Księgowanie od A do Z

Dowody księgowe muszą zostać poddane kontroli. Kontrola dowodów księgowych dokonywana jest przez komórki, które zajmują się dokumentowaniem operacji gospodarczych.

ZAPAMIĘTAJ

Informacja o tym, kto i kiedy powinien każdą z tych kontroli przeprowadzać, musi znaleźć się w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu, czy wszystkie elementy dokumentu są zgodne z rzeczywistością. Istotne są takie szczegóły, jak: prawidłowa nazwa operacji, prawidłowy jej pomiar ilościowy i jakościowy, celowość transakcji, informacja o płatności. Dowód księgowy musi być także sprawdzony pod względem formalnym. Kontrola formalna ma na celu stwierdzenie, czy dokument odpowiada wymaganiom formalnym, czy jest kompletny oraz czy ma niezbędne załączniki i został wystawiony na właściwym formularzu, czy jest sporządzony zgodnie z przepisami, czyli czy jest legalny i prawidłowy. Sprawdza się więc takie szczegóły, jak: nazwę i numer dowodu, pieczątki, podpisy, daty. Kontrola rachunkowa polega zaś na sprawdzeniu, czy zawarte na dowodach dane liczbowe są wyliczone prawidłowo, np. poprawnie dodane, poprawnie zaokrąglone itd. W razie stwierdzenia błędów kontrolujący powinien je wskazać i podać sposób ich skorygowania.

Pracownicy zobowiązani do wykonania czynności w ramach wymienionych rodzajów kontroli umieszczają na dowodach swój podpis i datę, kiedy danej kontroli dokonano. Dopiero po tych kontrolach dowody kierowane są do akceptacji, następnie do dekretacji i wreszcie do zaksięgowania.

Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym i inwentaryzacji, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Ustawodawca nie pozwolił kierownikowi jednostki na scedowanie na inną osobę odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Podkreśla to znaczenie inwentaryzacji.

ZAPAMIĘTAJ

Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym, a w efekcie wyliczenie prawidłowego wyniku finansowego w roku obrotowym.

Za pomocą inwentaryzacji ustalany jest stan składników majątkowych, jeśli nie wynika on z bieżąco prowadzonej przez jednostkę ewidencji, np. produkcja w toku czy też stan zapasów odpisywanych w koszty pod datą ich przychodu. W takich przypadkach inwentaryzacja dostarcza danych o składnikach majątku niefigurujących dotąd w księgach, a wymagających wprowadzenia ich do ksiąg rachunkowych.