnienia niezależności w skład zespołu spisowego nie powinny wchodzić osoby, które są materialnie odpowiedzialne za liczony zapas, osoby, które dokonują zapisów w księgach rachunkowych dotyczących danego składnika majątku.

Z drugiej jednak strony, taki specjalista odpowiedzialny materialnie za zapas powinien być obecny podczas liczenia. Wynika to przynajmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, może służyć pomocą dla prawidłowej identyfikacji zapasu. Po drugie, osoba odpowiedzialna materialnie za dany zapas powinna być zawsze obecna przy inwentaryzacji, gdyż dany zapas znajduje się w jej obszarze odpowiedzialności.

Podsumowując powyższe podstawowe wymogi, dobrą praktyką jest, aby w skład zespołu spisowego wchodziła osoba posiadająca odpowiednią wiedzę na temat liczonego zapasu, o ile nie jest osobą odpowiedzialną materialnie za ten zapas. W tym drugim przypadku warto, aby taka osoba towarzyszyła całemu procesowi inwentaryzacji.

KRZYSZTOF GMUR

Pricewaterhouse- Coopers

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Marek Opiela

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »