Inwentaryzacja aktywów i pasywów

W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów

Uzgodnienie i potwierdzenie sald

Jednostka przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Należność wierzyciela stanowi jednocześnie dla kontrahenta (dłużnika) zobowiązanie. Wymóg ustawowy, iż wierzyciel na swoją należność powinien uzyskać potwierdzenie dłużnika, oznacza obowiązek dłużnika do inwentaryzacji zobowiązań drogą potwierdzenia (uzgodnienia ich stanu).

Brak wyraźnego wskazania obowiązku inwentaryzacji zobowiązań nie ma na celu zwolnienia dłużników od inwentaryzacji zobowiązań drogą potwierdzeń, a wyłącznie przeniesienie inicjatywy inwentaryzacji rozrachunków na wierzycieli.

Dłużnicy nie muszą, chociaż mogą występować jako pierwsi do wierzycieli o uzgodnienie stanu rozrachunków między nimi.

Jeśli jednak wierzyciele wystąpią do nich z takim wnioskiem, wówczas dłużnicy mają obowiązek podjęcia wszelkich kroków w celu odprowadzenia do uzgodnienia salda.

Taką interpretację ustawy o rachunkowości potwierdzają dodatkowo następujące okoliczności.

Jeśli np. dany wierzyciel wystąpi do dłużnika z pisemnym wnioskiem o potwierdzenie przez niego stanu swojej należności (która z punktu widzenia dłużnika jest jego zobowiązaniem) oraz uzyska takie potwierdzenie również na piśmie, to wtedy tenże wierzyciel spełnił zgodnie z ustawą o rachunkowości swój obowiązek w zakresie inwentaryzacji danej pozycji aktywów.

Zakończenie inwentaryzacji

Ostatni etap inwentaryzacji obejmuje:

• zgromadzenie dokumentów (arkuszy spisowych, protokołów z uzgodnień i z porównania danych, protokołów komisji inwentaryzacyjnej dotyczących ustalenia różnic) i ich weryfikację,

• przyjęcie wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych,

• wycenę składników majątku objętych spisem z natury,

• rozliczenie różnic zgodnie z wnioskami komisji zaakceptowanymi przez kierownika jednostki i ujęcie ich w ewidencji.

Arkusze spisu z natury

Podstawowym dokumentem, w oparciu o który następuje rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, jest arkusz spisu z natury.

Arkusze spisu z natury, ogólnie dostępne lub wyemitowane z systemów rachunkowości informatycznej, powinny zawierać:

• pieczęć danej jednostki,

• określenie rodzaju inwentaryzacji,

• określenie sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji,

• nazwę i adres inwentaryzowanej jednostki,

• imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby materialnie odpowiedzialnej,

• skład komisji inwentaryzacyjnej,

• imiona, nazwiska i stanowiska służbowe innych osób obecnych podczas inwentaryzacji,

• dzień i godzinę rozpoczęcia spisu,

• symbole, nazwy, jednostki miary, cenę i wartość przedmiotów objętych spisem,

• podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej, członków komisji inwentaryzacyjnej, osoby wyceniającej składniki majątku i osoby sprawdzającej.

Należy pamiętać, że arkusze spisowe najczęściej sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał przekazywany jest do komórki finansowo-księgowej, a kopię otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna. Warto dodać, że w arkuszach spisowych nie pozostawia się niewypełnionych wierszy. Wszelkie błędy, pomyłki w arkuszach należy korygować przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki przez wszystkie osoby uczestniczące w spisie z natury i umieszczenie daty jej dokonania.

Ustalenie ogólnej wartości spisanych składników aktywów następuje po zakończeniu spisu z natury. Wyceny takiej dokonują zespoły spisowe, komisja inwentaryzacyjna lub pracownicy księgowości, w zależności od przyjętego w jednostce ustalenia. Następnie należy porównać ich stan rzeczywisty (ze spisu z natury) ze stanem ewidencyjnym oraz ustalić różnice inwentaryzacyjne ilościowe i wartościowe lub wyłącznie wartościowe.

Należy również pamiętać, aby zachować tzw. ślad rewizyjny z przeprowadzenia tych czynności. W przypadku stosowania ogólnie dostępnych formularzy trzeba sporządzić odpowiednie zestawienie, a jeśli inwentaryzacja jest wspomagana systemami informatycznymi, wtedy dokumenty te mogą mieć postać wydruków lub zbiorów danych przechowywanych w systemie.