Inwentaryzacja aktywów i pasywów

W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów

Różnice inwentaryzacyjne

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Mając to na uwadze, różnice oraz ich skutki ujawnione w trakcie rocznej inwentaryzacji przeprowadzonej na ostatni dzień roku obrotowego 2008, księguje się najpóźniej pod datą 31 grudnia 2008 r.

Różnice inwentaryzacyjne, ustalone w wyniku porównania wartości księgowej składników majątku z wartością wykazaną podczas inwentaryzacji, mogą stanowić:

• niedobór składników majątku - jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony na podstawie spisu z natury jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych,

• nadwyżkę składników majątku - jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony na podstawie spisu z natury jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Różnice inwentaryzacyjne w postaci niedoboru lub nadwyżki ustala się w zależności od metody ewidencji:

• ilościowo i wartościowo - w odniesieniu do rzeczowych składników majątku (środków trwałych, towarów, materiałów i opakowań oraz produktów gotowych i półproduktów), których ewidencja w księgach rachunkowych jest prowadzona w jednostkach naturalnych, np. kg, szt. i zarazem wartościowo,

• tylko wartościowo - w odniesieniu do gotówki, papierów wartościowych oraz towarów i opakowań w placówkach handlu detalicznego, których ewidencja w księgach rachunkowych jest prowadzona wyłącznie wartościowo, przy czym spis z natury, na podstawie którego ustala się różnice, powinien zawierać również ilość, cenę jednostkową i wartość objętych inwentaryzacją składników majątku.

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne w zależności od przyczyn ich powstania rozlicza się w księgach rachunkowych jako:

• podlegające kompensacie,

• mieszczące się w granicach norm i limitów na ubytki naturalne,

• niedobory niezawinione,

• niedobory zawinione.

Należy zauważyć, że kompensaty dokonuje się zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Niedobory mogą być kompensowane nadwyżkami, jeśli spełnione są równocześnie następujące warunki:

1) nadwyżki i niedobory zostały ustalone na podstawie tego samego spisu z natury i powstały w tym samym okresie objętym rozliczeniem,

2) nadwyżki i niedobory dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej albo osób współodpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku,

3) nadwyżki i niedobory powstały w podobnych asortymentach inwentaryzowanych składników majątku, tj. o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach lub podobnym wyglądzie.

Po dokonaniu kompensaty sprawdza się, czy różnice ilościowe w postaci niedoborów mieszczą się w granicach norm ubytków naturalnych.

Ubytki naturalne są to niedające się uniknąć zmniejszenia ilości składnika majątku, spowodowane jego właściwościami fizycznymi i chemicznymi, np. parowanie, lub czynnościami manipulacyjnymi np. przyjmowanie, składowanie, rozlewanie, pakowanie). Ubytki te określane są mianem normy lub limitu.

Należy pamiętać, że normy ubytków naturalnych ustala kierownik jednostki we własnym zakresie, jako normy zakładowe, stosując jedną z metod: statystyczną, doświadczalną lub porównawczo-analityczną.

Poniżej przedstawiono przykład na ustalanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych rzeczowych składników majątku obrotowego.

BEATA PIOTROWSKA

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 26, art. 27, art. 28, art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz.694 z późn. zm.).

• MSR 36 - Utrata wartości aktywów.

Gazeta Prawa [Tygodnik Podatkowy] nr 220(2342), 10 listopada 2008 r.