| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak przeprowadzić w firmie inwentaryzację

Jak przeprowadzić w firmie inwentaryzację

Firmy podlegające ustawie o rachunkowości muszą weryfikować faktyczny stan posiadanych składników majątku z zapisami ksiąg rachunkowych. Inwentaryzację przeprowadza się na dzień kończący rok obrotowy. W niektórych przypadkach termin jest dotrzymany, jeżeli czynności zostaną rozpoczęte trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończone do 15 dnia roku następnego.

Środki trwałe

Środki trwałe podlegają inwentaryzacji raz w roku. W przypadku gdy rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym, należy to uczynić między 30 września a 15 stycznia. Częstotliwość weryfikacji może być mniejsza, jeżeli znajdują się one na terenie strzeżonym. Wtedy ustawa daje możliwość zinwentaryzowania ich raz na cztery lata. Ten składnik majątku podlega spisowi z natury. Jedynie co do środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony (np. rurociągi), a także gruntów ustawa dopuszcza przeprowadzenie ich inwentaryzacji drogą weryfikacji, czyli porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami.

Inwentaryzacja obejmuje zarówno składniki majątkowe ujmowane w księgach rachunkowych, jak i majątek, dla którego jednostka prowadzi ewidencję pozabilansową, obejmujący składniki aktywów, które zostały powierzone jednostce do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania. W związku z tym inwentaryzację należy przeprowadzić także dla środków trwałych znajdujących się w ewidencji pozabilansowej użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu bądź umowy dzierżawy.

Celem takiej inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania w działalności jednostki oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. O wynikach przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka ma obowiązek powiadomić jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego.

Takiego działania należy się więc spodziewać również od kontrahentów, którym zostały przekazane środki trwałe do używania, ale nadal są własnością tej firmy. Problem może się pojawić, jeżeli kontrahenci są podmiotami niepodlegającymi ustawie o rachunkowości lub z innych powodów nie została przekazana dokumentacja potwierdzająca przeprowadzenie spisu z natury. W takim przypadku prawo bilansowe daje inną możliwość weryfikacji stanu aktywów. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 firma może w tym celu dokonać porównania danych księgowych z dokumentacją.

Kolejną problematyczną kwestią dla firm jest inwentaryzacja składników majątku o małej wartości. Powstaje pytanie, czy konieczna jest weryfikacja składników majątku o małej wartości. Za tego typu środki trwałe w praktyce uznawane są składniki o wartości początkowej niższej lub równej 3,5 tys. zł. Niskocenne środki trwałe są bezpośrednio odnoszone w koszty, dlatego też nie są wykazywanie w aktywach bilansu. Oznacza to, że ustawa nie wprowadza obowiązku przeprowadzania spisu z natury w tym zakresie. Jednak zarząd może podjąć decyzję, czy taką inwentaryzację przeprowadzić.

Jest to istotne z punktu widzenia systemu kontroli wewnętrznej. Dokonywanie okresowo takiego spisu zapewnienia prawidłową ochronę składników majątkowych. Z drugiej strony jest to uciążliwe i pracochłonne.

Korekta stawek i okresów amortyzacji

Przeprowadzanie spisu z natury jest najlepszym momentem weryfikacji okresów i stawek amortyzacji środków trwałych. Wprawdzie przepisy nie wyznaczają terminu tych czynności, ale art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości nakazuje, aby stawki amortyzacyjne, a także okresy amortyzacji przyjęte dla poszczególnych środków trwałych, były okresowo weryfikowane.

Co ważne, przyjęty w firmie sposób amortyzacji księgowej ma na celu odzwierciedlenie zużycia ekonomicznego środka trwałego wykorzystywanego w działalności gospodarczej. W praktyce księgowi nie zawsze są w stanie prawidłowo określić, jak długo dany składnik majątku może być użytkowany, czyli jaki jest jego okres ekonomicznej użyteczności. Może to natomiast określić pracownik, który obsługuje maszynę.

Jeśli spółka uzna, że dotychczas stosowane stawki amortyzacyjne powinny zostać istotnie zmienione, korekty będą uwzględnione w sprawozdaniu finansowym za okres obrachunkowy, dla którego przeprowadzana jest inwentaryzacja.

 

Jak ująć ujawniony środek trwały

 

Zmiana okresu użytkowania środka trwałego jest zmianą szacunku, a nie korektą błędu. Nowe stawki amortyzacji będą obowiązywały w firmie w kolejnych latach, nie będą miały wpływu na okresy już zamknięte.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Natalia Teper

Adwokat amerykański

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »