Inwentaryzacja aktywów i pasywów

Kto ponosi konsekwencje źle przeprowadzonej inwentaryzacji

Kto poniesie odpowiedzialność, jeśli w trakcie kontroli ujawniona zostanie nieprawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja - nadwyżka, której w rzeczywistości nie ma. Ma ona pozytywny wpływ na wynik finansowy. Arkusze sporządzone i podpisane zostały przez komisję inwentaryzacyjną.

MAREK OCIEPKA

menedżer działu rachunkowość w Grupie Gomułka

Po podjęciu szczegółowych ustaleń organizacyjnych dotyczących inwentaryzacji w danym roku kierownik jednostki wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Może on wydać odrębne zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury i odrębnie w sprawie pozostałej inwentaryzacji (np. drogą potwierdzania sald). Osobno może również powołać skład komisji inwentaryzacyjnej.

Nadwyżkami w toku przeprowadzonej inwentaryzacji mogą być:

• nadwyżki pozorne - wynikające z błędów przy ewidencji rozchodów albo popełnione w trakcie inwentaryzacji, których rozliczenie może nastąpić poprzez zmniejszenie odpowiednich kosztów albo poprzez zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych,

• nadwyżki rzeczywiste, możliwe do rozliczenia w drodze kompensaty z niedoborami bądź też podlegające zarachowaniu do pozostałych przychodów operacyjnych.

Stwierdzone podczas inwentaryzacji nadwyżki składników majątku stanowią przychód podatkowy (powstaje on w momencie zatwierdzenia przez kierownika jednostki rozliczenia inwentaryzacji).

Wszelkie przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone przez komisję inwentaryzacyjną w protokole bądź sprawozdaniu końcowym z przebiegu inwentaryzacji, sporządzanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Ustalenie i sposób ich rozliczenia powinien być ujęty w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Protokół taki zawsze winien być zatwierdzony przez kierownika jednostki. Dokumenty te są podstawą rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.

Z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie wszelkich obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Poprawnie dokonany spis z natury to najbardziej wiarygodna forma inwentaryzacji - wymaga więc właściwego przygotowania, nadzoru, przeprowadzenia i rozliczenia. Dokonanie spisu z natury nie wystarczy do uznania, że obowiązek inwentaryzacji został spełniony, bowiem inwentaryzacja to również jej wycena, ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz podjęcie przez kierownika jednostki decyzji w sprawie sposobu ich rozliczenia. Nie może się to odbywać bez udziału i odpowiedzialności kierownika jednostki.

Należy zatem uznać, że kierownik jednostki nie ma prawa delegować obowiązków w zakresie inwentaryzacji drogą spisu z natury, powierzając je innej osobie za jej zgodą, i zdjąć z siebie odpowiedzialności za ich wykonanie.

Dodatkowo warto wspomnieć, że każdy pracownik (a zatem również członkowie komisji inwentaryzacyjnej), który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną (odszkodowanie w wysokości szkody, nie większej niż trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody).

(AP)