Prawa i obowiązki w trakcie kontroli podatkowej

Protokół z czynności

Poza postanowieniami organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

W szczególności sporządza się protokół: przyjęcia wniesionego ustnie podania; przesłuchania strony, świadka i biegłego; oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale pracownika organu podatkowego; ustnego ogłoszenia postanowienia; rozprawy.

Protokół musi być sporządzony tak, aby z jego treści wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy nich obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.

Co ważne, protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokóle.

Akta sprawy

Dokumentacja przy wszystkich czynnościach kontrolnych organów podatkowych to podstawowy obowiązek organów podatkowych. Z właściwie przygotowanej dokumentacji korzyści będzie miał także podatnik. W każdym stadium postępowania organ podatkowy zobowiązany jest bowiem umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów. Wszystkie te czynności dokonywane są w lokalu organu podatkowego w obecności pracownika tego organu. Dodatkowo podatnik może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Prawo strony do przeglądania akt sprawy przysługuje w każdym stadium postępowania i tylko od strony zależy sposób korzystania z tego prawa, czy czynić to będzie na bieżąco (wielokrotnie) w trakcie całego postępowania, czy jednorazowo przed wydaniem decyzji, czy też w ogóle nie będzie z niego korzystała - wyjaśnił NSA w wyroku z 15 grudnia 2005 r. (nr I FSK 250/05; niepublikowany).

W innym wyroku z 10 maja 2004 r. (sygn. akt FSK 54/04; publikowany w ONSAiWSA z 2004 roku nr 3, poz. 60) sąd podkreślił, że możliwość zapoznawania się z aktami sprawy, ich przeglądania, sporządzania z nich notatek itp. to uprawnienie podatnika, a nie jego obowiązek. Temu uprawnieniu odpowiada obowiązek organu podatkowego umożliwienia podatnikowi skorzystania z możliwości przewidzianej przepisami prawa.

Trzeba jednak podkreślić, że podatnik nie będzie miał wglądu do wszystkich akt sprawy. Nie będzie mógł przeglądać dokumentów objętych ochroną tajemnicy państwowej, a także innych dokumentów, które organ podatkowy wyłączy z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

Jednak uwaga. Odmowa umożliwienia stronie zapoznania się z dokumentami, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia. Na takie postanowienie podatnikowi przysługuje zażalenie.