Infor.pl Księgowość

Wszystko o kasach rejestrujących

Dodatkowe informacje wyjaśniające

Ile kosztują najpopularniejsze kasy fiskalne*

6 kroków jak rozpocząć ewidencję kasową

Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki coraz częściej poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką handlową. Z tego względu ważne jest dobre dopasowanie urządzenia do obecnych i przyszłych potrzeb podatnika. Często klienci, którzy po raz pierwszy dokonują zakupu urządzenia fiskalnego, jako jedyne kryterium wyboru przyjmują cenę. Takie myślenie może w przyszłości uniemożliwić sprawne funkcjonowanie firmy podatnika. Instalując kasę, trzeba wiedzieć, czy wybrane urządzenie pozwoli na rejestrowanie tylko prostych informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też będzie miało bardziej złożone funkcje (np. rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów itp.).

2 Kup wybraną kasę

Podatnikowi, który dopiero rozpoczyna ewidencjonowanie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, przysługuje zwrot w wysokości 50 proc. ceny netto, nie więcej jednak niż 2,5 tys. zł za sztukę. Dodatkowo zakup kasy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że wszelkie odliczenia będą dotyczyły tylko wcześniej zadeklarowanej do wprowadzenia liczby urządzeń fiskalnych.

3 Złóż zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego

Po zakupie kasy rejestrującej należy co najmniej dzień przed rozpoczęciem ewidencji (fiskalizacji) złożyć pismo do naczelnika urzędu skarbowego, w którym trzeba podać liczbę i miejsce instalacji urządzeń fiskalnych (należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia, jakie będą instalowane, także kasy rezerwowe).

4 Dokonaj fiskalizacji

Następnie trzeba nieodwracalnie uaktywnić pamięć fiskalną (fiskalizacja). Dokonuje tego uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź importera kas. Od tej pory w pamięci będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane na kasie. W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji trzeba zarejestrować urządzenie w urzędzie skarbowym. Następnie urząd nada numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadomi o tym podatnika.

5 Rozpocznij ewidencję obrotu

Na początku ewidencji kasowej kluczową rolę pełni serwisant, który uaktywni pamięć kasy i pomoże zaprogramować urządzenie. Warto dowiedzieć się, czy sprzedawca kasy zapewnia odpowiednią pomoc przy uruchomieniu kasy przez służby serwisowe. Od tego, jakich instrukcji udzieli serwisant i ile podatnik otrzyma czasu, by zapoznać się z urządzeniem, zależeć będzie łatwość i szybkość obsługi klientów oraz prawidłowa sprawozdawczość potrzebna dla kontroli skarbowej lub podatkowej.

6 Stosuj obowiązujące przepisy

Gdy przedsiębiorca rozpocznie rejestrację obrotów na kasie fiskalnej, musi pamiętać o kilku ważnych działaniach. Przede wszystkim musi on rejestrować każdą sprzedaż i wydawać klientowi oryginał paragonu. Na koniec każdego dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego trzeba wykonać dzienny raport fiskalny. Urząd skarbowy będzie też od podatnika wymagał miesięcznych raportów sporządzanych na koniec każdego miesiąca lub przed pierwszą sprzedażą miesiąca następnego. Dokumenty kasowe muszą być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od następnego roku po rozpoczęciu fiskalizacji. Bardzo istotną sprawą jest też ścisła współpraca ze służbami serwisowymi. Serwisant ma za zadanie zamieszczać wpisy w książce kasy rejestrującej, przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia. Dokonuje on także obowiązkowych przeglądów technicznych kasy (przynajmniej raz w roku).