| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak rozliczyć krajową podróż służbową

Jak rozliczyć krajową podróż służbową

Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Kwoty diet są również zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.

przykład
Pracownik na podstawie umowy o pracę jest uprawniony do diety z tytułu podróży służbowej na terenie Polski w wysokości 50 zł za dobę. Diety wypłacone pracownikowi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. 21 zł diety za dobę jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. 29 zł diety za dobę stanowi przychód pracownika i nie jest zwolniony od podatku dochodowego.
Ryczałt na dojazdy
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 6 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r.).
Wolne od podatku są diety i należności za czas podróży służbowej pracownika. Dlatego też zwrot kosztów przejazdów zamiejscowych (podróży służbowej) jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do ww. wysokości.
przykład
Pracownik został oddelegowany na tydzień do filii spółki w innym mieście. Podróż odbył pociągiem, a na miejscu został odebrany przez kierowcę zatrudnionego w filii. Przez cały tydzień pracownik był także wożony do miejsca pracy. Po tygodniu pracownik został odwieziony na dworzec. Nie przysługuje mu więc ryczałt na dojazdy, ponieważ nie poniósł żadnych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
Ryczałt za nocleg dla kierowcy
Jeśli pracownik odbywa dłuższą podróż służbową, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje jednak za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Niektórzy kierowcy odbywają podróż służbową pojazdem dostosowanym do noclegu. Jeśli kabina w samochodzie spełnia warunki do uznania, że podczas podróży został zapewniony bezpłatny nocleg, nie przysługuje mu ryczałt od pracodawcy.
Delegacja zleceniobiorcy
Należności z tytułu podróży służbowej mogą być wypłacane także osobom świadczącym pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, np. zleceniobiorcom. Należy wówczas pamiętać, żeby umowa zawierała postanowienia w sprawie zwrotu przyjmującemu zlecenie należności z tytułu podróży związanej z realizacją zlecenia. Jeśli diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie zostały wcześniej rozliczone w kosztach uzyskania przychodu przez zleceniobiorcę (np. w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej) oraz koszt należności z tytułu podróży został poniesiony w celu uzyskania przez zleceniodawcę przychodu, koszty podróży stanowią dla zleceniodawcy koszt podatkowy.
przykład
Umowa zlecenia przewiduje, że zleceniobiorca z tytułu wykonywania umowy zlecenia będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4000 zł. Umowa nie zawiera regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży przez zleceniodawcę. Zleceniodawca, oprócz kwoty 4000 zł wynagrodzenia, zwraca zleceniobiorcy przeciętnie 1000 zł kosztów podróży. W celu „bezpieczeństwa podatkowego” należy zamieścić w umowie zlecenia zapis o zwrocie kosztów podróży. Wówczas świadczenia wypłacane zleceniobiorcy będzie można potraktować jako koszty uzyskania przychodu zleceniodawcy.
Jeśli jednak umowa zlecenia nie zawiera postanowień co do zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy, organy podatkowe mogą zakwestionować wydatki poniesione przez zleceniodawcę ponad kwoty wynagrodzenia ustalone w umowie zlecenia – jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu dla zleceniodawcy.

Edyta Kołkowska
kancelaria prawna – Squire Sanders Wiater sp.k.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza

Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza - Bezpiecznie i pewnie prowadzimy do celu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »