| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

Co jest warunkiem zwolnienia od podatku świadczeń należnych z tytułu podróży służbowej? Kiedy dokonać rozliczenia podróży służbowej?

Wydatki na transport publiczny

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu.

Dla uniknięcia nadmiernej biurokracji, pracodawcy sektora prywatnego często rezygnują z żądania od pracownika biletów, a poniesione koszty przejazdu zwracają na podstawie obowiązującego cennika przewoźnika publicznego. Ten sposób rozliczenia z pracownikiem możliwy jest tylko wówczas, gdy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, odbiegające od przewidzianych w rozporządzeniu, ustalone zostały w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 k.p.). Jak wynika z pism urzędowych, organy podatkowe przychylnie ustosunkowują się do tej praktyki.

W relacjach pomiędzy podmiotem zlecającym podróż a osobą niebędącą pracownikiem, zwolniony od podatku zwrot kosztów przejazdu będzie obejmować cenę biletu uzgodnionego między stronami środka transportu. Tutaj modyfikacje w zakresie obowiązku dokumentowania przejazdu są wysoce ryzykowne. Również podróżujący przedsiębiorcy zaliczą do kosztów podatkowych wydatki związane z przejazdami, pod warunkiem posiadania biletu.

Przejazd samochodem osobowym

Przejazdy w podróży mogą odbywać się samochodem osobowym (także motocyklem lub motorowerem), będącym bądź to środkiem trwałym wykorzystywanym w działalności gospodarczej, bądź składnikiem majątku prywatnego osoby podróżującej. Jeżeli pojazd stanowi element majątku trwałego, do kosztów zaliczane będą wszelkie wydatki dotyczące tego samochodu poniesione w czasie podróży, potwierdzone fakturami lub innymi dowodami księgowymi.

W przypadku gdy samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych, osobie delegowanej przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.).

W powyższych granicach także podróżujący przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione w związku z przejazdem osobowym samochodem prywatnym (art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f).

Stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł;

2) dla motocykla - 0,2302 zł;

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu należy założyć ewidencję tego przebiegu. Brak ewidencji skutkować będzie zakwestionowaniem przez organy skarbowe prawa do zaliczania wydatków z tytułu używania samochodu do kosztów uzyskania przychodów.

Dojazdy środkami komunikacji miejscowej

Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Może on z tego tytułu otrzymać za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży 20 proc. diety. Ryczałt przysługuje również wtedy, gdy pracownik podróżuje samochodem osobowym, ale pojazdu tego nie używa w miejscowości docelowej. Jedynym warunkiem uzyskania powyższego świadczenia jest faktyczne ponoszenie kosztów dojazdów. Rozwiązanie alternatywne to zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków na dojazdy, jeśli zostały one udokumentowane.

Oba rodzaje świadczeń są zwolnione od podatku zarówno u pracowników, jak i osób niebędących pracownikami.

Jednak podróżujący przedsiębiorcy mogą obciążyć koszty podatkowe tylko rzeczywiście poniesionymi i odpowiednio udokumentowanymi wydatkami na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Aleksandra Bielicka

Prawnik, specjalista w zakresie prawa konsumenckiego, cywilnego i handlowego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »