Inwentaryzacja aktywów i pasywów

Czy stosowanie formularzy arkuszy spisu z natury jest obowiązkowe

Czy inwentaryzacja w magazynach musi być przeprowadzana na drukach arkusza spisu z natury, czy może to być wydruk z programu magazynowego? Zaznaczam, że wydruk ten odpowiada art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

ZOFIA PODHORODECKA

prezes zarządu Auxilium Kancelarii Biegłych Rewidentów

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje każde przedsiębiorstwo do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej.

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji jest niezwykle ważne, gdyż pozwala jednostce ustalić oraz potwierdzić rzeczywisty stan majątku trwałego. Zatem każda jednostka powinna ustalić formalne zasady przeprowadzania inwentaryzacji. Duże jednostki najczęściej przygotowują instrukcje inwentaryzacyjne, w których szczegółowo wskazywane są: akty prawne stanowiące podstawę inwentaryzacji; techniki inwentaryzacyjne, etapy inwentaryzacyjne. W instrukcji wskazywane są też kompetencje i skład organów wykonujących czynności inwentaryzacyjne. Stworzenie takiego dokumentu niewątpliwie usprawni przeprowadzenie inwentaryzacji.

Jednostka przeprowadza inwentaryzację drogą spisu z natury m.in.:

• aktywów pieniężnych (poza zgromadzonymi na rachunku bankowym), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,

• składników aktywów, będących własnością innych jednostek powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Jednostki przeprowadzają inwentaryzację według stanu na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Arkusze spisu z natury stanowią dowód księgowy. Każdy dowód księgowy zgodnie z art. 21 ust.1 ustawy o rachunkowości powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W trakcie inwentaryzacji najczęściej przedsiębiorcy wykorzystują ustalony wzór arkuszy spisowych, który jest w trakcie spisu uzupełniany nazwami inwentaryzowanych towarów wraz z ustaloną ich ilością. Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru arkusza spisowego, zatem jednostka może stosować własny arkusz - jeżeli tylko zostaną w nim ujęte pozycje, których uzupełnienie jest konieczne do uznania prawidłowości inwentaryzacji.

W praktyce jednostki często stosują wydruki komputerowe z programów magazynowych. Są one oczywiście dopuszczalne, jeśli nie zawierają wskazanych ilości. Dopuszczalne jest dodatkowo wpisanie w komputerowy arkusz nazwy rzeczowego środka materialnego, szczególnie jeśli jednostka posiada duży asortyment środków podlegających spisowi z natury. Jest to szczególnie zasadne w przypadku niewielkich różnic w nazewnictwie pomiędzy składnikami majątku, gdyż pozwala uniknąć ewentualnych pomyłek w ewidencjonowaniu podczas spisu i zniekształcenia obrazu inwentaryzacji. Takie ułatwienie dodatkowo przyspiesza wykonanie inwentaryzacji drogą spisu z natury.

Reasumując, najważniejsze, by inwentaryzacja była dokonana rzetelnie, a jej wyniki następnie powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Kwestia wyglądu arkusza spisowego jest sprawą drugorzędną, jeśli zawiera on konieczne zapisy.

(AP)