Inwentaryzacja aktywów i pasywów

W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów

Rodzaje czynności

Czynności związane z zakończeniem roku i zamknięciem ksiąg rachunkowych możemy podzielić na kilka rodzajów. Są to czynności przygotowawcze, przedbilansowe oraz bilansowe. Do pierwszej grupy czynności zalicza się w szczególności skompletowanie wiążących przepisów i innych materiałów interpretacyjnych (poradników, komentarzy itp.). Następnie należy wskazać na potrzebę weryfikacji metod wyceny aktywów i pasywów oraz metod ustalania wyniku finansowego. Weryfikacji powinien podlegać także zakładowy plan kont i system przetwarzania danych (system informatyczny) oraz system ochrony danych i ich zbiorów. W tej grupie czynności trzeba zwrócić uwagę również na weryfikację bilansu otwarcia.

Następnym etapem jest dokonanie czynności przedbilansowych. Zalicza się do nich ponowną kontrolę zaksięgowanych dowodów oraz sprawdzenie poprawności dekretacji na dowodach i poprawności księgowań. Ponadto do tej grupy zalicza się także dokonanie analizy kont pod kątem obrotów i sald, przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów, uzgodnienie i potwierdzenie sald z dłużnikami i wierzycielami jednostki oraz dokonanie rozliczeń poinwentaryzacyjnych z wyceną i ustaleniem różnic. W tej grupie mieści się również zaksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych oraz wszelkich korekt ustalonych w czasie czynności przedbilansowych.

Po wypełnieniu tych zadań można już przystąpić do realizacji czynności bilansowych. Należą do nich przede wszystkim: sporządzenie zestawienia obrotów i sald, przeprowadzenie bilansowej wyceny aktywów i pasywów, dokonanie uzgodnień pomiędzy kontami syntetycznymi i analitycznymi, wprowadzenie do ksiąg ostatnich korekt i przeksięgowań bilansowych. Następnie konieczne jest ponowne sporządzenie zestawienia obrotów i sald po ostatnich księgowaniach oraz wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Kolejną czynnością w tej grupie jest wstępne sporządzenie wersji rachunku zysków i strat oraz wstępnej wersji bilansu. Następne czynności to sporządzenie wszystkich załączników do bilansu rocznego oraz sporządzenie pozostałych części sprawozdania w wersji wstępnej. W dalszej kolejności należy dokonać weryfikacji sprawdzającej wersje wstępne arkuszy sprawozdawczych. Na końcu pozostaje sporządzenie ostatecznej wersji sprawozdania finansowego.

Zamykanie ksiąg rachunkowych

W związku z nowelizacją ustawy o rachunkowości warto zwrócić uwagę na przepisy, które od początku 2009 roku wprowadzą możliwość rezygnacji z zamykania ksiąg rachunkowych w jeszcze innych przypadkach, niż jest to obecnie.

Od 2009 roku księgi rachunkowe zamykać się będzie:

• na dzień kończący rok obrotowy,

• na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,

• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,

• w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,

• na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,

• na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,

• na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Należy także zwrócić uwagę na możliwość niezamykania ksiąg, które możliwe jest w następujących przypadkach:

• przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową,

• połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki,

• ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu,

• podziału jednostki przez wydzielenie.