| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > Zaniechanie dekretacji ręcznej na dokumentach

Zaniechanie dekretacji ręcznej na dokumentach

Jak należy rozumieć nowelizację ustawy o rachunkowości, tj. art. 21 ust 1a, który stwierdza, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym dekretacji z uwagi na technikę dokumentowania zapisów księgowych. Czy zaniechanie dekretacji ręcznej na dokumentach i oznaczenie ich numerem automatycznie nadanym przez system f-k oraz załączenie wydruku komputerowego dekretów jest wystarczającym argumentem do zaniechania pracochłonnego dekretowania ręcznego tych dokumentów?

Dekretacja to sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Polega ona na umieszczeniu na dowodzie księgowym dyspozycji (dekretu) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.
Dekret powinien zawierać:
• nazwę (symbole) i strony kont syntetycznych, na których ma być zaksięgowana operacja ujęta w dokumencie,
• datę, pod którą dowód powinien być zaksięgowany,
• kwotę operacji gospodarczej,
• sposób ujęcia operacji w ewidencji analitycznej, jeżeli jest ona prowadzona,
• podpis osoby dokonującej dekretu wraz z podaniem daty dekretacji.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza zaniechanie zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji), jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości). Zaniechanie zamieszczenia dekretu księgowego jest możliwe, jeśli dane te można ustalić z treści zapisów księgowych w księgach prowadzonych komputerowo. Czyli program finansowo-księgowy powinien pozwalać uzyskiwać informacje o sposobie ewidencji dowodu na kontach księgi głównej (i/lub ksiąg pomocniczych) zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli ponadto program finansowo-księgowy pozwala na wydruk dekretu, to nie ma potrzeby nanoszenia go na dokument ręcznie. Dekretację można wydrukować i podpiąć pod dokument źródłowy. Ponadto nie ma potrzeby dekretowania ręcznego, jeśli dekretacja w sposób oczywisty wynika z rodzaju dokumentu (np. faktury własne i obce).
Na dowodzie nie może jednak zabraknąć zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany.
Ponadto na dowodzie musi się nadal znaleźć podpis upoważnionej osoby, która ponosi odpowiedzialność za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.
Przyjęte rozwiązania powinny znaleźć swoje odbicie w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości).
W przypadku prowadzenia rachunkowości w technice komputerowej wprowadzanym dokumentom nadawane są numery identyfikacyjne, które następnie są nanoszone na dokument źródłowy, wskazując miejsce, pod którym został ujęty w księgach rachunkowych. Naniesienie tego numeru sprawia, że można w każdym momencie sprawdzić dokonany zapis (dekretację) w księgach rachunkowych. Należy pamiętać, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Izabela Gras
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66)


reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Adwokat Marta Kawecka Właściciel portalu LegalnaBudowa.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »

Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK