| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Wzory faktur wystawianych przez przedsiębiorców

Wzory faktur wystawianych przez przedsiębiorców

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem księgowym i rozliczeniowym. Jedną z jej funkcji jest dokumentowanie transakcji i umożliwienie poprawnego ich ujęcia w księgach i ewidencjach zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Przede wszystkim jednak poprawnie wystawiona faktura pozwala uniknąć problemów przy odliczaniu VAT. Rozliczanie tego podatku jest też jej zasadniczą funkcją jako dowodu księgowego. Fakturą powinna być potwierdzona każda czynność sprzedaży, do której mają zastosowanie postanowienia ustawy o podatku od towarów i usług, podlegająca opodatkowaniu tym podatkiem lub korzystająca ze zwolnienia. Warto zapoznać się z zasadami wystawiania faktur, by nie narażać się na niepotrzebne konsekwencje.

Papierowych faktur nie przechowuje się elektronicznie

Podatnik nie ma możliwości przechowywania faktur elektronicznie, jeśli ich oryginały zostały wystawione w wersji papierowej.

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Czy jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej oraz wystawiania oryginałów w formie papierowej?

ODPOWIEDŹ IZBY

Spór w niniejszej sprawie dotyczy formy, w jakiej podatnik zobowiązany jest przechowywać kopie wystawionych faktur VAT. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału IV rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków.

Faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz Oryginał, a kopia faktury - wyraz Kopia. Gdy oryginał zaginie lub ulegnie zniszczeniu, na wniosek nabywcy sprzedawca może wystawić duplikat faktury. Podatnicy VAT mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Natomiast faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W konsekwencji wystawiane, przesyłane i odbierane oraz przechowywane w farmie elektronicznej faktury muszą posiadać co najmniej gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od podmiotu, który ten dokument wystawił oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Przedsiębiorcy mają obowiązek opatrywania wystawionych faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą specjalnego certyfikatu.

Na gruncie obowiązujących przepisów nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną, mimo możliwości ich wydruku oraz posiadania systemu informatycznego gwarantującego przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukiwanie i identyfikację, a także niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych. Stwierdzić przy tym należy, iż egzemplarz faktury oznaczony wyrazem Kopia nie jest kopią (w sensie dosłownym) wystawionej faktury, lecz jej drugim egzemplarzem. Tym samym powinien on być wystawiony w tym samym formacie co egzemplarz oznaczony wyrazem Oryginał.

Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora izby Skarbowej w Warszawie z 13 marca 2008 r. (nr 1401/PH-I/4407 /14-61/07/JKr/PV-I).

OPINIA

WOJCIECH PIETRASIEWICZ

doradca podatkowy współpracujący z Allen & Overy A. Pędzich

Zgodnie z art. 247 Dyrektywy 2006/112 państwa członkowskie mogą wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednocześnie minister finansów umożliwił podatnikom przechowywanie faktur w dwojaki sposób: w formie elektronicznej, w formie papierowej.

Obie formy przechowywania faktur oraz warunki stosowania poszczególnych form przechowania są unormowane odrębnymi rozporządzeniami. Przepisy rozporządzenia dotyczącego faktur papierowych nakazują, aby oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów przechowywane były w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Jeżeli więc faktura jest wystawiona w formie papierowej na rzecz kontrahenta, jej kopia nie powinna być przechowywana w formie elektronicznej, lecz w takiej samej formie, w jakiej wystawiono oryginał.

Tezę tę potwierdzono również w orzecznictwie sądowym (m.in. wyroki WSA o sygn. III SA/Wa 1341/07 oraz III SA/Wa 108/08), gdzie wskazano, że jeżeli oryginał faktury został wystawiony w formie papierowej, to jej kopia nie może być przechowywana w formie elektronicznej. Musi być przechowywana również w formie papierowej.

Takie rozwiązanie może powodować istotne trudności administracyjne dla wielu podatników, którzy mają dużą grupę odbiorców swych towarów lub usług. Niektórzy podatnicy mogą poszukiwać praktycznych rozwiązań pozwalających uniknąć stałego przechowywania setek tysięcy egzemplarzy faktur, minimalizując związane z tym ryzyka, jednak na gruncie obecnego brzmienia przepisów o VAT trudno będzie zmienić obecną, niekorzystną dla podatników, praktykę organów podatkowych i sądów administracyjnych w zakresie formy przechowywania oryginałów i kopii faktur.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Ministerstwo Sprawiedliwości

Patron merytoryczny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »