Wszystko o wystawianiu faktur VAT w 2011 r.

2. Podmioty zobowiązane do wystawiania faktur

Faktury są wystawiane, co do zasady, tylko przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni (zob. § 4 ust. 1 rozporządzenia o fakturach). Zasada ta ma zastosowanie w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż podatników (zob. punkt 1.1. Faktury dokumentujące sprzedaż podatników) oraz faktur VAT-RR (zob. punkt 1.3. Faktury VAT-RR). Zamiast faktur podatnicy niezarejestrowani jako podatnicy VAT czynni (podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z podatku) powinni – na żądanie nabywców – wystawiać rachunki (zob. § 17 pkt 5 rozporządzenia o fakturach w zw. z art. 87 i 88 ordynacji podatkowej). Natomiast sprzedaż produktów rolnych oraz usług rolniczych przez rolników ryczałtowych innym podmiotom niż podatnicy VAT czynni powinna być dokumentowana rachunkami (wystawianymi dobrowolnie, gdyż art. 87 § 2 ordynacji wyłącza, co do zasady, obowiązek wystawiania rachunków przez rolników) lub innymi dokumentami (np. umowami sprzedaży).

Wyjątek od tej zasady dotyczy podmiotów będących podatnikami z tytułu dokonywanych wewnątrzwspólnotowych dostaw nowych środków transportu (zob. art. 16 ustawy o VAT). W celu dokumentowania tych wewnątrzwspólnotowych dostaw nowych środków transportu takie podmioty (np. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą wystawiać faktury niezależnie od tego, czy są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT (zob. § 4 ust. 2 rozporządzenia o fakturach).

UWAGA!

W przypadku realizowania sprzedaży na rzecz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wystawianie faktur jest bezwzględnym obowiązkiem czynnych podatników VAT, tzn. nie mogą oni (np. na życzenie nabywcy) rezygnować z ich wystawiania.

Inaczej jest wówczas, gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W tym przypadku podatnicy VAT czynni mają obowiązek wystawić nabywcy fakturę VAT wyłącznie wtedy, gdy nabywca zażąda wystawienia faktury. Jeżeli nabywca nie zażąda faktury, podatnik nie musi jej wystawiać (zob. punkt 7. Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej).

Zasada, że faktury są wystawiane tylko przez czynnych podatników VAT, nie ma zastosowania w przypadku faktur uproszczonych oraz wewnętrznych. Jeśli chodzi o faktury uproszczone, to możliwość ich wystawiania przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni wynika wprost z przepisów. W pozostałych przypadkach nie wynika to wprost z przepisów, ale przyjmuje się, że faktury takie mogą być wystawiane także przez innych podatników niż podatnicy VAT czynni. W konsekwencji, przykładowo, podatnicy niebędący czynnymi podatnikami VAT, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, powinni je dokumentować fakturami uproszczonymi. Podobnie podatnicy niebędący czynnymi podatnikami VAT, którzy dokonują sprzedaży poza terytorium kraju, powinni tę sprzedaż dokumentować fakturami uproszczonymi (z wyjątkiem przypadków, gdy są zarejestrowani w państwie opodatkowania tych czynności; wówczas nie wystawiają faktury uproszczonej, lecz dokument zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym właśnie państwie).