Ewidencja księgowa zaliczek na poczet przyszłych dostaw

Jedną z podstawowych reguł rachunkowości jest zasada współmierności. Została ona określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ustęp 2 tego przepisu precyzuje, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Konsekwencją powyższej zasady jest konieczność dokonywania rozliczeń międzyokresowych – zarówno kosztów, jak i przychodów. Otrzymanie zaliczki należy więc zaewidencjonować jako tzw. przychody przyszłych okresów. Jest to konsekwencją brzmienia art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w myśl którego rozliczenia międzyokresowe przychodów (dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności) obejmują równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.

Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że zaliczki należy ewidencjować zarówno w przypadku, gdy zostały otrzymane, jak i w przypadku, gdy są one tylko należne. W tym miejscu należy przypomnieć o brzmieniu art. 19 ust. 11 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Oznacza to również obowiązek potwierdzenia fakturą otrzymania każdej zaliczki (bez względu na jej wysokość).

Załóżmy, że przedsiębiorstwo otrzymało do kasy zaliczkę w wysokości 500 zł. Podstawą wpłaty zaliczki jest umowa sprzedaży konfigurowanego na zamówienie klienta komputera. Cena netto komputera wynosi 3400 zł. Ewidencja księgowa powinna wyglądać w następujący sposób:

1. Otrzymanie zaliczki i wystawienie faktury klientowi

Wn „Kasa” 500 zł

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 409,84 zł

Ma „VAT należny” 90,16 zł”

2. Sprzedaż komputera i wystawienie faktury (z 14 dniowym terminem płatności) na pozostałą część ceny:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 3648,00 zł

Ma „Przychody ze sprzedaży towarów” 2990.16 zł

Ma „VAT należny” 657,84 zł

3. Przeksięgowanie zaliczki na bieżące przychody

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 409,84 zł

Ma „Przychody ze sprzedaży towarów” 409,84 zł

4. Otrzymanie na konto pozostałej części zapłaty za sprzedany komputer:

Wn „Rachunek bankowy” 3648 zł

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 3648 zł